Geschichte des Datenschutzes

Wann begann der „Irrsinn“ des Datenschutzes?

In den letzten Jahrhunderten ist viel passierte und es wurden unzählige wirtschaftliche Ereignisse und Prozessen in Bewegung gesetzt. Sei es nun die Industrialisierung im 19. Jahrhundert oder die Digitalisierung im 20. Jahrhundert. Auch die Gesetzgebung durchlebt einen Wandel; neue Gesetze treten in oder außer Kraft.

Continue reading „Geschichte des Datenschutzes“

Diesen Beitrag teilen

Datenschutz Verfahrensverzeichnis nach DSGVO

Ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen hört sich kompliziert an. Wer braucht es? Wie muss es erstellt werden? Was gehört alles hinein?

Fragen über Fragen. Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen eine einfache Anleitung geben, wie Sie dieses vermeintliche komplexe Gebilde doch relativ einfach umsetzen können.

Was ist überhaupt ein Verfahrensverzeichnis?

Der Name im Gesetz lautet „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“. Unter den Verarbeitungstätigkeiten im Sinne des Datenschutzes versteht man alle Vorgänge im Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Also einfach gesagt, wo überall kommen Sie, Ihre Kollegen oder Ihre Mitarbeiter mit Informationen in Kontakt, bei denen reale Personen dahinter stehen? Das ist auf jeden Fall die Lohnabrechnung, die Mitarbeiterverwaltung, aber auch zum Beispiel ein Einzelverbindungsnachweis der Telefonie. Sind Ihre Kunden Endverbraucher, dann haben Sie wahrscheinlich deren Adressen, E-mail Kontakte, Zahlungsdaten, Einkaufsverhalten und noch vieles mehr.

Im Verfahrensverzeichnis listen Sie nun alle „Verfahren“ auf, bei denen Sie diese Daten erfassen oder verarbeiten.

Je nach Unternehmen ist diese Liste unterschiedlich lang. Es macht einen Unterschied, ob Sie Solopreneur sind oder das Verfahrensverzeichnis für ein Großunternehmen erstellen. Sind Ihre Kunden Businesskunden oder Endverbraucher? Bei Businesskunden fallen einige Verfahren weg, da ein Geschäftskunde ja nur teilweise personenbezogene Daten im Geschäftsverkehr preisgibt.

Wer braucht ein Verfahrensverzeichnis?

Da gibt’s (fast) keine Ausnahme. Jedes Unternehmen, bzw. jeder Unternehmer und Selbständige ist dafür verantwortlich eine Verfahrensübersicht zu führen. Es gibt zwar theoretisch die Ausnahme im Artikel 30 der DSGVO. Nur ab 250 Mitarbeitern im Unternehmen muss ein Verfahrensverzeichnis erstellt werden, so Absatz 5. Liest man ihn aber zu Ende, hebt er sich selber wieder auf. Wenn nämlich eine Verarbeitung nicht nur gelegentlich durchgeführt wird, muss sie ins Verfahrensverzeichnis.

Unabhängig davon, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten haben / brauchen oder nicht. Das Verzeichnis benötigen Sie immer. Außer wie gerade erwähnt, sie verarbeiten nur „gelegentlich“.

Wobei nebenbei gesagt, diese Forderung an ein Verfahrensverzeichnis ist nicht neu. Die besteht auch bisher schon. Das ist nichts, was mit der DSGVO kam. Wenn Sie auch bisher ein funktionierendes Datenschutz System in Ihrem Unternehmen etabliert haben, wird Sie diese Forderung nicht überraschen.

Wer erstellt das Verfahrensverzeichnis?

Auf Anregung im Kommentar füge ich gerne noch den Punkt hinzu. Wer ist denn verantwortlich für die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses? Das ist wie so oft der Verantwortliche für die Datenverarbeitung und das ist der Unternehmer bzw. Geschäftsführer. Also wie das Gesetz es nennt „die verantwortliche Stelle“.

Wer die Arbeit in der Praxis macht, ist dann wieder eine andere Sache. Als Datenschutzbeauftragter übernehme ich für „meine“ Unternehmen die Koordination der Erstellung und leiste Hilfe bei der Erstellung. Anschließend gibt es aber auf jeden Fall ein Review mit der Geschäftsführung, da die ja die verantwortliche Stelle ist und letztendlich dafür auch Rechenschaft übernehmen muss. Natürlich sprechen wir nicht alle Verfahren im Detail durch. Wichtig ist es mir, die Risiken zu diskutieren, die am Ende der Erfassung übrig bleiben. Aber dazu später mehr.

Ja nach Ihrer Unternehmensgröße sollten Sie überlegen, was die effizienteste und beste Lösung ist, das Verfahrensverzeichnis für Sie zu erstellen und zu pflegen. Bei kleineren Unternehmen oder Einzelunternehmen spreche ich direkt mit dem Geschäftsführer bzw. Inhaber und wir erstellen in einem kleinen Frage-Antwort Interview das Verfahrensverzeichnis. Anschließend übergebe ich die Dokumentation dann in die Hände der verantwortlichen Stelle.

Was gehört alles in ein Verfahrensverzeichnis?

Der Inhalt definiert sich aus Artikel 30 der Datenschutzgrundverordnung. Hier ist zusammenfassend aufgelistet, welche Informationen enthalten sein müssen.

  1. Name und Kontakt des Verantwortlichen
  2. Zweck der Verarbeitung, also das WARUM.
  3. Welche Personengruppen sind betroffen und welche Daten von ihnen
  4. Wem werden diese Daten zur Verfügung gestellt (intern, extern, auch Drittländer)
  5. Beschreibung der Übermittlung an das Drittland (ist dies rechtlich abgesichert)?
  6. Vorgesehene Löschfristen der Daten (wenn möglich)
  7. allg. Beschreibung der technisch Sicherheit der Daten (wenn möglich)

Diese Informationen müssen Sie für Ihre eigenen Verarbeitungen dokumentieren. Ebenso müssen Sie aber dieselben Informationen zur Verfügung stellen, wenn Sie für Ihre Kunden zum Beispiel Daten verarbeiten. Beispiel: Sie machen intern die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter, dann ist dies ein zu dokumentierendes Verfahren. Machen Sie die Lohnbuchhaltung aber auch als Dienstleister für Ihre Kunden, dann müssen Sie das ebenfalls dokumentieren. Dann sind Sie in der Fachsprache als Auftragsverarbeiter tätig. Im Verfahrensverzeichnis würde ich Ihnen empfehlen, dieses Verfahren zwei mal zu beschreiben. 

Datenschutz Verfahrensverzeichnis nach DSGVO
Pin it!

Gibt es „Standardverfahren“?

Standardverfahren würde ich es nicht unbedingt nennen, aber auf jeden Fall gibt es Verfahren, die regelmäßig und so gut wie in jedem Unternehmen vorkommen. Was fällt darunter?

Haben Sie Mitarbeiter? Dann haben Sie natürlich immer alle Prozesse rund um die Mitarbeiterverwaltung: Bewerbungen, Lohnabrechnung, PC-Zugänge und so weiter. Aber auch ohne Mitarbeiter gibt es immer wiederkehrende Verfahren. Denken Sie nur an die Internetpräsenz. E-Mail Marketing über Newsletter, Analyse des Besucherverhaltens Ihrer Webseite um nur zwei Verfahren zu nennen.

Weitere Beispiele stelle ich Ihnen gerne in einem separaten Artikel zusammen. Hier geht’s zum Artikel. 

Wie sieht ein Muster eines Verfahrensverzeichnisses aus?

Natürlich können Sie sich auch dafür eine spezielle Software kaufen. Aber in vielen Fällen wäre damit mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Ich empfehle Ihnen eine einfach Excel Liste die folgende Spalten enthält:

  • Name des Verfahren
  • Als Auftragsverarbeiter (j / n)
  • Datum der Erfassung
  • Name des Verantwortlichen
  • E-mail des Verantwortlichen
  • Telefonnummer des Verantwortlichen
  • Beschreibung der Verarbeitung / Zweck
  • Betroffene Personengruppen
  • Betroffene Daten
  • Empfänger der Daten
  • Empfänger der Daten in einem Drittland
  • Beschreibung der Absicherung der Datenübermittlung in das Drittland
  • Löschfrist
  • Beschreibung der IT-Sicherheit der Daten
  • Beschreibung der physikalischen Sicherheit der Daten

Natürlich können Sie diese Excel Liste um beliebige Spalten ergänzen. Das ist meine Empfehlung nach Artikel 30 ein Verfahrensverzeichnis einfach und kompakt zu erstellen. Mit diesen Feldern haben Sie auch relativ wenig Aufwand, die Verfahren zu beschreiben.

Hier finden Sie eine Vorlage als Excel, die Sie gerne übernehmen können.

Update Mai 2019! Die Vorlage wurde überarbeitet, damit diese mit der Ergänzung der Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) zusammen passt.

Download Muster Verfahrensverzeichnis in Excel

Vor-ausgefülltes Verfahrensverzeichnis

Übrigens, ein vor-ausgefülltes Verfahrensverzeichnis mit über 20 Verfahren für Online- und Kleinunternehmer finden Sie in meinen Onlinekurs.

Vorgehensweise zur Befüllung

Je nach Unternehmensgröße befüllen Sie das Verfahrensverzeichnis entweder allein oder gemeinsam mit Kollegen. In größeren Unternehmen ist es die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten, sich darum zu kümmern. Für meine Kunden bevorzuge ich die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses im Rahmen von Interviews. In Gesprächen mit den Abteilungsleitern der Unternehmen hinterfrage ich ihre Prozesse auf die Verarbeitung personenbezogener Daten. Relativ oft kommt man an die Stelle, dass im Verfahren eine dritte Partei als externer Auftragsverarbeiter eingebunden ist. Diese Information ist wertvoll für die Erstellung der Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung. Ergänzen Sie diese Notiz in Ihrer Dokumentation an geeigneter Stelle.

Grundsätzlich kann ich Ihnen als Vorgehensweise empfehlen, sich an den Prozessen des Unternehmens „durchzuhangeln“. Auch wenn Sie kein dokumentiertes QM-System haben, haben Sie doch Abläufe, die Sie regelmäßig ausführen. Gehen Sie diese gedanklich durch und erfassen Sie im Verfahrensverzeichnis die Verarbeitungen personenbezogener Daten.

Eine Anleitung mit Beispielen finden Sie auf meinem YouTube Kanal unter DSGVO Webinar: YouTube Kanal Regina Stoiber

Wie sind Ihre Erfahrungen?

Arbeiten Sie schon an einem Verfahrensverzeichnis? Wie haben Sie es bisher gelöst? Wo sind Ihre größten Hürden in der Praxis?

Schreiben Sie mir einen Kommentar!

Brauchen Sie Unterstützung?

Wir begleiten Sie gerne bei der Umsetzung der DSGVO Anforderungen in Ihrem Unternehmen.
Lassen Sie mich und mein Team Ihre Mentoren sein!

DSB Mentoring Programm für Datenschutzbeauftragte und Verantwortliche.
DSB Mentoring Programm

Kostenlose Webinare zur DSGVO Umsetzung

Gerne zeige ich Ihnen in kostenlosen Webinaren, wie Sie die DSGVO Anforderungen in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Zu den aktuellen Terminen!

Bildquelle: Nietjuh@Pixabay

Diesen Beitrag teilen