Die Homeoffice-Pflicht ist jetzt erst mal vorbei. Also alle Mitarbeiter wieder zurück ins Büro? Dann braucht sich niemand darum kümmern, wie IT-Sicherheit und Datenschutz im Homeoffice geregelt werden müssen.
Während ich diesen Beitrag verfasse, sitze ich gerade in der Ferne abends am Pool, einen Cocktail neben mir. Da flitzen meine Finger heute etwas lockerer über die Tastatur. So stelle ich mir remote arbeiten vor. 😉
Zum Glück gibt es Homeoffice bei der Datenbeschützerin seit der ersten Stunde, also schon vor Corona. Das war immer das Teil unserer Arbeitsweise. Jede/r im Team teilt sich seine Arbeitszeit so ein, wie es im Rahmen der Kundenprojekte und der persönlichen Interessen am besten passt. Natürlich freue mich mich, wenn wir alle mal gemeinsam im Büro sind und Mittagspause machen oder einfach nur quatschen. Aber deswegen wird niemand ins Büro zitiert.
Auch wenn der eine oder andere im tiefsten Inneren der Überzeugung ist, dass es doch besser sei, wenn die Mitarbeiter alle vor Ort im Büro wären, so wird doch ein Großteil der Unternehmen die (bedingte) Möglichkeit für Homeoffice auch weiterhin anbieten. Damit stellt sich die Frage, wie das Thema der Security beim Arbeiten außerhalb des Büros geregelt wird.
Während der Pandemie haben sich viele tatsächlich einfach durchgewurschtelt, ohne alles konkret zu regeln. Da waren wir ja froh, wenn irgendetwas lief und die Hotline, bei der man angerufen hat, überhaupt besetzt war. Ob sich da jemand kurzfristig darum gekümmert hat, dass Security-Vorgaben vollständig eingehalten wurden, wage ich zu bezweifeln.
Auf den Punkt gebracht: IT-Sicherheit und Datenschutz im Homeoffice
- Implementieren Sie Schutzmaßnahmen, die Ihre Werte schützen. In der Regel sind es dieselben Maßnahmen, egal ob beim Arbeiten in der Firma oder von remote.
- Welche zusätzlichen Risiken beim Arbeiten außerhalb der Firma existieren überhaupt?
- Sichern Sie diese Risiken gezielt zusätzlich ab, falls notwendig.
- Eine IT-Sicherheitsrichtlinie sollte in jedem Unternehmen ausgerollt werden.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter!
Keine halben Sachen mehr bei der remote Arbeit
Seit Beginn der (für manche überstürzten) Homeoffice-Pflicht während des ersten Lockdowns haben sich viele Unternehmen etwas mehr mit diesem Thema beschäftigt. Trotzdem gibt es noch zahlreiche Firmen, die sich dazu noch überhaupt keine Gedanken gemacht haben oder die auf jeden Fall ihre Regelungen nochmal auf den Prüfstand stellen müssen.
Datenschutz im Homeoffice?
Eine der ersten Fragen, die uns hier erreichen, ist immer nach Regelungen zum Datenschutz bei der remote Arbeit. „Wir benötigen noch fürs Homeoffice eine Datenschutzrichtlinie.“ Natürlich ist der Datenschutz hier ein wichtiges Thema, aber aus meiner Sicht bei Weitem nicht die größte Baustelle. Wahrscheinlich resultiert das aus der häufig unklaren Definition, was ist Datenschutz und was ist es NICHT. Daher haben wir uns diesem Thema auch etwas ausführlicher gewidmet, falls es Sie interessiert, wo die Grenzen der Definition sind.
Vielleicht resultiert die Frage aber auch daraus, dass es für den Datenschutz ein Gesetz gibt und man dieses bestmöglich einhalten möchte.
Wie dem auch sei, im Homeoffice geht es neben dem Datenschutz noch viel mehr um das gesamte Thema der Informationssicherheit. Sie möchten ja nicht nur personenbezogene Daten schützen, sondern alle Informationen, die wichtig für Ihr Unternehmen sind, oder?
IT-Sicherheit / Informationssicherheit bei der Remotearbeit
Daher ist es mir sehr wichtig, im folgenden nicht nur den Blick auf den Datenschutz zu haben, sondern auf die gesamte Sicherheit Ihrer Informationen, also auf die Informationssicherheit. Hier geht es dann neben den personenbezogenen Daten auch um die Sicherheit der IT-Systeme (IT-Sicherheit), sowie generell um organisatorische Maßnahmen, die jeder Mitarbeiter eigenständig umsetzen muss. Nicht immer wird alles von der Technik gesteuert. Manchmal gehört auch eigenständiges Mitdenken dazu – einer der wichtigsten Punkte, um ein sicheres Arbeiten von unterwegs oder zu Hause zu ermöglichen.
Was muss im Homeoffice geschützt werden?
Haben Sie sich diese Frage schon einmal gestellt oder haben Sie diese Frage schon jemand anderem gestellt? Was haben Sie als Antwort bekommen?
- Abschließbares Büro
- Keine Anrufe vom Privattelefon
- Keine Ausdrucke auf dem privaten Drucker
- ….
Das mag vielleicht alles stimmen (ich sag mal ganz bewusst „vielleicht“), aber das war nicht die Antwort auf die Frage.
Was müssen Sie im Homeoffice schützen?
Unsere Erfahrung zeigt: Diese Frage haben sich so die wenigsten gestellt. Würde man sich diese Frage nämlich stellen, dann käme man unweigerlich zum Ergebnis, dass im Homeoffice keine anderen Werte / Informationen / Daten geschützt werden müssen als auch im Unternehmen. Das heißt, das, was wichtig und schützenswert ist, ist es sowohl in der Firma als auch im Homeoffice. Daran darf sich nichts ändern.
Kennen Sie Ihre schützenswerten Werte?
Meistens liegt die Herausforderung in der Beantwortung dieser Frage, wenn Ihr Unternehmen noch kein ISMS (Managementsystem für Informationssicherheit) implementiert hat.
Warum ist dieser Punkt so wichtig? Wenn Sie die am höchsten zu schützenden Werte Ihres Unternehmens kennen und diese auch tatsächlich bewertet haben, kann es sein, dass Sie zu dem Ergebnis kommen, dass zum Beispiel Konstruktionsdaten Ihr am höchsten zu schützender Wert sind (wie gesagt, nur ein Beispiel). Diese Daten sind Ihnen so wichtig, dass sie das Unternehmen nicht verlassen dürfen. Damit haben Sie schon anhand der Daten definiert, dass Konstruktionsdaten für remote Arbeit gar nicht in Frage kommen.
Verstehen Sie, worauf ich hinaus möchte? Im ersten Schritt identifizieren Sie Ihre Werte und klassifizieren diese. Wie wichtig ist Ihnen die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und die Integrität bei jedem dieser Werte? Wenn Sie diese Einschätzung vornehmen, ist es egal, ob die Daten oder andere physikalische Gegenstände in der Firma oder im Homeoffice verwendet werden. Die Bewertung darf sich dadurch nicht unterscheiden.
Gibt es dann spezielle Schutzmaßnahmen für IT-Sicherheit und Datenschutz im Homeoffice?
Das kommt – wie so oft im Leben – darauf an. Jetzt wissen wir, was Ihre höchst zu schützenden Werte sind und dass diese am höchsten geschützt werden müssen.
Je nachdem, ob beim Arbeiten von unterwegs für diese Werte ein höheres Risiko identifiziert wurde, müssen natürlich auch weitere Schutzmaßnahmen für das remote Arbeiten implementiert werden. Aber deswegen wird der Datenschutz oder die IT-Sicherheit im Homeoffice nicht höher bewertet, als in den Unternehmensräumen. Dieses Verständnis ist extrem wichtig, um die richtige Auswahl der Schutzmaßnahmen zu gewährleisten.
Nichtsdestotrotz gibt es einige Basics an technischen und organisatorischen Maßnahmen für das remote Arbeiten und für die Firma, über die man nicht diskutieren sollte.
IT-Sicherheitsrichtlinie
Jedes – wirklich jedes – Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt und IT-Ausstattung verwendet, sollte eine IT-Sicherheitsrichtlinie haben. Wir stellen Ihnen sogar ein kostenloses Muster zur Verfügung, um Ihnen die Erstellung zu erleichtern.
Die Regelungen, die Sie in der IT-Sicherheitsrichtlinie treffen, müssen unabhängig der Örtlichkeit des Arbeitsplatzes gelten. Das Sperren des Rechners bei Abwesenheit muss im Office genauso Pflicht sein wie unterwegs im Café. Hier noch ein paar Tipps, was Sie unter anderem in der Richtlinie regeln sollten:
- Ablage/Speicherort von Informationen (lokale Speicherung erlaubt?)
- Eigenständige Installation von Software (erlaubt / nicht erlaubt oder unterbunden)
- Verwendung privater Endgeräte (Bring your own device) – Laptop, Mobilgerät, Tablet….
- Private Nutzung von E-Mail und Internet (erlaubt / nicht erlaubt)
- Vernichtung / Löschung von Daten (digital oder in Papierform)
- Weitergabe von Zugangskennungen (digitale Userkennungen genauso wie Schlüssel oder Chipkarten oder physikalische Token)
- Verhalten bei Sicherheitsvorfällen
- privates Büro, Familienmitglieder und Gäste während der Arbeitszeit zu Hause
Sichere Passwörter
Zugangskennungen sind leider ein viel zu unterschätztes Angriffsziel. Warum sollte sich ein Angreifer die Mühe machen, umständlich und aufwändig durch Firewalls einzudringen und sonstige Hürden zu überwinden, wenn er doch nur die Zugangsdaten von privilegierten Anwendern verwenden könnte. Immer noch genügend User haben ihre Zugangsdaten nicht ausreichend geschützt (vom privaten Bereich sprechen wir hier gar nicht).
Wo es möglich und wichtig ist, sollten Sie vom Unternehmen aus sogar eine Zweifaktorauthentifizierung erzwingen. Das heißt, ein Passwort allein reicht dann nicht mehr. Es wird noch ein zweiter Code aus einer Handy-App oder einem Token abgefragt.
Immer noch hören wir, dass Passwörter regelmäßig geändert werden müssen. Selbst das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) rät davon ab. Passwörter sollen nur noch dann geändert werden, wenn der Verdacht besteht, dass die Passwörter bekannt geworden sind.
Wenn Ihr Passwort Ihre Unterwäsche wäre, dann passen doch folgende Tipps:
- je länger, umso besser (mind. 8-10 Stellen, am besten 12 oder noch mehr) 😉
- mysteriös halten
- mit niemandem teilen (auch nicht mit der Urlaubsvertretung – oder der besseren Hälfte zu Hause)
- aber im Gegensatz zur Unterwäsche sollten gute Passwörter eben nicht mehr regelmäßig getauscht werden)
Im Idealfall wird die Passwortpolicy vom System technisch erzwungen. Damit bleibt dem User gar nicht mehr viel Spielraum bei der Auswahl und Vergabe eines Passworts. Aber da nicht jedes IT-System die Passwortkomplexität in der gewünschten Weise erzwingen kann, ist es notwendig, die Anwender mit andere Vorgaben oder Hilfsmitteln in die richtige Richtung zu bewegen.
Passwortsafe
Mein Favorit ist ein Passwortsafe oder Passwort-Tresor. Wie man das Tool auch bezeichnen mag, es ist eine geniale Lösung. Der Passwortsafe
- speichert alle Passwörter und Zugänge
- fügt die richtigen Zugangsdaten auf Klick im Anmeldefenster im Browser ein
- macht Vorschläge für komplexe Passwörter, wenn ein neues vergeben werden muss
- stellt sicher oder weist darauf hin, wenn ein Passwort öfter verwendet wird oder ein Passwort nicht sicher genug ist
- kann Gruppe von Passwörtern mit anderen teilen (falls dies notwendig ist)
Verwendung von externen Medien oder Drittgeräten
Das Thema ist sicherlich im Homeoffice relevanter als im Büro. Trotzdem sollten Sie sich grundsätzlich darüber Gedanken machen, ob es sinnvoll ist, dass alle möglichen Geräte an Unternehmensrechnern angesteckt werden dürfen.
Natürlich können Sie alle Ports für Speichermedien oder Nicht-Firmengeräte deaktivieren. Machbar ist alles – sinnvoll allerdings nicht. Um hier den Sinn und den Mehrwert einer Schutzmaßnahme zu bewerten, ist der Blick auf das potentielle Risiko wichtig. Welches Risiko möchten Sie mit einer Portsperre minimieren? Geht es um das Einschleusen von Malware und Viren oder geht es eher um den Abfluss von vertraulichen Informationen?
Wenn externe Medien deaktiviert sind, ist dann in allen Fällen der Austausch von Daten mit Kunden / Lieferanten anderweitig geregelt? Vielleicht macht es auch Sinn, unterschiedliche Maßnahmen für Produktionsbereiche, Vertrieb und Office zu gestalten. Ein Servicetechniker, der vor Ort beim Kunden ist, hat manchmal einfach die Situation, dass er Daten zwischen seinem Rechner und dem Kundennetzwerk austauschen muss. Dann ist (so unbeliebt das ganze auch ist) der USB Stick zwangsweise die effizienteste Möglichkeit. Daran ist auch gar nichts verwerflich. Wichtig ist einfach, die richtigen Schutzmaßnahmen für die passende Situation und Risiken zu wählen. Das geht nur, wenn Sie sich vorher Ihrer kritischen bzw. höchst zu schützenden Unternehmenswerte bewusst sind.
Umgang mit Sprachassistenten
Siri, Alexa und Co. sind in vielen Familien gute Freunde (oder Freundinnen?) geworden. Ich weiß, die Datenschützer unter uns sind nicht so sehr mit den virtuellen Assistenten auf Du und Du. Da zähle ich mich ehrlich gesagt auch dazu. Aktuell bin ich noch der Überzeugung, dass mir sowas nicht ins Haus kommt.
Aber unabhängig von persönlichen Meinungen, sind diese Techniken weit in den Haushalten verbreitet. Das heißt also auch, dass es sich dabei um Anwesende im Homeoffice handelt. Daher müssen sie immerhin betrachtet werden. Wenn Sie zum Ergebnis kommen, dass Sie hier ein Risiko sehen, sollten Sie das Thema organisatorisch regeln für das Homeoffice.
Mitarbeiter sensibilisieren
Den einen perfekt technisch abgesicherten Arbeitsplatz wird wahrscheinlich kein Unternehmen zur Verfügung stellen können – weder für remotes arbeiten, noch für die Tätigkeit im Unternehmen. Umso wichtiger ist es, dass Ihre Mitarbeiter die Situationen richtig bewerten und vor allem richtig darauf reagieren können.
Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend auf die Themen vorbereiten und sie damit vertraut machen. Wie müssen Sie reagieren, wenn Ihnen ein E-Mail suspekt vorkommt? Was sollen sie tun, wenn sie vermuten, dass ihr Account von anderen verwendet wird? Egal welche Situation auch eintritt, geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, richtig – also in Ihrem Sinne – zu reagieren.
Ein paar Basics, um das Thema immer wieder ins Gedächtnis zu rufen, haben wir auf einem Awareness-Poster zusammen gefasst. Das Poster ist sogar in zwei Sprachen verfügbar. Es gibt auch eine bayerische Version 😀
Sie können die Poster bei uns im Onlineshop bestellen.
Awareness-Poster zur Mitarbeitersensibilisierung
Die wichtigsten To Do’s für guten Datenschutz im Homeoffice!
- Die Erkenntnis, dass es nicht nur um Datenschutz geht, sondern um das gesamte Thema Informationssicherheit.
- Wissen, wo die Risiken liegen, wenn die Mitarbeiter von unterwegs arbeiten. Das ist häufig erst möglich, wenn Sie wissen, was Ihre höchst zu schützenden Werte sind.
- Implementieren von technischen Schutzmaßnahmen, um die Risiken zu minimieren (wo sinnvoll und auch finanziell möglich).
- Erstellen einer IT-Sicherheitsrichtlinie, die organisatorisch die Risiken abdeckt, die technisch nicht minimiert oder eliminiert werden können.
- Wichtig! Regelmäßig die Mitarbeiter zum Thema IT-Sicherheit und Datenschutz im Homeoffice und allgemein schulen.
Zusammenfassung
Fakt ist, dass wir alle am Thema remote arbeiten nicht mehr vorbei kommen. Eine gute, risikoorientierte IT-Sicherheitsinfrastruktur ist hier unumgänglich. Gerne analysieren wir Ihren aktuellen Stand, wenn Sie dies wünschen. Schreiben Sie uns einfach.
Nichtsdestotrotz ist aber auch das Thema Datenschutz im Homeoffice ein grundsätzliches Thema, das Sie natürlich im Rahmen Ihres Datenschutzmanagements berücksichtigen müssen. Wir empfehlen Ihnen allerdings, das Thema nicht losgelöst zu betrachten und zu bearbeiten, sondern integriert in das gesamte Informationssicherheitsmanagement. Es sind nämlich nicht nur personenbezogene Daten zu Hause (=Datenschutz im Homeoffice) zu berücksichtigen, sondern alle schützenswerten Daten, die für Ihre Firma wichtig sind.
Wie immer interessiert uns Ihre Meinung. Schreiben Sie uns gerne einen Kommentar, was Sie zum Thema Homeoffice für Erfahrungen gemacht haben oder was sie im allgemeinen zur Remotearbeit planen.
