+49 99 21 / 88 22 9000 info@datenbeschuetzerin.de

5 Gründe, warum Sie die DSGVO gut meistern werdenJetzt muss ich mal eine Lanze brechen für alle, die sich so viele Gedanken um die bevorstehende DSGVO machen. In vielen digitalen Foren und bei Präsenzveranstaltungen führt das Thema Datenschutzgrundverordnung immer wieder zum selben Ergebnis. PANIK! Jeder Unternehmer, vom Solopreneur bis zum Großunternehmer, jeder IT- und HR-Verantwortliche stellt sich die Frage, ob er der neuen Datenschutzgrundverordnung am 25.5.2018 gewachsen ist.

Seit Monaten dreht sich mein Arbeitsalltag um kaum ein anderes Thema als die DSGVO. Ich bereite meine Kunden auf das neue Gesetz vor und helfe bei Online Unternehmern und in Foren mit Praxistipps rund um die DSGVO und das neue Bundesdatenschutzgesetz (welches übrigens mit dem ganzen DSGVO Hype meistens vergessen wird).

Was fällt mir dabei auf und warum ich der Meinung bin, dass Sie die DSGVO problemlos meistern werden?

 

Darum werden Sie die DSGVO meistern

1.Sie überlegen sich sehr detailliert, was in Ihrem Verfahrensverzeichnis stehen muss

Die Fragen zum Verfahrensverzeichnis überraschen mich sehr oft. Sie gehen fachlich sehr, sehr tief. Das allein spricht für Sie, dass Sie sich unglaublich viel Gedanken machen. Aus meiner Sicht manchmal vielleicht sogar zu viel. Klar soll das Verfahrensverzeichnis eine Übersicht über alle Verfahren in Ihrem (kleinen oder größeren) Unternehmen listen. An welchen Stellen verarbeiten Sie personenbezogene Daten? Aber was soll es nicht werden? Es soll keine zusätzliche Dokumentation von IT-Systemen werden.

 

Ziel des Verfahrensverzeichnisses

Beim Datenschutz handelt es sich um ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt, alles ist erst mal verboten, bis es explizit erlaubt ist. An dieser Stelle greift nun das Verfahrensverzeichnis.

Hier beschreiben Sie, warum Ihre Verfahren legal sind und unter welchen Aspekten der Betrieb des Verfahrens statt findet. Daher ist es so wichtig, dass Sie den Zweck gut beschreiben. Warum führen Sie ein bestimmtes Verfahren durch? Schreiben Sie zum Beispiel beim Newsletterversand nicht einfach „Newsletterversand“. Begründen Sie indes den Zweck Ihrer Mailings. WARUM machen Sie das? Weil Sie über aktuelle Angebote informieren und damit die Konversion erhöhen möchten oder weil Sie die Zugriffe auf Ihre Webseite / Ihren Blog erhöhen möchten? Dieser Grund muss gut beschrieben und schlüssig sein. Zudem beschreiben Sie im Verzeichnis noch, welche Daten von welcher Personengruppe erhoben bzw. verarbeitet werden.

 

Keine IT-Dokumentation

Nutzen Sie, wie beim Newsletterversand, einen externen Dienst? Dann ist es Aufgabe des Dienstleisters, im Vertrag die technischen Maßnahmen zu beschreiben.
Artikel 30 der DSGVO fordert für das Verfahrensverzeichnis eine „wenn möglich, allgemeine Beschreibung der techn. und organisatorischen Schutzmaßnahmen (TOMs)“.

Weniger ist manchmal – und speziell in diesem Fall – mehr!

 

2. Sie wissen, was eine Auftragsdatenverarbeitung ist und dass diese vertraglich geregelt werden muss

Im Rahmen Ihrer Erstellung des Verfahrensverzeichnisses haben Sie verschiedene Dienstleister identifiziert. Sie nutzen deren Services. Die Dienstleister verarbeiten also Daten für Sie im Auftrag. Daher sind es sogenannte Auftragsverarbeiter oder Auftragsdatenverarbeiter.

Sie müssen mit den Dienstleistern eine ADV (oder AV) abschließen – das wissen Sie bereits. Aber auch hier ist der Hauptaufwand auf Seiten des Dienstleisters. Er muss in diesem Vertrag beschreiben, wie das System geschützt ist. In der Regel haben die großen Dienstleister dafür Standardverträge, die Sie Ihnen zukommen lassen.

Ihre Aufgabe ist es, den Auftragsverarbeiter zu kontaktieren und nach einer ADV zu fragen. Behalten Sie die Übersicht, dass Sie von jedem Dienstleister einen unterzeichneten Vertrag erhalten haben!

 

3. Sie haben Ihre Onlinepräsenz im Blick

Ihr Aushängeschild in die ganze Welt und für viele die Plattform für das eigentliche Business. Egal ob Blog, Onlineshop oder Portal, es ist die zentrale Stelle, mit der Sie Geld verdienen. Funktionalität, Usability und aber natürlich auch die Anforderungen des Datenschutzes müssen passen.

Viele Fragen über den konformen Einsatz von Plugins und Widgets werden diskutiert. Achten Sie darauf, dass Sie Plugins von Anbietern verwenden, die transparent darstellen, was mit den Daten passiert. Prüfen Sie, ob sich der Software Hersteller dazu äußert, dass die Funktionen DSGVO bzw. GDPR konform sind.

Betreiben Sie Ihre Webseite nur mit einem SSL-Zertifikat. Aber natürlich ist es auch wichtig, dass Sie Ihre Datenschutzerklärung der Webseite aktualisieren und den neuen Anforderungen anpassen.

Sie sind sensibilisiert und achten darauf, welche Software Sie verwenden und welche Dienste Sie heranziehen. Im Zweifelsfall nachfragen und auch direkt den Anbieter kontaktieren. Damit decken Sie schon einen Großteil der Anforderungen ab.

 

4. Sie investieren Zeit, recherchieren und machen…

… und sind damit definitiv weiter als immer noch viele andere Unternehmen. Ob Sie’s glauben oder nicht. Es gibt immer noch Unternehmer, die noch nicht mal mitbekommen haben, dass sich am 25.05.18 ein paar gravierende Änderungen durchsetzen werden.

Denken Sie an sich! Was haben Sie schon alles gemacht, welche Vorbereitungen haben Sie getroffen. Vergleichen Sie einen Großkonzern nicht mit einem Kleinunternehmen. Machen Sie das, was für Ihre Unternehmensgröße angemessen ist. Machen Sie es gut, hohlen Sie sich Input, aber lassen Sie auch die Kirche im Dorf.

Natürlich bin ich kein Anwalt und Richter und weiß nicht, wie die Urteile fallen werden. Trotzdem habe ich schon viele Auditsituationen in über 10 Jahren Berufserfahrung mitgemacht. Wenn der Auditor etwas finden möchte, wird er immer etwas finden. Das Gesetz ist streng, hat aber auch seine weichen Faktoren. Gerade wie schon oben erwähnt im Punkt Verfahrensverzeichnis. „Wenn möglich, eine allg. Beschreibung….“.

Ich möchte Ihnen Mut und Zuversicht geben! Mit Panik und schlaflosen Nächten ist auch niemanden geholfen 🙂

Und übrigens, der 25.05.2018 ist auch nur ein Freitag 😀

Angst ist ein guter Verkäufer

So sehr es mich auch ärgert, aber die Realität ist leider so. Sehr viele Unternehmen schüren Ängste und machen Panik mit hohen Strafen der DSGVO.

Ich bin davon überzeugt, dass Sie keine Angst vor der DSGVO haben müssen!

Also, lassen Sie sich nicht verunsichern!

 

5. Sie haben die Datenbeschützerin für Fragen an Ihrer Seite

Und natürlich ein unschlagbarer Punkt: Greifen Sie auf meine Erfahrung und Dienstleistung zurück. Schreiben Sie Ihre Fragen als Kommentar zum Artikel oder auf meiner Facebook Seite. Gerne unterstütze ich Sie bei der Umsetzung der DSGVO Anforderungen.

Da ich Ihnen Ihre vielen Fragen und Bedenken soweit wie möglich abnehmen möchte, biete ich für Sie ein exklusives live Webinar zur DSGVO Praxis an. Wenn Sie kompakt und praxisnah die wesentlichen Anforderungen der DSGVO erhalten möchten, melden Sie sich unbedingt an.

Kostenloses live Webinar zur DSGVO Praxis

Schwerpunkt wird die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses sein. Sie erhalten meine Tipps und Hilfen zum Ausfüllen des gesetzlich geforderten Verfahrensverzeichnisses. Natürlich gehe ich noch auf weitere wichtige Punkte der DSGVO ein.

Termine und Anmeldung zum Webinar finden Sie hier:

Webinar Praxistipps DSGVO

Verraten Sie mir, was Sie besonders interessieren würde.

Schreiben Sie Ihre Fragen, die ich im Webinar beantworten soll doch in einen Kommentar. Ich versuche, so viel wie möglich im Webinar zu beantworten.

 

Diesen Beitrag teilen