Da die Fragezeichen zum Verfahrensverzeichnis nach Artikel 30 DSGVO nicht weniger werden, möchte ich hier noch mal ins Detail gehen.

Ein generelles Muster in Excel und PDF, wie ein Verfahrensverzeichnis aufgebaut werden soll, stelle ich im Blogartikel „Verfahrensverzeichnis mit Muster“ zur Verfügung. Sogar ein ausgefülltes Verfahrensverzeichnis für Online- und Kleinunternehmer finden Sie in meinem gleichnamigen Onlinekurs.

Jedes Verfahrensverzeichnis ist individuell

An dieser Stelle möchte ich nun aber ein paar Verfahren auflisten, die für verschiedene Branchen relevant sein können. Die Ausprägung dazu muss natürlich jeder selber machen. Da die Rechtmäßigkeit nach Artikel 6 (1) DSGVO sehr stark vom Zweck der Verarbeitung abhängt, kann ich hier nur eine Empfehlung geben. Das heißt ein Verfahrensverzeichnis DSGVO kann bei zwei Unternehme(er)n mit identischen Verfahren ganz unterschiedlich ausgeprägt sein. Daher rate ich Ihnen, sich zwar an den Mustern und Vorschlägen zu orientieren, aber im Detail noch mal selber zu prüfen, ob der Zweck und die Rechtmäßigkeit für SIE richtig beschrieben sind.

Die nachfolgenden Kategorieren sind nur eine grobe Klassifizierung und natürlich nicht ausschließlich. Wahrscheinlich ist eine Kombination aus den verschiedenen Kategorien für Sie eine sinnvolle Lösung.

Wichtiges vorweg!

Sehr oft höre ich die Frage, ob das Verfahrensverzeichnis dann täglich mit den aktuellen Daten ergänzt werden muss.

Keine persönlichen Informationen im Verfahrensverzeichnis!

Beim Verfahrensverzeichnis DSGVO handelt es sich um die Beschreibung allgemeiner Verfahren!!! Jede Verarbeitung wird einmal ganz allgemein beschrieben. Namen von einzelnen Kunden, Dienstleistern und Lieferanten gehören nicht in die Verarbeitungsübersicht.

Mögliche Verfahren in einem Verfahrensverzeichnis DSGVO

Nachfolgend beschreibe ich grundlegende Verfahren, die häufig in Verfahrensverzeichnissen nach der DSGVO erfasst werden. Ich gebe neben dem Zweck, also der Beschreibung des Verfahrens noch die Rechtmäßigkeit nach Artikel 6 an. Ein Verfahren muss immer auf einer Rechtmäßigkeit nach Artikel 6 basieren. Hier gibt es folgende Möglichkeiten.

Rechtmäßigkeit nach Artikel 6 DSGVO

• Der Betroffene gibt eine freiwillige Einwilligung (perfekt für den Verarbeiter)
• Die Verarbeitung der Daten basiert auf einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen (also die Verhandlung mit potentiellen Kunden fällt auch darunter, auch wenn es dann ggf. nicht zu einem Vertragsschluss kommt). Übrigens, ein Vertrag kann mündlich und schriftlich erfolgen.
• Die Verarbeitung basiert aufgrund eines Gesetzes oder sonstigen rechtlichen Verpflichtung
• Es geht um lebenswichtige Interessen des Betroffenen
• Zur Wahrung des öffentlichen Interesses oder öffentlicher Gewalt werden personenbezogene Daten verarbeitet
• Solange die Grundrechte einer Person nicht verletzt werden, kann auch das eigene berechtigte Interesse des Verarbeiters ein Grund zur Verarbeitung der Daten sein

Allgemeine Verfahren in einem Verfahrensverzeichnis nach DSGVO

Verfahrensverzeichnis DSGVO: Inhalt für Dienstleister

Hier müssen nur Dienstleistungen erfasst werden, die auch mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen. Bzw. bei denen die Verarbeitung personenbezogener Daten dazu gehört. Meistens ist die Grundlage für diese Verfahren ein Vertrag, der mit dem Kunden geschlossen wurde (mündlich oder schriftlich).

Verfahren für Blogger und Onlineunternehmer

An dieser Stelle würde ich die Verfahren nicht zu sehr im Detail aufsplitten. Ich weiß, dass viele Webseiten unterschiedliche Plugins für verschiedene Zwecke einsetzen. Ich würde nicht jedes Plugin als einzelnes Verfahren beschreiben, wenn es nicht einen wesentlichen Bestandteil des Geschäftsmodells ausmacht (wie es z.B. bei einem Onlineshop oder Mitgliederbereich der Fall ist). Viele Plugins, sollten sie überhaupt personenbezogene Daten in irgendeiner Weise verarbeiten, würde ich unter den Betrieb der Webseite fallen lassen.

Verfahren für Unternehmen mit Mitarbeitern

Beschäftigt das Unternehmen Mitarbeiter oder Zeitarbeiter, müssen ein paar grundsätzliche Tätigkeiten abgedeckt werden. Auch hier können im Einzelfall noch einzelne Verfahren hinzukommen, wenn z.B. die Mitarbeiter Firmenwägen nutzen oder andere personenbezogene Geräte ausgehändigt bekommen.

Verfahren bei IT-Dienstleistern oder größeren IT-Abteilungen

Verfahren für Vereine in einem Verfahrensverzeichnis DSGVO

Da auch Vereine der DSGVO unterliegen, sollte ebenfalls eine Übersicht der Verfahren erstellt werden. Je nach Vereinszweck unterscheiden sich die Verfahren natürlich. Trotzdem sollte mit diesen Verfahren ein Anfang gemacht sein.

Wie füllt man ein komplettes Verfahrensverzeichnis aus?

Da es trotzdem viele Fragen und Fragezeichen gibt, wie nun ein solches Verfahrensverzeichnis ausgefüllt wird, helfe ich hier gerne. Ich biete regelmäßig kostenlose Webinare an, in denen ich an mehreren Beispielen zeige, wie man vorgeht, ein Verfahrensverzeichnis auszufüllen. Hier finden Sie die nächsten Webinar-Termine.

Eine bereits ausgefüllte Verfahrensübersicht als Excel-Datei mit 25+ Verfahren gibt es in meinem Onlinekurs.

Vorschläge zur Erweiterung erwünscht

Ich hab diese Liste mal begonnen, um möchte sie gerne mit weiterem Input von Ihnen ergänzen. Welche Verfahren haben Sie und wissen nicht recht, wie Sie diese formulieren sollen? Gerne ergänze ich die Punkte in dieser Übersicht.

Bildquelle: @pixabay

Jetzt muss ich mal eine Lanze brechen für alle, die sich so viele Gedanken um die bevorstehende DSGVO machen. In vielen digitalen Foren und bei Präsenzveranstaltungen führt das Thema Datenschutzgrundverordnung immer wieder zum selben Ergebnis. PANIK! Jeder Unternehmer, vom Solopreneur bis zum Großunternehmer, jeder IT- und HR-Verantwortliche stellt sich die Frage, ob er der neuen Datenschutzgrundverordnung am 25.5.2018 gewachsen ist.

Seit Monaten dreht sich mein Arbeitsalltag um kaum ein anderes Thema als die DSGVO. Ich bereite meine Kunden auf das neue Gesetz vor und helfe bei Online Unternehmern und in Foren mit Praxistipps rund um die DSGVO und das neue Bundesdatenschutzgesetz (welches übrigens mit dem ganzen DSGVO Hype meistens vergessen wird).

Was fällt mir dabei auf und warum ich der Meinung bin, dass Sie die DSGVO problemlos meistern werden?

Darum werden Sie die DSGVO meistern

1.Sie überlegen sich sehr detailliert, was in Ihrem Verfahrensverzeichnis stehen muss

Die Fragen zum Verfahrensverzeichnis überraschen mich sehr oft. Sie gehen fachlich sehr, sehr tief. Das allein spricht für Sie, dass Sie sich unglaublich viel Gedanken machen. Aus meiner Sicht manchmal vielleicht sogar zu viel. Klar soll das Verfahrensverzeichnis eine Übersicht über alle Verfahren in Ihrem (kleinen oder größeren) Unternehmen listen. An welchen Stellen verarbeiten Sie personenbezogene Daten? Aber was soll es nicht werden? Es soll keine zusätzliche Dokumentation von IT-Systemen werden.

Ziel des Verfahrensverzeichnisses

Beim Datenschutz handelt es sich um ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt, alles ist erst mal verboten, bis es explizit erlaubt ist. An dieser Stelle greift nun das Verfahrensverzeichnis.

Hier beschreiben Sie, warum Ihre Verfahren legal sind und unter welchen Aspekten der Betrieb des Verfahrens statt findet. Daher ist es so wichtig, dass Sie den Zweck gut beschreiben. Warum führen Sie ein bestimmtes Verfahren durch? Schreiben Sie zum Beispiel beim Newsletterversand nicht einfach „Newsletterversand“. Begründen Sie indes den Zweck Ihrer Mailings. WARUM machen Sie das? Weil Sie über aktuelle Angebote informieren und damit die Konversion erhöhen möchten oder weil Sie die Zugriffe auf Ihre Webseite / Ihren Blog erhöhen möchten? Dieser Grund muss gut beschrieben und schlüssig sein. Zudem beschreiben Sie im Verzeichnis noch, welche Daten von welcher Personengruppe erhoben bzw. verarbeitet werden.

Keine IT-Dokumentation

Nutzen Sie, wie beim Newsletterversand, einen externen Dienst? Dann ist es Aufgabe des Dienstleisters, im Vertrag die technischen Maßnahmen zu beschreiben.
Artikel 30 der DSGVO fordert für das Verfahrensverzeichnis eine „wenn möglich, allgemeine Beschreibung der techn. und organisatorischen Schutzmaßnahmen (TOMs)“.

Weniger ist manchmal – und speziell in diesem Fall – mehr!

2. Sie wissen, was eine Auftragsdatenverarbeitung ist und dass diese vertraglich geregelt werden muss

Im Rahmen Ihrer Erstellung des Verfahrensverzeichnisses haben Sie verschiedene Dienstleister identifiziert. Sie nutzen deren Services. Die Dienstleister verarbeiten also Daten für Sie im Auftrag. Daher sind es sogenannte Auftragsverarbeiter oder Auftragsdatenverarbeiter.

Sie müssen mit den Dienstleistern eine ADV (oder AV) abschließen – das wissen Sie bereits. Aber auch hier ist der Hauptaufwand auf Seiten des Dienstleisters. Er muss in diesem Vertrag beschreiben, wie das System geschützt ist. In der Regel haben die großen Dienstleister dafür Standardverträge, die Sie Ihnen zukommen lassen.

Ihre Aufgabe ist es, den Auftragsverarbeiter zu kontaktieren und nach einer ADV zu fragen. Behalten Sie die Übersicht, dass Sie von jedem Dienstleister einen unterzeichneten Vertrag erhalten haben!

3. Sie haben Ihre Onlinepräsenz im Blick

Ihr Aushängeschild in die ganze Welt und für viele die Plattform für das eigentliche Business. Egal ob Blog, Onlineshop oder Portal, es ist die zentrale Stelle, mit der Sie Geld verdienen. Funktionalität, Usability und aber natürlich auch die Anforderungen des Datenschutzes müssen passen.

Viele Fragen über den konformen Einsatz von Plugins und Widgets werden diskutiert. Achten Sie darauf, dass Sie Plugins von Anbietern verwenden, die transparent darstellen, was mit den Daten passiert. Prüfen Sie, ob sich der Software Hersteller dazu äußert, dass die Funktionen DSGVO bzw. GDPR konform sind.

Betreiben Sie Ihre Webseite nur mit einem SSL-Zertifikat. Aber natürlich ist es auch wichtig, dass Sie Ihre Datenschutzerklärung der Webseite aktualisieren und den neuen Anforderungen anpassen.

Sie sind sensibilisiert und achten darauf, welche Software Sie verwenden und welche Dienste Sie heranziehen. Im Zweifelsfall nachfragen und auch direkt den Anbieter kontaktieren. Damit decken Sie schon einen Großteil der Anforderungen ab.

4. Sie investieren Zeit, recherchieren und machen…

… und sind damit definitiv weiter als immer noch viele andere Unternehmen. Ob Sie’s glauben oder nicht. Es gibt immer noch Unternehmer, die noch nicht mal mitbekommen haben, dass sich am 25.05.18 ein paar gravierende Änderungen durchsetzen werden.

Denken Sie an sich! Was haben Sie schon alles gemacht, welche Vorbereitungen haben Sie getroffen. Vergleichen Sie einen Großkonzern nicht mit einem Kleinunternehmen. Machen Sie das, was für Ihre Unternehmensgröße angemessen ist. Machen Sie es gut, hohlen Sie sich Input, aber lassen Sie auch die Kirche im Dorf.

Natürlich bin ich kein Anwalt und Richter und weiß nicht, wie die Urteile fallen werden. Trotzdem habe ich schon viele Auditsituationen in über 10 Jahren Berufserfahrung mitgemacht. Wenn der Auditor etwas finden möchte, wird er immer etwas finden. Das Gesetz ist streng, hat aber auch seine weichen Faktoren. Gerade wie schon oben erwähnt im Punkt Verfahrensverzeichnis. „Wenn möglich, eine allg. Beschreibung….“.

Ich möchte Ihnen Mut und Zuversicht geben! Mit Panik und schlaflosen Nächten ist auch niemanden geholfen 🙂

Und übrigens, der 25.05.2018 ist auch nur ein Freitag 😀

Angst ist ein guter Verkäufer

So sehr es mich auch ärgert, aber die Realität ist leider so. Sehr viele Unternehmen schüren Ängste und machen Panik mit hohen Strafen der DSGVO.

Ich bin davon überzeugt, dass Sie keine Angst vor der DSGVO haben müssen!

Also, lassen Sie sich nicht verunsichern!

5. Sie haben die Datenbeschützerin für Fragen an Ihrer Seite

Und natürlich ein unschlagbarer Punkt: Greifen Sie auf meine Erfahrung und Dienstleistung zurück. Schreiben Sie Ihre Fragen als Kommentar zum Artikel oder auf meiner Facebook Seite. Gerne unterstütze ich Sie bei der Umsetzung der DSGVO Anforderungen.

Da ich Ihnen Ihre vielen Fragen und Bedenken soweit wie möglich abnehmen möchte, biete ich für Sie ein exklusives live Webinar zur DSGVO Praxis an. Wenn Sie kompakt und praxisnah die wesentlichen Anforderungen der DSGVO erhalten möchten, melden Sie sich unbedingt an.

Kostenloses live Webinar zur DSGVO Praxis

Schwerpunkt wird die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses sein. Sie erhalten meine Tipps und Hilfen zum Ausfüllen des gesetzlich geforderten Verfahrensverzeichnisses. Natürlich gehe ich noch auf weitere wichtige Punkte der DSGVO ein.

Termine und Anmeldung zum Webinar finden Sie hier:

Verraten Sie mir, was Sie besonders interessieren würde.

Schreiben Sie Ihre Fragen, die ich im Webinar beantworten soll doch in einen Kommentar. Ich versuche, so viel wie möglich im Webinar zu beantworten.

Wer? Was? Wann? Wo – und bei welcher Gelegenheit? Das klingt zunächst wie ein Artikel aus einer Klatschzeitschrift. Stellt man diese Fragen jedoch in Bezug auf die DSGVO, steckt mehr dahinter: Mit der EU Grundverordnung zum Datenschutz vervielfältigen sich die Pflichten, denen Sie als Verantwortlicher nachkommen müssen. Dazu gehört auch die Information der Personen, deren Daten Sie verarbeiten.

Wie Sie praxisorientiert Ihre Informationspflichten erstellen und worauf Sie achten müssen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Beachten Sie allerdings, dass es sich um keine Rechtsberatung handelt. Wenn Sie unsicher sind mit der Erstellung Ihrer Informationspflichten, holen Sie sich die professionelle Unterstützung eines Datenschutzbeauftragten oder spezialisierten Anwalts.

Warum die DSGVO Informationspflicht?

Vereinfacht gesagt: Jeder, dessen Daten erhoben, verarbeitet bzw. gespeichert werden, hat ein Recht darauf, dies zu erfahren. Oder wie es das Bundesverfassungsgericht ausdrückt, muss es Transparenz darüber geben, „wer was wann und bei welcher Gelegenheit über Sie weiß.“

Ohne dieses Wissen ist es den betroffenen Personen nicht möglich, die ihnen zustehenden Rechte, wie zum Beispiel das Recht auf Vergessenwerden oder das Recht auf Berichtigung ihrer Daten, überhaupt wahrzunehmen.

Was ist neu bei der Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO?

Die Informationspflichten derer, die Daten erheben, waren bisher im Bundesdatenschutzgesetz (BSDG) und weiteren Gesetzen geregelt. Das geschieht jetzt in den Artikeln 13 und 14 der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO und dem BSDG (neu). Insgesamt sind diese Regelungen weitreichender sind als bisher.

Artikel 13 regelt die Informationspflichten bei Erhebung von personenbezogenen Daten direkt bei der betroffenen Person. Ergänzend bezieht sich Artikel 14 auf die Informationspflichten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden. Dies trifft zu, wenn die Daten durch Dritte erhoben wurden. Ergänzend zu den Artikeln gibt es Erwägungsgründe, die als Grundlage für den Erlass der Verordnung gesehen werden können. Passend sind hierbei die Erwägungsgründe 60, 61 und 62.

Informationspflicht vs. Datenschutzerklärung

Frage: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen der Informationspflicht und der Datenschutzerklärung auf der Webseite?
Antwort: Keine!

Hätten Sie’s gewusst? Die Datenschutzerklärung dient dem selben Zweck wie die Informationspflicht. Sie informiert den Webseitenbesucher darüber, welche Daten von ihm verarbeitet werden. Damit die Richtigkeit gewährleistet ist, muss die Datenschutzerklärung dieselben Inhalte aufweisen wie in Art. 13 und Art. 14 DSGVO beschrieben.

Manchmal verwenden unsere Gesprächspartner den Begriff Datenschutzerklärung auch dann, wenn sie z.B. die Informationspflicht beim Arzt oder in einem Verein meinen. Die Wortwahl ist zwar etwas ungewöhnlich, aber durchaus richtig.

Nun aber konkret zu den Inhalten: Welche Informationen über die Verarbeitung der Daten müssen Sie bereit stellen?

Ihre Pflichten nach Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO

Artikel 13 – Erläuterung

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen personenbezogene Daten direkt bei der betroffenen Person erheben, die Daten verarbeiten oder auch speichern, müssen Sie die Person bereits zum Zeitpunkt der Erhebung davon in Kenntnis setzen. Der Inhalt ist verbindlich und muss präzise, transparent, leicht verständlich und in leicht zugänglicher Form zur Verfügung stehen.

Artikel 14 – Erläuterung

Auch wenn Sie oder Ihr Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten oder auch speichern, die Sie nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben haben, unterliegen Sie der Informationspflicht. Die mitzuteilenden Informationen sind nahezu gleich wie bei Artikel 13. Darüber hinaus müssen Sie jedoch Angaben zu den Quellen der Daten machen und darüber, ob diese öffentlich zugänglich sind.

Die Informationspflicht nach Artikel 14 muss in diesem Fall nicht sofort erfolgen. Der Betroffene muss innerhalb einer angemessenen Frist – spätestens aber nach einem Monat – darüber in Kenntnis gesetzt werden. Alternativ ist der Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme oder der Zeitpunkt der Weitergabe ausschlaggebend.

Finden bei Ihnen beide Artikel Anwendung, ist es üblich, den Betroffenen eine kombinierte Information über die Verarbeitung und Verwendung ihrer Daten zur Verfügung zu stellen.

Überblick und Vergleich Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Im Detail finden Sie den Gesetzestext hier.

Wie erstellen Sie die Dokumente zur Informationspflicht?

Viele Wege führen bekanntlich nach Rom. Wir bevorzugen den kürzeren und pragmatischen Ansatz. Daher ist das folgende Vorgehen unsere Empfehlung aus der Praxis.

Die DSGVO fordert von Ihnen in Artikel 30 eine Übersicht aller Verfahren, bei denen personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden – das bekannte Verfahrensverzeichnis. Einen Artikel mit Muster- Verfahrensverzeichnis finden Sie ebenfalls im Blog.

Mit einem fertigen Verfahrensverzeichnis haben Sie bereits eine Basis, die Sie zur Erstellung der Informationspflichten heranziehen können. Denn alle benötigten Informationen können Sie daraus ermitteln. Nun brauchen Sie diese Daten nur noch in ein Dokument übertragen und Ihrer Zielgruppe zur Verfügung stellen.

Da Sie im Verfahrensverzeichnis auch die Personengruppen nennen müssen, ist es relativ einfach, nach diesen zu selektieren. Eine Personengruppe können die eigenen Mitarbeiter sein, während die Kunden, Interessenten, Mandanten (…) weitere Gruppen bilden können. Die Personengruppen sind Ihre Zielgruppen, denen Sie die Informationspflichten zur Verfügung stellen müssen. Am besten erstellen Sie ein Dokument pro Zielgruppe. Wenn es sich anbietet, können Sie natürlich auch mehrere Zielgruppen ein einem Dokument zusammen fassen.

Planen Sie, wie Sie die Unterlagen den Betroffenen vor Erfassung und Verarbeitung ihrer Daten am besten anbieten können. Dies sollte für alle Beteiligten ein Vorgehen sein, das so wenig Aufwand wie möglich verursacht.

Aufbau der Informationspflicht

Wenn die Informationspflichten ordentlich beschrieben sind, umfassen diese meist mehrere Seiten. Damit Sie jedoch nicht immer die oben genannten Inhalte einzeln wiedergeben müssen, bietet es sich aus unserer Sicht an, die Informationspflichten in „zwei Abschnitte“ zu teilen.

Einmalig vorkommende Informationen in der Informationspflicht

In Abschnitt 1 können die „einmalig vorkommenden Informationen“ (siehe auch Grafik oben) beschrieben werden. Der Vorteil dabei ist, dass Sie diese Informationen dann in Abschnitt 2 nicht mehr erwähnen müssen. Folgende Gliederung und Musterformulierungen können Sie für den Abschnitt 1 heranziehen:

1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes ist: [Name, Vertreter, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail]
   Der Verantwortliche ist in der Regel der Inhaber / Geschäftsführer (…).
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: [Name, Telefon, E-Mail]
3. Aus der Verarbeitung der Daten ergeben sich folgende Rechte für den Betroffenen:
   • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
   • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
   • Löschung (Art. 17 DSGVO)
   • Einschränkung der Daten (Art. 18 DSGVO)
   • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
   • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
   • Widerrufsrecht. Wenn die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruht, haben Sie das Recht diese jederzeit zu widerrufen. Bisher verarbeitete Daten bleiben unberührt.
4. Es besteht für Sie das Beschwerderecht gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde: [Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail]

Angaben pro Verfahren in der Informationspflicht

Nachdem Sie die allgemeinen Informationen im ersten Abschnitt angegeben haben, geht es nun um die Details zu den einzelnen Verfahren. Folgende Angaben müssen Sie individuell pro Verfahren angeben:

1. Zweck der Verarbeitung [Kurze Beschreibung und Begründung, warum diese Verarbeitung notwendig ist]
2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO
3. Speicherdauer der Daten oder alternativ Vorgabe für Löschung
4. Empfänger der Daten [Name, Anschrift des Empfängers, ggf. Information, ob ein AV-Vertrag vorliegt]- kann weggelassen werden, wenn die Daten nicht weiter gegeben werden.
5. Übermittlung in ein Drittland – kann ebenfalls weggelassen werden, wenn keine Übermittlung in ein Drittland statt findet.
6. Hinweis, wenn eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilen stattfindet – auch dieser Punkt kann entfallen, wenn er nicht zutrifft.
7. Angabe der Kategorien der personenbezogenen Daten. Dies ist nur zwingend, wenn es sich um die Verarbeitung von Daten handelt, die Sie nicht direkt beim Betroffenen selbst erhoben haben (Art. 14 DSGVO). Wir empfehlen diese Angabe allerdings immer.
8. Quelle der Daten [Name, Anschrift], falls Sie die Daten nicht direkt beim Betroffenen erhoben haben (Art. 14 DSGVO)

Beispielsformulierung für die Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Nachfolgend finden Sie zwei Beispiele für Verfahren aus unserer allgemeinen Informationspflicht. Zur besseren Erklärung zeigen wir Ihnen in der linken Spalte noch einmal den Bezug zum Art. 13 / Art. 14.

Der Aufbau ist nicht vorgegeben. Auch die Satzformulierung können Sie nach Belieben anpassen. Wichtig ist nur, dass alle Bausteine enthalten sind und der Text am Ende noch leicht verständlich ist.

Manchmal kann auch in einem Textabschnitt der Inhalt von mehreren ähnlichen Verfahren zusammen gefasst werden.

Kommunikation

Bewerbungen

Gar nicht so kompliziert, das Ganze. Ziehen Sie einfach immer Ihr Verfahrensverzeichnis heran. Wenn dieses bereits ordentlich erstellt ist, dann geht die Erstellung der Informationspflicht leichter von der Hand.

Was heißt das für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen?

Was bedeutet die Informationspflicht nun für Sie in der Praxis? Egal ob Sie ein fertigendes Unternehmen, einen Einzelhandel, einen Onlineshop oder Blog betreiben, die Informationspflicht betrifft Sie immer irgendwie.

Mitarbeiter

Sie verarbeiten personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter zur Abwicklung der Personalführung, zur Lohnabrechnung, bei Schulungen und sicher noch an einigen anderen Stellen. Alle diese Verfahren müssen in Ihrem Verfahrensverzeichnis beschrieben sein. Daraus leiten Sie nun das Informationsschreiben ab. Stellen Sie es neuen Mitarbeitern vor der Anstellung, vielleicht gleich mit dem Arbeitsvertrag zur Verfügung. Den bestehenden Mitarbeitern können Sie es nun einmalig z.B. mit der Lohnabrechnung oder über das Intranet zur Verfügung stellen (falls alle Mitarbeiter darauf Zugriff haben). Alternativ ist auch ein Aushang am schwarzen Brett möglich.

Kunden

Unterscheiden Sie, ob Ihre Kunden Endverbraucher oder Geschäftskunden sind. Bei Endverbrauchern haben Sie in der Regel weit mehr personenbezogene Daten als bei Geschäftskunden. Sie haben wahrscheinlich Informationen über Anschrift, Kontodaten, Geburtstag und Familienstand, Einkaufshistorie und noch vieles mehr. Da Geschäftskunden ein Unternehmen repräsentieren, sind es hier meistens Daten wie E-Mail- Adressen, Telefonnummern und Kommunikationsverläufe, die bei Ihnen vorliegen. Haben Sie bereits AGBs, dann wäre es eine Option, die Informationspflicht in ähnlicher Form anzubieten.

Webseitenbesucher

Auf Webseiten können Sie bei vielen Verfahren die Informationspflicht gleich in der Datenschutzerklärung abdecken, so wie Sie es auch in unserer Datenschutzerklärung sehen können. Wir haben unsere DSE mit Hilfe des e-Recht24 Generators erstellt. Da dieser jedoch nur einen Teil abdeckt, haben wir den Rest selbst ergänzt.

Damit Sie die Anforderung leicht verständlich und leicht zugänglich erfüllen, verweisen Sie sicherheitshalber an jeder Stelle, an der Besucher Daten auf der Webseite eingeben, auf Ihre Datenschutzerklärung.

Sind Ausnahmen von der Informationspflicht möglich?

Eine Ausnahme für Artikel 13 DSGVO ist nur dann zulässig, wenn nachweislich alle Informationen der betroffenen Person bereits vorliegen. In der Praxis dürfte das schwer zu prüfen sein.

Für Artikel 14 DSGVO gilt: Ist die Information der betroffenen Person unmöglich oder unverhältnismäßig aufwendig, kann darauf verzichtet werden. Das gleiche gilt für Fälle, in denen die Erhebung oder Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben ist oder eine Geheimhaltungspflicht in Form einer Satzung oder eines Berufsgeheimnisses besteht.

Was passiert bei Verstößen gegen die Informationspflicht?

Da der europäische Gesetzgeber den Schutz personenbezogener Daten sowie die Gewährleistung einer fairen und transparenten Datenverarbeitung als absolut elementar ansieht, drohen bei Verstößen hohe Bußgelder.

Diese Zahlen sind erst einmal abschreckend. Wo sich letztlich die Schwelle einpendeln wird, ist noch ungewiss. Sicher ist auf jeden Fall, dass die Bußgelder „wirksam“ sein müssen.

Fazit

Um eine vollständige Informationspflicht erstellen zu können, benötigen Sie ein geführtes Verfahrensverzeichnis.
Auf dessen Basis ist es nicht mehr schwer, die Informationspflichten nach Art. 13 und Art. 14 zu erstellen.

Das DSK-Papier Nummer 10 gibt ebenfalls einen Überblick zur Informationspflicht. 

FAQs zum Thema Informationspflichten

Wer muss infolge der Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 informiert werden?

Grundsätzlich sind nur die betroffenen Personen (Kunden, Mitarbeiter…), die seit dem 25.05.2018 „neu“ dazugekommen sind, zu informieren. 

Es ist jedoch sinnvoll, dass Sie auch die Bestandskunden und -mitarbeiter informieren. 

Wie ist der Inhalt der Informationspflicht?

Die Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 kann generell in zwei Abschnitte unterteilt werden. Im allgemeinen Teil müssen folgende Angaben gemacht werden:

1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
3. Hinweis auf die Betroffenenrechte
4. Hinweis auf das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im detaillierten Teil, muss für jedes Verfahren folgendes angegeben werden (soweit zutreffend):

1. Zweck der Verarbeitung
2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO
3. Speicherdauer der Daten
4. Empfänger der Daten
5. Übermittlung in ein Drittland
6. Hinweis, wenn eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilen stattfindet
7. Angabe der Kategorien der personenbezogenen Daten. Dies ist nur zwingend, wenn es sich um die Verarbeitung von Daten handelt, die Sie nicht direkt beim Betroffenen selbst erhoben haben (Art. 14 DSGVO). Wir empfehlen diese Angabe allerdings immer.
8. Quelle der Daten [Name, Anschrift], falls Sie die Daten nicht direkt beim Betroffenen erhoben haben (Art. 14 DSGVO)

Was ist der Unterschied zwischen Informationspflicht und Datenschutzerklärung?

Keiner! Auch die Datenschutzerklärung ist eine Informationspflicht. Für die Webseite hat sich nur der Begriff Datenschutzerklärung eingebürgert.

Wie informiere ich meine Kunden nach der DSGVO?

Sie können die Informationspflichten in physischer Form z.B. Aushang im Wartezimmer, Anlage zum Vertrag etc. oder in digitaler Form z.B. auf der Homepage in der Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen. 

Verweisen Sie zum Beispiel bei der zweiten Variante in sämtlichen ausgehenden Dokumenten und E-Mails mit einem Satz „Weitere Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO finden Sie unter: [Link der Datenschutzerklärung] auf die DSE.

Sind die Informationspflichten von den Kunden bzw. Mitarbeitern zu unterzeichnen? 

Nein, die Informationspflichten müssen nicht unterzeichnet werden. Wenn Sie jedoch einen Nachweis über die Aushändigung selbst benötigen, dann können Sie sich diese bestätigen lassen.

Zu welchem Zeitpunkt müssen die Betroffenen informiert werden?

Die DSGVO gibt vor, dass der Betroffene zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten zu informieren ist. Das heißt, dass z.B. bei einem Telefonanruf die Informationen vorzulesen sind. Dies ist jedoch alles andere als praxisnah.

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht behandelt dieses Thema in seinem 8. Tätigkeitsbericht. Die Aufsichtsbehörde erlaubt, die Informationspflicht in abgestufter Form bereit zu stellen. 

Das heißt, dass im 1. Schritt (am Telefon) den Betroffenen zumindest die Kontaktinformationen des Verantwortlichen, der Zweck der Verarbeitung (z.B. Kontaktaufnahme) und ggf. die Hinweise auf die Betroffenenrechte zur Verfügung zu stellen sind. 

Im zweiten Schritt (z.B. nachgelagerte Kommunikation per Mail nach dem Telefonat) sind dem Betroffenen dann alle übrigen Informationen nach Art. 13 DSGVO bereit zu stellen (Kontaktdaten DSB, Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, Empfänger der Daten, Speicherdauer etc.).

Wie steht es mit der Informationspflicht in Bezug auf Fotos auf öffentlichen Veranstaltungen? 

In diesem Fall erlaubt der Datenschutzbeauftragte von Baden-Württemberg, dass die Informationen in abgestufter Form bereit gestellt werden. Vor allem, wenn eine nicht überschaubare Masse die Veranstaltung besucht, kann nicht verlangt werden, dass Jeder diese entgegennimmt. 

Weisen Sie bereits beim Eingang daraufhin, dass Fotos von der Veranstaltung angefertigt und z.B. auf der Webseite veröffentlicht werden. Vermerken Sie auf dem Hinweis, wo die weiteren Informationen zum Datenschutz auffindbar sind (z.B. Garderobe, Kasse). 

Muss die Informationspflicht immer als Ausdruck ausgehändigt werden?

Nein! Leicht zugänglich muss an dieser Stelle auf den Einzelfall abgestimmt sein. In einer Arztpraxis bietet es sich an, die Informationspflicht für die Patienten als Ausdruck im Wartebereich auszulegen. Im Onlineshop macht die Papierform wenig Sinn. Daher ist die Informationspflicht sehr oft auch in die Datenschutzerklärung der Webseite integriert.

Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Hilfe bei der Umsetzung? Dann schreiben Sie einen Kommentar oder melden sich direkt bei uns. Wir freuen uns über Ihr Feedback und stehen Ihnen gerne bei Fragen zur Verfügung.