Die LfD Niedersachsen hat in den vergangenen Monaten in 50 großen und mittelgroßen Unternehmen geprüft, wie umfassend diese die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) umgesetzt haben. Die Prüfung steht nun kurz vor dem Abschluss. Als Hilfestellung für alle interessierten Unternehmen veröffentlicht die LfD schon jetzt ihren detaillierten Bewertungskatalog.

Es handelt es sich hier um eine Zusammenfassung des relevanten Inhalts seitens der Datenbeschützerin. Hinweise oder Anmerkungen seitens der Datenbeschützerin bedeuten, dass diese Informationen nicht im Papier zu finden sind, sondern aus der Praxiserfahrung resultieren oder auf weitere Einträge verweisen. Der Fragenkatalog kann zur Selbsteinschätzung herangezogen werden.

Vorbereitung auf die DSGVO

Wie haben sich Unternehmen auf die DSGVO vorbereitet? Ziel dieser Frage ist es, sich einen Überblick über die Herangehensweisen und die Selbsteinschätzung zu erhalten. 

Anmerkung der Datenbeschützerin

Es kann hilfreich sein, sich alle eingesetzten Programme und Softwaren (Client- und serverbasiert) anzusehen und zu prüfen, ob in diesen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Des Weiteren kann durch eine Besichtigung der Büros auch weitere Aufschlüsse über die verarbeiteten Daten führen. 

Verfahrensverzeichnis

Das Herzstück des Datenschutzmanagements. 

Zentrale Frage ist, wie sichergestellt wird, dass alle Geschäftsabläufe mit personenbezogenen Daten erfasst wurden und ob das Verfahrensverzeichnis die Kriterien nach Art. 30 DSGVO erfüllen. 

• Ist aus der Verfahrensübersicht erkennbar, dass die Standardverfahren zur z.B. Bürokommunikation, Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Bewerbermanagement, Homepage und Kundenverwaltung dokumentiert sind? 
• Wird deutlich, dass das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) regelmäßig überprüft und soweit erforderlich aktualisiert wird? 

Anmerkung der Datenbeschützerin

Bei der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses kann oder ist auf die Mitwirkung der Mitarbeiter zurück zu greifen, da diese im täglichen Arbeitsalltag die Verfahren beschreiben können. 

Zulässigkeit der Verarbeitung

Jede Verarbeitungstätigkeit ist auf eine Rechtsgrundlage zu stützen. Das LfD Niedersachen möchten wissen, auf welcher Rechtsgrundlage die personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Die Behörde fragt die Voraussetzungen des Art. 6, 7 und 8 DSGVO ab. 

Anmerkung der Datenbeschützerin

Es bietet sich an, die Rechtsgrundlagen im Verfahrensverzeichnis direkt zu den jeweiligen Verfahren zu notieren.

Betroffenenrechte

Wie wird die Einhaltung der Betroffenenrechte sichergestellt? Eine Skizzierung der Prozesse ist beizufügen. 

Informationspflicht (Art. 12 ff. DSGVO)

• Werden die Informationen leicht zugänglich zur Verfügung gestellt (z.B. Aushang, Flyer, EMail, Brief …)? 
• Informiert das Muster über die Zwecke der Verarbeitung und nennt die Rechtsgrundlagen? 
• Wird das berechtigte Interesse beschrieben, sofern eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f. DS-GVO erfolgt? 
• Wird bei Erhebung der Daten über die Speicherdauer informiert? 
• Gibt es eine Datenschutzerklärung auf der Website? 
• Ist die Datenschutzerklärung leicht zu finden?

Auskunftsrecht (Art.15 DSGVO)

• Ist der Umgang mit dem Auskunftsrecht plausibel und logisch nachvollziehbar und auf das Unternehmen bezogen beschrieben worden (z.B. in einem internen, konkret auf das Unternehmen bezogenen Handlungsleitfaden)? 
• Wird beschrieben, dass die Identität der natürlichen Person als betroffene Person überprüft wird? 
• Wird aus dem beschriebenen Prozess deutlich, dass die Auskunft unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags erteilt wird? 
• Kann der Prozessbeschreibung entnommen werden, dass durch den Verantwortlichen voraussichtlich vollständige Auskünfte erteilt werden (z.B. durch Beschreibung der eingebundenen Unternehmensbereiche, Hinweis auf Nutzung einer Softwareanwendung)? 
• Ist aus den Unterlagen erkennbar, dass der Verantwortliche auf Antrag eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellt? 

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Wird aus dem beschriebenen Prozess deutlich, dass die betroffene Person in Bezug auf die ergriffenen Maßnahmen (Berichtigung) unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags informiert wird? 
• Ist den Unterlagen zu entnehmen, dass der Verantwortliche, soweit er die Daten anderen Empfänger offengelegt hat, allen Empfängern jede Berichtigung mitteilt? 

Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Wird beschrieben, unter welchen Voraussetzungen Daten gelöscht werden? 
• Hinweis: Es bedarf in folgenden Fällen einer Datenlöschung:  
• wenn die Speicherung der Daten nicht mehr erforderlich ist  
• bei Widerruf der Einwilligung, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung einschlägig ist  
• bei Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO und Nichtvorlage vorrangiger berechtigter Gründe oder 
• bei Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO (Werbewiderspruch)  
• bei unrechtmäßiger Verarbeitung (Verarbeitung der Daten ohne Rechtsgrundlage)  
• soweit die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Ist der Umgang mit dem Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nachvollziehbar und auf das Unternehmen bezogen beschrieben worden (z.B. in einem internen, konkret auf das Unternehmen bezogenen Handlungsleitfaden)? 
• Hinweis: In folgenden Fällen hat eine Einschränkung der Verarbeitung zu erfolgen:  
• wenn die Richtigkeit der verarbeiteten Daten strittig ist, solange die Richtigkeit der Daten überprüft wird  
• bei unrechtmäßiger Verarbeitung, soweit die betroffene Person eine Löschung ablehnt und eine Einschränkung der Verarbeitung verlangt
• soweit der Verantwortliche die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt  
• bei Widerspruch der betroffenen Person gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO, bis feststeht, ob die berechtigten Gründe der betroffenen Person oder des Verantwortlichen überwiegen 
• Ist beschrieben, dass die betroffene Person sowohl über die Einschränkung als auch vor deren Aufhebung über die Aufhebung unterrichtet wird? 

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Ist der Umgang mit dem Recht auf Datenübertragbarkeit nachvollziehbar und auf das Unternehmen bezogen beschrieben worden (z.B. in einem internen, konkret auf das Unternehmen bezogenen Handlungsleitfaden)?
• Wird aus dem beschriebenen Prozess deutlich, dass der betroffenen Person die Daten unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung gestellt werden? 

Technischer Datenschutz

Die Fragen stützen sich auf Art. 25 und 32 DSGVO. 

• Wie wird sichergestellt, dass die TOMs bzw. die Dienstleister ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten?
• Wie wird sichergestellt, dass die TOMs an den jeweiligen Stand der Technik angepasst werden? 
• Wie wird sichergestellt, dass ein dokumentiertes Rollen- und Berechtigungskonzept für die IT-Anwendungen vorliegt?
• Wie wird sichergestellt, dass bei Änderungen / Neuentwicklungen von Produkten/Dienstleistung die DSGVO-Anforderungen berücksichtigt werden? 

Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA)

• Wie wird sichergestellt, dass ein hohes Risiko für die Betroffenen besteht und eine DSFA durchgeführt wird?
• Gibt es ein Verfahren, dass einer DSFA bedarf? Wenn ja, ist ein Dokument der Prüfung beizulegen. 

Anmerkung der Datenbeschützerin

Wie eine DSFA erstellt werden kann, kann im dazugehörigen Blogbeitrag nachgelesen werden. 

Auftragsverarbeitung 

Die Prüfungsfragen richten sich nach Art. 28 DSGVO

• Wurden die bestehenden Verträge mit den Auftragsverarbeitern an die DSGVO angepasst? 
• Enthalten die Verträge die rechtlichen Anforderungen nach Art. 28 DSGVO?

Datenschutzbeauftragter (DSB)

• Wie ist der DSB in die Organisation eingebunden?
• Welche Fachkunde besitzt er? 
• Lässt sich aus den Unterlagen die aktuelle und ausreichende Fachkunde der/des DSB entnehmen? 

Meldepflichten

• Wie wurde der Prozess zur Meldung von Datenschutzverstößen nachvollziehbar dargestellt? 
• Wird die 72 Stunden-Frist berücksichtigt? 
• Ist erkennbar, dass die Datenschutzverstöße dokumentiert werden? 

Dokumentation

• Wie können alle Pflichten nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachwiesen werden? 
• Sind sämtliche Dokumente für die Pflichten angelegt? 

Anmerkung der Datenbeschützerin

Mit Hilfe des Fragenbogens kann sich der Verantwortliche / Auftragsverarbeiter / Datenschutzbeauftragter einen Überblick über den aktuellen Stand des Datenschutzmanagements verschaffen. 

Bei Fragen, die noch nicht beantwortet werden können, ist ggf. zu ergründen, weshalb das Themengebiet noch nicht erfasst wurde. 

Weiterhin hat die DSK ein Kurz-Papier zur Umsetzung der DSGVO in Unternehmen veröffentlicht (Link folgt).

Kriterienkatalog zur Querschnittsprüfung in der Wirtschaft

Quelle

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen: https://lfd.niedersachsen.de/startseite/datenschutzreform/ds_gvo/kriterien-querschnittspruefung-179455.html