Vorschläge für ein Verfahrensverzeichnis DSGVO

Verfahrensverzeichnis DSGVO - Vorschläge für Verfahren

Da die Fragezeichen zum Verfahrensverzeichnis nach Artikel 30 DSGVO nicht weniger werden, möchte ich hier noch mal ins Detail gehen.

Ein generelles Muster in Excel und PDF, wie ein Verfahrensverzeichnis aufgebaut werden soll, stelle ich im Blogartikel „Verfahrensverzeichnis mit Muster“ zur Verfügung. Sogar ein ausgefülltes Verfahrensverzeichnis für Online- und Kleinunternehmer finden Sie in meinem gleichnamigen Onlinekurs.

 

Jedes Verfahrensverzeichnis ist individuell

An dieser Stelle möchte ich nun aber ein paar Verfahren auflisten, die für verschiedene Branchen relevant sein können. Die Ausprägung dazu muss natürlich jeder selber machen. Da die Rechtmäßigkeit nach Artikel 6 (1) DSGVO sehr stark vom Zweck der Verarbeitung abhängt, kann ich hier nur eine Empfehlung geben. Das heißt ein Verfahrensverzeichnis DSGVO kann bei zwei Unternehme(er)n mit identischen Verfahren ganz unterschiedlich ausgeprägt sein. Daher rate ich Ihnen, sich zwar an den Mustern und Vorschlägen zu orientieren, aber im Detail noch mal selber zu prüfen, ob der Zweck und die Rechtmäßigkeit für SIE richtig beschrieben sind.

Die nachfolgenden Kategorieren sind nur eine grobe Klassifizierung und natürlich nicht ausschließlich. Wahrscheinlich ist eine Kombination aus den verschiedenen Kategorien für Sie eine sinnvolle Lösung.

 

Wichtiges vorweg!

Sehr oft höre ich die Frage, ob das Verfahrensverzeichnis dann täglich mit den aktuellen Daten ergänzt werden muss.

Keine persönlichen Informationen im Verfahrensverzeichnis!

Beim Verfahrensverzeichnis DSGVO handelt es sich um die Beschreibung allgemeiner Verfahren!!! Jede Verarbeitung wird einmal ganz allgemein beschrieben. Namen von einzelnen Kunden, Dienstleistern und Lieferanten gehören nicht in die Verarbeitungsübersicht.

 

Verfahrensverzeichnis DSGVO - Vorschläge für Verfahren

 

Mögliche Verfahren in einem Verfahrensverzeichnis DSGVO

Nachfolgend beschreibe ich grundlegende Verfahren, die häufig in Verfahrensverzeichnissen nach der DSGVO erfasst werden. Ich gebe neben dem Zweck, also der Beschreibung des Verfahrens noch die Rechtmäßigkeit nach Artikel 6 an. Ein Verfahren muss immer auf einer Rechtmäßigkeit nach Artikel 6 basieren. Hier gibt es folgende Möglichkeiten.

 

Rechtmäßigkeit nach Artikel 6 DSGVO

  • Der Betroffene gibt eine freiwillige Einwilligung (perfekt für den Verarbeiter)
  • Die Verarbeitung der Daten basiert auf einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen (also die Verhandlung mit potentiellen Kunden fällt auch darunter, auch wenn es dann ggf. nicht zu einem Vertragsschluss kommt). Übrigens, ein Vertrag kann mündlich und schriftlich erfolgen.
  • Die Verarbeitung basiert aufgrund eines Gesetzes oder sonstigen rechtlichen Verpflichtung
  • Es geht um lebenswichtige Interessen des Betroffenen
  • Zur Wahrung des öffentlichen Interesses oder öffentlicher Gewalt werden personenbezogene Daten verarbeitet
  • Solange die Grundrechte einer Person nicht verletzt werden, kann auch das eigene berechtigte Interesse des Verarbeiters ein Grund zur Verarbeitung der Daten sein

Allgemeine Verfahren in einem Verfahrensverzeichnis nach DSGVO

VerfahrenBeschreibungRechtmäßigkeitAnmerkung
Kommunikation per E-mailDurchführung von interner und externer Kommunikation per E-mail. Art. 6 (1) b - Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen

Art. 6 (1) c - Rechtliche Verpflichtung / gesetzliche Vorgabe
Ist der E-mail Provider extern, z.B. der Webhoster, dann ist er Auftragsverarbeiter.
Kommunikation per MessengerDurchführung von interner und externer Kommunikation per Messenger Dienst.Art. 6 (1) a - Freiwillige Zustimmung
Messenger Dienstleister ist in der Regel kein Auftragsverarbeiter. What's App ist aktuell kein DSGVO konformer Messenger Dienst (auch wenn's schwer fällt)!!!!
Zahlungsverkehr ( externe Rechnungsstellung )Erstellung von Rechnungen für erbrachte Dienstleistung oder übergebene Waren.
Ggf. unter Einbeziehung eines externen Dienstleistern, der sich um die Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung kümmert.
Art. 6 (1) b - VertragBei externem Dienstleister für die Rechnungsstellung handelt es sich um einen Auftragsverarbeiter.
IT-SupportZugriff auf die interne IT-Infrastruktur durch einen externen Dienstleister aufgrund IT-Support und Wartungstätigkeiten. Dabei kann der Supportmitarbeiter Einsicht auf personenbezogene Daten von Kunden erhalten. Art. 6 (1) b - VertragBeziehen sich die Wartungs- und Supporttätigkeiten überwiegend auf Programme, die keine personenbezogenen Daten enthalten, sollte eine Geheimhaltungsvereinbarung getroffen werden. Sind aber vorrangig Programme im Support betroffen, wie z.B. Lohnverwaltung oder andere personenbezogene Daten, dann wäre ein Auftragsverarbeitungsvertrag besser.

 

Verfahrensverzeichnis DSGVO: Inhalt für Dienstleister

Hier müssen nur Dienstleistungen erfasst werden, die auch mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen. Bzw. bei denen die Verarbeitung personenbezogener Daten dazu gehört. Meistens ist die Grundlage für diese Verfahren ein Vertrag, der mit dem Kunden geschlossen wurde (mündlich oder schriftlich).

VerfahrenBeschreibungRechtmäßigkeitAnmerkung
Persönliches CoachingIndividuelle Beratung einer Person in persönlichen Gesprächen. Notizen und Empfehlungen werden während des Gesprächs in schriftlicher Form notiertArt. 6 (1) c - VertragJe nachdem, wie genau das Coaching abläuft muss natürlich die Beschreibung angepasst werden. Wenn das Coaching die Hauptdienstleistung ist, dann würde ich an dieser Stelle auch die Kontaktdatenerfassung mit aufnehmen und nicht als separates Verfahren beschreiben.
Online-CoachingPersönliches Coaching im Rahmen von Online- oder Telefonmeetings. Aufzeichnung des Coachings als Video und Dokumentation des Gesprächs in Notizen. Art. 6 (1) c - VertragAuch hier wieder wird es individuelle Unterschiede geben.
PatientenbehandlungBehandlung des Patienten zur Vorsorge / bei akuten Problemen. Dokumentation der Behandlung in der Patientenakte (Papier / digital).Art. 6 (1) c - VertragJe nachdem, um welche Behandlung es handelt und wie die Dokumentation erfolgt, kann man das noch beschreiben. Grundsätzlich würde ich nicht weiter in die Tiefe gehen.
KundenverwaltungVerwaltung und Organisation der Kunden- und Interessentendaten in einer Datenbank / Programm. Art. 6 (1) c - Vertrag
oder Art. 6 (1) f - Berechtigtes Interesse
Ja nach Umfang der Kundenverwaltung kann man die Erfassung der Kontaktdaten auch in den Dienstleistungsverfahren mit beschreiben.
Schulungen / TrainingDurchführung von Schulungen / Trainings mit Qualifizierungstest zum Abschluss.Art. 6 (1) c - VertragWenn der Dozent die Daten der Teilnehmer nicht erhält oder auch nicht benötigt, ist es kein Verfahren im Sinne des Datenschutzes.

 

Verfahren für Blogger und Onlineunternehmer

An dieser Stelle würde ich die Verfahren nicht zu sehr im Detail aufsplitten. Ich weiß, dass viele Webseiten unterschiedliche Plugins für verschiedene Zwecke einsetzen. Ich würde nicht jedes Plugin als einzelnes Verfahren beschreiben, wenn es nicht einen wesentlichen Bestandteil des Geschäftsmodells ausmacht (wie es z.B. bei einem Onlineshop oder Mitgliederbereich der Fall ist). Viele Plugins, sollten sie überhaupt personenbezogene Daten in irgendeiner Weise verarbeiten, würde ich unter den Betrieb der Webseite fallen lassen.

VerfahrenBeschreibungRechtmäßigkeitAnmerkung
WebseiteBetrieb einer Webseite / Blog für Marketing, Werbung und Außenauftritt. Erfassung personenbezogener Daten in Logfiles auf Server und ggf. im CMS.Art. 6 (1) f - Berechtigtes InteresseFür dieses Verfahren wäre z.B. der Webhoster der Auftragsverarbeiter.
WebseitenanalyseZur Erfassung der Besucherstatistik und daraus folgend die Optimierung der Webseite werden die Zugriffe auf die Webseite analysiert. Art. 6 (1) f - Berechtigtes InteresseFalls die Daten extern gespeichert werden, handelt es sich wie z.B. bei Google Analytics um eine Auftragsverarbeitung. Matomo lokal installiert ist keine Auftragsverarbeitung.
Kontaktformular Kontaktanfrage über die Webseite für Interessenten und Kunden zur Beantwortung einer spezifischen Anfrage / Frage. Art. 6 (1) a - Freiwillige Zustimmung
Kommentarfunktion im BlogSeitenbesucher können Kommentare abgeben, um eine Diskussion oder Kommunikation am Blog aufzubauen.Art. 6 (1) a - Freiwillige Zustimmung
Mitgliederbereich / Login-BereichDen Besuchern der Webseite / den Kunden wird ein Mitgliederbereich angeboten, um
- an Diskussionen teilzunehmen
- Beiträge zu verfassen
- auf bezahlte digitale Ware zugreifen zu können
.....
Art. 6 (1) a - Freiwillige Zustimmung
Art. 6 (1) b - Vertrag
...
Hier gibt es so viele Möglichkeiten, dass es wichtig ist, die richtige zu beschreiben und auch den richtigen Rechtsgrund auszuwählen.
Veröffentlichung von persönlichen Informationen DritterIn Blogbeiträgen werden Interviews und / oder Bilder von Dritten veröffentlicht. Es werden dabei fachliche Informationen zum Blog publiziert. Art. 6 (1) a - Freiwillige Zustimmung
Art. 6 (1) b - Vertrag
Auch hier wieder kann man ggf. die Beschreibung anpassen. Die Rechtmäßigkeit muss entweder auf der freiwilligen Zustimmung beruhen oder vielleicht sogar, weil es einen Vertrag gibt. Ein Interviewpartner kann z.B. die Zustimmung geben, indem er vor der Veröffentlichung den Beitrag noch mal gegenliest und mit OK bestätigt.
Für Fotos empfehle ich zur eigenen Absicherung eine schriftliche Freigabe des Betroffenen.
Affiliate Marketing Monetarisierung der Webseite, um durch Produktempfehlungen oder Produktverlinkungen eine Provision durch Käufe von Webseitenbesuchern zu erhalten. Käufe werden durch Gesetze Cookies bei Käufern dienen dazu, die tatsächliche Provision dem Affiliate Partner zuzuordnen.Art. 6 (1) f - Berechtigtes InteresseBei mehreren Affiliate Partnern macht es evtl. Sinn diese aufzuschlüsseln in einzelne Verfahren, wenn die erfassten Daten unterschiedlich sind. Der Affiliate Partner z.B. Amazon ist in der Regel kein Auftragsverarbeiter.
NewsletterversandRegelmäßige Information und aktuelle Angebote und Angebote von Drittanbietern an Interessenten und Kunden. Art. 6 (1) a - Freiwillige ZustimmungNewsletterpartner ist Auftragsverarbeiter.
OnlineshopVerkauf von Waren und Dienstleistungen über einen eigenen / oder über einen Dritten Onlineshop. Art. 6 (1) f - VertragOb eine AVV mit dem Shopbetreiber notwendig ist, hängt vom Einzelfall ab.

 

Verfahren für Unternehmen mit Mitarbeitern

Beschäftigt das Unternehmen Mitarbeiter oder Zeitarbeiter, müssen ein paar grundsätzliche Tätigkeiten abgedeckt werden. Auch hier können im Einzelfall noch einzelne Verfahren hinzukommen, wenn z.B. die Mitarbeiter Firmenwägen nutzen oder andere personenbezogene Geräte ausgehändigt bekommen.

VerfahrenBeschreibungRechtmäßigkeitAnmerkung
Bewerbungen Bewerber bewirbt sich initiativ oder konkret auf eine ausgeschriebene Stelle per E-mail oder per Post. Bewerbungen werden bei nicht eingestellten Personen zurück geschickt. Art. 6 (1) b - Vertrag oder vorvertraglicher Maßnahmen

Art. 6 (1) c - Rechtliche Verpflichtung / gesetzliche Vorgabe (E-mail Archivierung)
Bewerbungen müssen gelöscht oder zurück geschickt werden. Alternativ kann der Bewerber AKTIV zustimmen, dass seine Unterlagen einbehalten werden dürfen, falls ähnliche Stellen später wieder besetzt werden müssen.
LohnabrechnungÜberweisung von Löhnen und Gehältern. Abgabe von Steuern und GebührenArt. 6 (1) b - Vertrag Externer Dienstleister zur Lohnabrechnung ist in der Regel kein Auftragsverarbeiter, sondern Funktionsübertragung.
ZeitwirtschaftZeitwirtschaft zur Erfassung der Arbeitszeiten, Urlaubszeiten, Fehlzeiten der Beschäftigten,
sowie Abwesenheitsplanung,
Art. 6 (1) b - Vertrag

 

Verfahren bei IT-Dienstleistern oder größeren IT-Abteilungen

VerfahrenBeschreibungRechtmäßigkeitAnmerkung
FirewalladministrationZum sicheren Betrieb des Unternehmensnetzwerks wird als Gateway zum Internet eine Firewall betrieben. Es werden regelmäßig Logfiles protokolliert und ausgewertet, um sicherheitskritische Events zu identifizieren.Art. 6 (1) f - Berechtigtes Interesse
oder Art. 6 (1) b - Vertrag
Bei externen Kunden wird es in der Regel ein Vertrag seien der die rechtliche Grundlage bildet. Bei einer internen IT-Abteilung ist es wahrscheinlich das berechtigte Interesse.
IT Serviceprozesse Es werden IT-Vorfälle und Änderungswünsche im Incident- und Changemanagement-Tool von Kunden / Mitarbeitern erfasst. Die IT-Mitarbeiter können anhand der Tickets die Fälle klassifizieren und bearbeiten. Art. 6 (1) f - Berechtigtes Interesse
oder Art. 6 (1) b - Vertrag
PC-User ManagementJeder PC-User im Unternehmen / beim Kunden erhält einen eigenen PC / Laptop und eine eigene Benutzerkennung mit Passwort, sowie eine E-mail Adresse. Die Verwaltung der User wird auf Anweisung des Kunden umgesetztArt. 6 (1) f - Berechtigtes Interesse
oder Art. 6 (1) b - Vertrag
Administration von Applikationen mit personenbezogenen InhaltenZur Konfiguration, Wartung und Durchführung von Updates an zentralen IT-Systemen mit personenbezogenen Daten (z.B. HR-Software, CRM-Software...) müssen die Administratoren Zugriff auf das System erhalten.Art. 6 (1) f - Berechtigtes Interesse
oder Art. 6 (1) b - Vertrag

 

Verfahren für Vereine in einem Verfahrensverzeichnis DSGVO

Da auch Vereine der DSGVO unterliegen, sollte ebenfalls eine Übersicht der Verfahren erstellt werden. Je nach Vereinszweck unterscheiden sich die Verfahren natürlich. Trotzdem sollte mit diesen Verfahren ein Anfang gemacht sein.

VerfahrenBeschreibungRechtmäßigkeitAnmerkung
MitgliederverwaltungÜbersicht und Verwaltung der Mitglieder mit ihren persönlichen Daten in einer Excel Liste, Access Datenbank, externen Anwendung...Art. 6 (1) b - Vertrag Bei einem Onlineportal ist eine Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister nötig.
TerminanmeldungAnmeldung einzelner Mitglieder für vereinsinterne Veranstaltungen. Eigenständige Anmeldung der Teilnehmer per Telefon / Mail über ein Onlineportal. Art. 6 (1) b - Vertrag
JubiläumEhrung langjähriger Mitglieder nach 10, 20, .... jähriger Mitgliedschaft oder bei runden Geburtstagen. Auswertung der Jubiläen jährlich in Excel Tabellen. Art. 6 (1) f - Berechtigtes Interesse
Übermittlung der Mitgliedsdaten an den übergeordneten VerbandMeldung der persönlichen Daten der Mitglieder beim Eintritt in den Verein an den übergeordneten Verein. Art. 6 (1) f - VertragJe nachdem, wenn der Verein einem übergeordneten Verband angehört und die Mitglieder dort gemeldet werden müssen, muss das auch Teil des Mitgliedsvertrags sein. Damit ist sichergestellt, dass ein Mitglied dagegen nicht im einzelnen widersprechen kann, falls der Verein zur Meldung verpflichtet ist.

 

Wie füllt man ein komplettes Verfahrensverzeichnis aus?

Da es trotzdem viele Fragen und Fragezeichen gibt, wie nun ein solches Verfahrensverzeichnis ausgefüllt wird, helfe ich hier gerne. Ich biete regelmäßig kostenlose Webinare an, in denen ich an mehreren Beispielen zeige, wie man vorgeht, ein Verfahrensverzeichnis auszufüllen. Hier finden Sie die nächsten Webinar-Termine.

Eine bereits ausgefüllte Verfahrensübersicht als Excel-Datei mit 25+ Verfahren gibt es in meinem Onlinekurs.

 

Vorschläge zur Erweiterung erwünscht

Ich hab diese Liste mal begonnen, um möchte sie gerne mit weiterem Input von Ihnen ergänzen. Welche Verfahren haben Sie und wissen nicht recht, wie Sie diese formulieren sollen? Gerne ergänze ich die Punkte in dieser Übersicht.

 

 

 

Bildquelle: @pixabay

Regina Stoiber

Seit über 10 Jahren bin ich nun im Bereich Informationssicherheit und Datenschutz tätig. Mit Begeisterung für das Thema bin ich seit einigen Jahren nun selbständig. Ich unterstütze Sie, beim Schützen Ihrer Daten. Praxisorientiert, strukturiert und persönlich.

43 Comments on “Vorschläge für ein Verfahrensverzeichnis DSGVO
  • Katharina Kolata says:

    Das ist ausgesprochen hilfreich. Danke. Ist so ein Verfahrensverzeichnis auch für Privatpersonen Pflicht?

    Antworten
  • Fiona Amann says:

    Hallo und herzlichen Dank für die tolle und vor allem verständliche Erklärung. Jetzt sehe ich schon viel klarer. Bleibt nur die Frage, was in das Verzeichnis gehört, wenn ich mehrere Online-Standbeine habe? In meinem Fall Freelance-Texterin + Blumenfotografin mit Shop + Produktfotografin + Bloggerin fürs Marketing?

    Antworten
    • Regina Stoiber says:

      Hallo Fiona,

      sind die verschiedenen Standbeine ein Rechtsform für das Unternehmen oder betreibst du verschiedene Rechtsformen? Wenn es alles in einer Rechtsform passiert, dann gehört alles in ein Verfahrensverzeichnis.
      Sind es mehrere verschiedene Unternehmen, dann würde ich zwar auch ein Excel Dokument führen – also so mache ich es – und eine zusätzliche Spalte einfügen. In dieser Spalte kann man dann angeben, für welche Rechtsform bzw. welches Unternehmen das Verfahren gültig ist. Es wird ja ein paar übergreifende Verfahren geben, die für alle gültig sind (z.B. E-mail Kommunikation ). So braucht man es nur einmal zu schreiben und hat es für alle Unternehmen. Bei Bedarf kann man in Excel dann nach dem Unternehmen filtern, für das man die ganzen Verfahren haben möchte.

      Ich hoffe, das hilft dir weiter. LG Regina

      Antworten
  • Roswitha Uhde says:

    Wow! Das sind ja großartige Beispiele. Die sind eine super Ergänzung zu deinem großartigen Kurs, liebe Regina. Vielen Dank dafür.
    Liebe Grüße aus Berlin
    Roswitha

    Antworten
  • Fee ist mein Name says:

    Hallo und herzlichen Dank für die vielen nützlichen Informationen,w wirklich sehr hilfreich :)! Eine Frage habe ich: Wie sieht es mit Security-Plugins aus, die IP-Adressen nutzen? Eigentlich müssten die doch sowohl in das Verfahrensverzeichnis als auch in die Datenschutzerklärung, oder?! Danke und viele Grüße, Fee

    Antworten
    • Regina Stoiber says:

      Liebe Fee,
      lieben Dank für die netten Worte.
      Ja, die Plugins sollten auf jeden Fall in die Datenschutzerklärung. Im Verfahrensverzeichnis würde ich die ganzen „Standardplugins“ in ein Verfahren packen.

      LG Regina

      Antworten
  • Patrick says:

    Hallo Regina,
    vielen lieben Dank für die wertvolle Hilfe. Das macht mich sehr dankbar.
    Liebe Grüße aus Köln,
    Patrick

    Antworten
  • Fee ist mein Name says:

    Dankeschön. Genauso habe ich es jetzt auch gemacht :)!

    Antworten
  • Yvonne says:

    Danke für diesen Überblick, das hilft sehr!

    Antworten
  • Daniel says:

    Hallo Regina,

    bei der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses ist noch eine spezielle Frage aufgekommen: wäre der Versand von großen Datenmengen (z.B. Grafikdateien) an einen Kunden über einen Online-Anbieter wie wetransfer DSGVO-konform?
    Man lädt dort eine Datei hoch und gibt neben der Absender-Email-Adresse die Email-Adresse des Empfängers an. Dieser bekommt dann eine automatische Benachrichtigung, dass ein Download bereitsteht und kann diesen per Link in der versendeten Email herunterladen, wodurch der Absender wiederum eine Downloadbestätigung erhält. Durch die Eingabe der Empfänger-Email-Adresse werden ja personenbezogene Daten weitergegeben. Ich vermute, es müsste bei Nutzung von wetransfer dann ebenfalls ein AV-Vertrag geschlossen werden? Bei wetransfer konnte ich dazu nichts finden.

    Es gibt dort jedoch auch die Möglichkeit, keine Empfängeradresse anzugeben, sondern nach Dateiupload nur einen Downloadlink zu generieren. Diesen kann man kopieren und in einer „eigenen“ E-mail an den Kunden senden. Wie verhält es sich dann?

    Würde mich freuen, wenn du dazu einen Tipp geben könntest.

    Viele Grüße
    Daniel

    Antworten
    • Regina Stoiber says:

      Hallo Daniel,
      vielen Dank für deine interessante Frage. Im ersten Moment dachte ich gar nicht an die E-mail Adresse bei Wetransfer. Da hast du recht. Um dem ganzen aus dem Weg zu gehen, würde ich auf jeden Fall die Option wählen, mit dem Link in der eigenen E-mail. Wenn Wetransfer diesen Service bietet, wäre das nach DSGVO die stressfreiste Lösung und auch relativ einfach zu realisieren.
      Die Übergabe der E-mail zieht natürlich wieder die ganzen Datenschutz-Punkte mit sich mit, deswegen, wenn weglassen möglich ist, dann würde ich es so realisieren.

      Viele Grüße
      Regina

      Antworten
  • Daniel says:

    Liebe Regina,
    vielen Dank für deine Einschätzung.

    Antworten
  • Jesta says:

    Bitte um Erweiterung für Podcaster…

    Antworten
  • Datenschutz, Blog abonnieren | Nähkäschtle says:

    […] auf den Seiten des Bayrischen Landesamtes für Datenschutz und hier habe ich – dank der guten Erklärungen von Regina Stoiber, deren Ausführungen ich sehr lesenswert finde, dann für mich die Entscheidung […]

    Antworten
  • Claudia says:

    Vielen Dank für die tollen Beispiele und Vorlagen. Diese sind wirklich sehr praxisnah und hilfreich. Ich habe eine grundsätzliche Frage zur DSGVO: Es geht ja in erster Linie um den Schutz personenbezogener Daten. Wie deckt man aber die firmenbezogenen Daten ab? Ich arbeite als Beraterin im QM und sehe dort sehr viele auch vertrauliche Dokumente, z. T. erhalte ich diese auch zur Bearbeitung. Decke ich das dann auch unter „Beratungsleistung“ im Verfahrensverzeichnis ab? Vielen Dank für eine kurze Rückmeldung!

    Antworten
    • Regina Stoiber says:

      Alle nicht personenbezogenen, aber schätzenswerten Daten deckt die DSGVO und der Datenschutz allgemein nicht ab. Das fällt dann unter das Thema Informationssicherheit. Hier gibt’s dann z.B. Vorgaben laut IT-Grunschutz vom BSI oder die ISO 27001 als ISO Standard und noch weitere ….

      Antworten
  • Claudia says:

    Vielen Dank für die schnelle Rückmeldung!

    Antworten
  • Julia says:

    Liebe Regina,

    vielen herzlichen Dank für Deine Hilfe und tolle Vorlagen! Eine kurze Frage: was ist mit der Kundenaquise (telefonisch und per Mail), gehört sie unter der Kundenverwaltung oder ist ein eigenständiges Verfahren?

    Antworten
    • Regina Stoiber says:

      Liebe Julia,
      danke, das freut mich, wenn sie hilfreich sind die ganzen Vorlagen.
      Da gibt es keine Vorgaben, wenn es für dich Sinn macht (vom Ablauf und den Daten, die verarbeitet werden), beides zusammen zu packen, dann ist das total ok. Wenn du in beiden Verfahren aber unterschiedliche Daten verarbeitest, dann würde ich es auf jeden Fall trennen.
      Da gibt’s kein falsch und richtig 🙂

      LG

      Antworten
  • Marion Geier says:

    Hallo liebe Regina,

    vielen Dank für viele tolle hilfreiche Artikel.

    Ich bin mir nicht ganz sicher, ob ich alles richtig verstanden habe.
    Ich habe einen kleinen Buchblog und hoste über Strato, mein Email Postfach läuft über Webmail von Strato, AVV ist vorhanden. Am Blog gibt es nur eine Kommentarfunktion, keinen Newsletter oder Kontaktformular, man kann auch keine Kommentare abonnieren!
    Jetzt wurde mir gesagt, da ich nur eine reine Kommentarfunktion biete ohne Abos, müsste ich kein Verzeichnis erstellen.

    Ich verstehe es allerdings so: ein Verzeichnis gilt auch für mich. Dort muss ich eben diese Kommentarfunktion erwähnen mit Strato als Verarbeiter, genauso wie mein Email-Postfach (da ja Kontaktaufnahme über das Impressum möglich ist), und ich müsste einige Plugins erwähnen und beschreiben, wie zb Count per day oder Shariff usw. Verstehe ich das richtig?

    Ich wurde nämlich etwas irritiert, als mir jemand sagte, ich müsse noch angeben, wie die Daten auf meinem Rechner gespeichert werden, und geschützt werden, Firewall, was mit Back-ups ist usw. Aber das trifft doch auf mich gar nicht zu, weil ich doch solche Daten auf meinem Rechner in meinem Fall gar nicht speichere, oder verstehe ich da was falsch?
    Das läuft doch bei mir nur über Strato, oder?

    Vielen Dank schon mal, ich hoffe so sehr, du kannst etwas Licht in mein Dunkel bringen. 😀

    Liebe Grüße, Marion

    Antworten
    • Regina Stoiber says:

      Liebe Marion,
      genau, ein Verfahrensverzeichnis brauchst du auf jeden Fall.
      Die Sicherheit der Daten musst du kurz erläutern, wie sie bei dir umgesetzt ist. Du wirst wahrscheinlich deine E-mails herunterladen auf deinen Rechner, oder? Hast du Username und PW für deinen Rechner? Oder eine verschlüsselte Festplatte, oder oder oder? Das musst du kurz (in Stichpunkten) angeben.

      LG Regina

      Antworten
  • Silke says:

    Hallo Regina,
    auch von meiner Seite herzlichen Dank für die tolle Vorlage! Ich habe überlegt, ob auch die Übergabe von Rechnungen (per E-Mail oder die ausgedruckten Unterlagen) an den Steuerberater zur Erstellung diverser Erklärungen im Verzeichnis aufgeführt werden muss.

    Viele Grüße Silke

    Antworten
  • Marion Geier says:

    Liebe Regina,
    vielen Dank für deine Antwort. Ich habe mir auch mal ein YouTube Video von dir angesehen und bin schon viel entspannter, so viel dazu. Vielen Dank für die ganze Unterstützung!

    Zu meinen Emails: Ich lade bei mir nicht auf den Rechner, ich logge mich jedes Mal nur auf meinem Strato Account ein und gehe dort weiter zu Strato Webmail, dort logge ich mich erneut ein. Ich rufe meine Emails nur so ab, aber ich bekomme eh vlt. nur eine Email im halben Jahr. 🙂

    Wenn ich das richtig verstanden habe, muss ich in meinem Fall hier angeben, dass ich meine Emails über Webmail Strato verwalte und diese dort passwortgeschützt sind?

    Und ich hätte noch eine andere klitzekleine Frage: ich habe meine Schrift von Google Fonts in meine Strato Datenbank geladen via FTP und Code. Ich habe geprüft, dass die Lizenz frei ist. Muss ich das in meine DSE schreiben, dass ich das gemacht habe?

    Vielen lieben Dank noch mal.

    LG Marion

    Antworten
  • Regina Stoiber says:

    Liebe Marion,
    freut mich, wenn dir meine Unterstützung hilft.

    Genau, du musst dann nur angeben, dass deine Mails und dein Mail Account Passwort geschützt ist. Dass du dich z.B. über eine sichere HTTPS Verbindung einloggst, könntest du auch noch angeben.

    die Schrift, wenn du sie heruntergeladen hast, musst du nicht mehr in der DSE angeben.

    LG Regina

    Antworten
  • Marion Geier says:

    Liebe Regina,

    vielen lieben Dank, wir können echt froh sein, dass es Menschen wie dich gibt, die anderen helfen!

    LG Marion

    Antworten
  • Chris says:

    Hallo Regina,

    vielen Dank für die guten Artikel und Vorlagen – ich habe lange gesucht und finde deine Erklärungen sehr gut und verständlich. LG

    Antworten
  • Silke says:

    Hallo Regina,

    könntest du den Link zum You-Tube-Video von dem Marion spricht, bitte nochmal nennen.

    Danke und Grüße Silke

    Antworten
  • Julia says:

    Hallo Regina,

    noch eine kurze Sache: muss ich die Font Awesome im Verzeichnis erwähnen? Gesondert wahrscheinlich, nicht? Was wäre da zu den Löschfristen anzugeben?

    Antworten
  • Sabine O. says:

    Zum Thema wetransfer: Mit denen kann man mittlerweile einen AVV abschließen. Hier ist der Link: https://na3.docusign.net/Member/PowerFormSigning.aspx?PowerFormId=6ecbac28-c955-4419-8ed4-a5147655437b

    Antworten
  • Julia says:

    Ja, wie Google Fonts, das sind die Icons. Bei mir sind sie leider im Theme integriert und man kriegt sie nicht raus. Ich habe zwar den Hinweis in der DSE, aber ganz beruhigt bin ich dabei nicht.

    Antworten
  • Dom says:

    Hallo Frau Stoiber,

    in meinem Unternehmen setzen wir verschiedene Software-Fachanwendungen ein. Darunter Fachanwendungen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Für all diese Fachanwendungen muss ein Verfahrensverzeichnis existieren richtig? Wie verhält es sich aber bei Fachanwendungen, in denen „nur“ der Erfasser/Bearbeiter (Benutzername)eines Datensatzes oder die im Programm hinterlegten Benutzer (Mitarbeiter der Firma) hinterlegt sind. Dabei handelt es sich ja um Mitarbeiterdaten. Muss für diese Anwendungen auch ein Verfahrensverzeichnis erstellt werden?

    Antworten
    • Regina Stoiber says:

      Sie schreiben „…muss ein Verfahrensverzeichnis für all die Fachanwendungen“ existieren. Evtl. ist es nur etwas anders von Ihnen formuliert, aber noch mal der Vollständigkeit halber. Sie haben für Ihr Unternehmen EIN Verfahrensverzeichnis und darin verschiedene Verfahren beschrieben. Also, Sie brauchen kein eigenes Verfahrensverzeichnis pro Fachanwendung.
      Jede Fachanwendung, welche personenbezogene Daten verarbeitet ist mit mindestens einem Eintrag in Ihrem Verfahrensverzeichnis eingetragen. Ich schreibe mit mind. einem Verfahren, da es ja sein kann, dass Ihre Anwendungen so umfangreich sind, dass sie mehrere Verfahren abdecken.
      Für Anwendungen, die lediglich Username und Passwort benötigen, würde ich ein Verfahren beschreiben, z.B. „Personenbezogene Anmeldung für Softwareanwendungen“, dann beschreiben Sie, wie Sie die Daten speichern. Sie können ja noch die Anwendungen im Feld „Verfahrens Beschreibung / Zweck“ nennen, die nur personenbezogene Anmeldedaten haben und sonst nichts.

      Antworten
  • Birgit Schultz says:

    Hallo Regina,
    diese Übersicht ist der Hammer und wirklich sehr hilfreich für juristische Laien. Herzlichen Dank dafür.

    Zum Thema „Veröffentlichung von persönlichen Informationen Dritter“ habe ich zwei Fragen:

    Meine Vorlage für die Verarbeitungen sieht eine Rubrik „Dokumentation, dass Einwilligung erteilt wurde“ vor. Hältst Du die für erforderlich oder ist das schon „Kür“?

    Wäre so ein Passus sinnvoll oder eher schädlich?

    „Für Blogartikel / Interviews vor dem 19. Mai 2018 gilt, dass das Einverständnis der betroffenen Personen mündlich auf den Veranstaltungen eingeholt und gegeben wurde. Auf Wunsch können Fotos mit den betroffenen Fotos jederzeit von mir gelöscht werden. Die Interviews wurden von den betroffenen Personen vor der Veröffentlichung gegengelesen und freigegeben. Davon existieren E-Mails als Nachweis.
    Ab dem 19. Mai 2018 werden mit den betroffenen Personen schriftliche Verträge geschlossen.“

    Herzlichen Dank und zauberhafte Grüße
    Birgit

    Antworten
    • Regina Stoiber says:

      Liebe Birgit,
      danke für das Kompliment.
      Ich sehe die Problematik mit dieser zusätzlichen Spalte „Einwilligung erteilt“, dass man in das allgemeine Verfahrensverzeichnis plötzlich Informationen auf Stammdaten Basis hast und ein relativ statisches Dokument bei jedem neuen Kunden aktualisieren muss. Ich würde diese Information eher im CRM Tool oder in der Kundenübersicht (wo immer die auch abgelegt ist), dokumentieren. Da ist es wohl einfacher zu verwalten.

      Punkt 2 hört sich gut an. Bei den mündlichen Einverständnissen kann im Extremfall Aussage gegen Aussage stehen, aber wenn die Inhalte dann gelöscht werden, ist das Risiko sicherlich überschaubar.

      LG Regina

      Antworten
  • DSGVO - Leitfaden zur Umsetzung für Blogger, Vereine und Freiberufler | Zeilenabstand.net - Blog für Kultur, Reisen und Webdesign says:

    […] Stoiber: Datenschutz Verfahrensverzeichnis mit Muster Regina Soiber: Vorschläge für ein Verfahrensverzeichnis DSGVO RA Stephan Hansen-Oest: Keine Zeit für ein Verarbeitungsverzeichnis nach DSGVO? Tipps für eine […]

    Antworten

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