Kategorie: Datenschutz

Wann handelt es sich um einen Auftragsverarbeiter?

[Update am 01.06.2018 – Aufgrund ständig neuer Veröffentlichungen und Stellungnahmen, wurde dieser Artikel nun noch mal angepasst!]

[Update am 13.10.2020 – Der Artikel wurde aktualisiert auf Basis der Leitlinie der EDSA mit der Abgrenzung der Begriffe „Verantwortlicher“ und „Auftragsverarbeiter“ !]

Ist Ihr Dienstleister tatsächlich ein Auftragsverarbeiter im Sinne der EU Datenschutzgrundverordnung? Sehr schnell tendiert man dazu, jedem den Titel Auftragsverarbeiter anzuhängen, der auch nur annähernd in die Nähe von personenbezogenen Daten kommt.

Es gibt viele Diskussionen zum Thema. Ist zum Beispiel Google schon ein Auftragsverarbeiter, wenn dort die IP-Adresse erfasst wird? Um die Frage fachlich fundiert zu beantworten, bin ich auf eine sehr gute Dokumentation der Bitkom gestoßen. Es wird dort auf 43 Seiten sehr detailliert über die Auftragsverarbeiter bzw. Auftragsdatenverarbeiter (wie sie vorher hießen) informiert.

Neben dem sehr wertvollen Papier der Bitkom gehe ich noch auf die Stellungnahme der Datenschutzkonferenz ein, die auch eine Aussage über die Auftragsverarbeitung getroffen haben. Ergänzt wird der Artikel im Oktober 2020 durch eine Leitlinie der EDSA zur Abgrenzung von Begrifflichkeiten.

Auf den Punkt gebracht: Auftragsverarbeiter und gemeinsame Verantwortliche im Datenschutz

Auf den Punkt gebracht: Führerschein- und Ausweiskopien nach der DSGVO
  • Wenn es sich um keinen Auftragsverarbeiter handelt, kann es sich um eine gemeinsame Verantwortlichkeit oder um fremde Fachleistungen handeln
  • Ein Auftragsverarbeiter bestimmt nicht den Zweck und die Mittel der Datenverarbeitung
  • Bei der gemeinsamen Verantwortlichkeit entscheiden beide Parteien über den Zweck und die Mittel der Datenverarbeitung

Begriffsdefinition Auftragsverarbeiter und gemeinsame Verantwortliche

Wer ist überhaupt Verantwortlicher?

Wer für die Daten verantwortlich ist, ergibt sich aus Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Des Weiteren ist der Art. 5 DSGVO ebenfalls zu berücksichtigen.

Grundsätzlich ist Verantwortlicher derjenige, der über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet und diese delegiert.

Was bedeutet „Zweck“?

Der Zweck der Verarbeitung ist das „Warum“. Warum benötige ich die Daten für die Verarbeitungstätigkeit? Der Zweck wird im Verfahrensverzeichnis beschrieben und definiert.

Was bedeutet Mittel?

Das Mittel zeigt an, „wie“ die Verarbeitung durchgeführt wird. Als Beispiel können hier Programme, Softwaren oder Applikationen genannt werden.

Was sind die Alternativen zur Auftragsverarbeitung?

Wie schon oben erwähnt, ist es nicht immer eine Auftragsverarbeitung, wenn Daten nicht allein von der verantwortlichen Stelle verarbeitet werden. Es gibt hier drei Möglichkeiten:

  • Auftragsverarbeiter
  • Inanspruchnahme fremder Fachleistungen
  • Joint Controllership (Gemeinsame Verantwortliche)

Jede dieser Optionen hat rechtlich andere Parameter, die berücksichtigt werden müssen.

Diese Fälle richtig auseinander zu halten, ist die Kunst. Ich finde es auch nicht ganz trivial, aber mit den Hinweisen der Bitkom und der DSK ist es etwas einfacher.

Allerdings muss man erwähnen, dass im Leitfaden der Bitkom noch die Funktionsübertragung erwähnt wird, dich ich vorher in diesem Artikel auch mehr heraus gehoben habe. Nach der DSGVO gibt es diese nun nicht mehr. Momentan sieht es auch nicht danach aus, als würden sich Empfehlungen wieder in diese Richtung anlehnen.

Übermittlung (Funktionsübertragung) aus dem „alten“ BDSG

  • Die Datenverarbeitung personenbezogener Daten spielt eine untergeordnete Rolle
  • Der Auftragnehmer hat nur eine unterstützende Funktion, indem er dem Auftraggeber in einer oder mehreren Phasen der Verarbeitung unterstütz.
  • Der Dienstleister ist quasi der „verlängerte Arm“ des Auftraggebers.
  • Es wird keine Aufgabe in ihrer Vollständigkeit, sondern lediglich ihre technische Ausführung übertragen.

Beispiele für Funktionsübertragung – ALT

  • Ausgelagerte Finanzbuchhaltung
  • Gehaltsabrechnung durch den Steuerberater

Ich empfehle daher, sich nicht mehr auf die Funktionsübertragung zu berufen – was es im allgemeinen aber auch einfacher macht, wie ich finde. Dann hat man noch die Optionen:

  • Auftragsverarbeiter
  • kein Auftragsverarbeiter
    • Fremde Fachleistungen
  • oder Gemeinsame Verantwortliche

Auftragsverarbeitung

Wenn Sie einen Auftragsverarbeiter beauftragen legen Sie die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung fest. Sie sind verantwortlich für die Daten dem Betroffenen gegenüber.

Auch der Auftragsverarbeiter hat eine Unterstützungsfunktion, wenn der Verantwortliche seinen Verpflichtungen nicht alleine nachkommen kann oder will. Der Auftragsverarbeiter muss dann dem Verantwortlichen bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche des Betroffenen unterstützen.

Es deutet auf eine Auftragsverarbeitung hin, wenn der Auftragnehmer:

  • keine Entscheidungsbefugnis über die Daten hat
  • keinen eigenen Geschäftszweck verfolgt bezüglich der personenbezogenen Daten
  • einem Nutzungsverbot der zu verarbeitenden Daten unterliegt
  • in keiner vertraglichen Beziehung zu den Betroffenen steht, die er verarbeitet
  • und nach außen hin der Auftraggeber für die Datenverarbeitung verantwortlich ist

Ergänzen muss man aber noch, dass zwar der Auftraggeber die Zwecke und Mittel der Verarbeitung festlegt, dies aber nicht bedeutet, dass auch jede technische Schutzmaßnahme durch den Auftraggeber entschieden werden muss. Hier hat der Auftragnehmer durchaus das Recht, eigene Entscheidungen zu treffen.

Beispiele für die Auftragsverarbeitung

  • Outsourcing eines Rechenzentrums
  • Externe Datenhaltung
  • Cloud Systeme  zur Personal- und Kundenverwaltung
  • externe Druckdienstleister
  • Aktenvernichtung, Vernichtung von Datenträgern
  • Marketingagenturen, die auch die Auswertung der Webseitenanalyse durchführen

Wann ist ein Dienstleister kein Auftragsverarbeiter

Laut Bitkom bezog sich die Grenze vor allem bei den IT-Dienstleistern darauf, dass ein Dienstleister, der nur Support Tätigkeit übernimmt und keine aktive Verarbeitung der Daten dabei übernimmt, kein Auftragsverarbeiter ist. Nach der Stellungnahme der DSK wird das nun etwas globaler gesehen.

Kein Auftragsverarbeiter ist daher ein Dienstleister, der z.B. die Wartung an der Stromzufuhr und an der Kühlung übernimmt. Jeglicher IT-Dienstleister, der sich z.B. auf den Rechner per Fernwartung aufschalten kann und dabei Zugriff auf personenbezogene Daten HABEN KÖNNTE, ist demnach ein Auftragsverarbeiter.

Die Beispiele der BitKom, wer kein Auftragsverarbeiter ist, sind nun noch ergänzt mit dem Einfluss des DSK Papiers:

  • Installation und Wartung von Netzwerken, Hardware
    • Telefonanlage, nur solange ein eventueller Zugriff auf personenbezogene Daten ausgeschlossen wird (was eigentlich ja nicht möglich ist)
  • Pflege von Software – wäre nach Stellungnahme der DSK nun immer ein Auftragsverarbeiter
  • Programmentwicklung und -tests von Programmen, die keine personenbezogenen Daten verarbeiten, sei es durch Userkennungen, Protokolle oder durch den originären Zweck des Programms
  • Ein Taxiunternehmen bietet eine Buchungsplattform für die Fahrten an. Die Kerntätigkeit des Taxiunternehmens besteht jedoch in der Beförderung der Fahrgäste. Die Buchungsplattform dient nur als Mittel zum Zweck.

Zudem handelt es sich nicht um einen Auftragsverarbeiter, wenn

  • die Dienstleistung in Gesetzen geregelt ist (Postdienstleistungen – siehe auch weiter unten….)
  • bei E-mail Providern, die nur die E-mail Übermittlung sicherstellen und keine weiteren Funktionen anbieten
  • ausgelagerte Tätigkeiten, deren Kernaufgabe nicht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten darstellt, trotzdem aber der Umgang mit personenbezogenen Daten nötig ist (Wachdienst, Reinigungsdienstleistung…)

Kerntätigkeit im Sinne der Datenverarbeitung

Die EDSA zieht zur Abgrenzung auch die Argumentation über die Kerntätigkeit heran. Einige Aufsichtsbehörden folgten dieser Annahme bisher nicht.

Das BayLDA lies diese Argumentation bereits im Jahr 2018, kurz nach Inkrafttreten der DSGVO, in ihrem FAQ zu.

Fremde Fachleistungen

Hier spricht sich nun die Datenschutzkonferenz aus, dass die fremden Fachleistungen sich folgendermaßen auszeichnen:

  • für die Verarbeitung und die Übermittlung gibt es einen eigenen Verantwortlichen
  • für die Verarbeitung muss eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegen

[Update am 05.08.2018]

Es muss doch immer eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 vorliegen, oder?
Beim Auftragsverarbeiter aber nur INDIREKT. Der Verantwortliche muss eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO haben. Der Auftragsverarbeiter hat diese in der Regel nicht. Liest man sich nämlich den Gesetzestext in Art. 6 genau durch, dann heißt es, es muss z.B. bei Art. 6 (1) lit. b ein Vertrag zwischen dem Betroffenen und dem Verantwortlichen existieren. Das heißt aber auch, dass diese Rechtsgrundlage für den Auftragsverarbeiter nicht gilt, da er ja nicht der Verantwortliche ist, sondern „nur“ der Dienstleister. Es gibt also keine Rechtsgrundlage beim Auftragsverarbeiter. Diese braucht er dementsprechend auch nicht dokumentieren (es ist nämlich keine Pflichtanforderung in Verfahrensverzeichnis!).
Aber zurück zu den fremden Fachleistungen. Wenn beim Dienstleister, der als „fremde Fachleistung“ gilt, eine Rechtsgrundlage vorliegen muss, sieht das ganz anders aus. Das heißt, es muss z.B. ein direkter Vertrag zwischen dem Betroffenen und dem Dienstleister existieren, was z.B. bei nachfolgenden Beispielen exakt der Fall ist.

Beispiele für fremde Fachleistungen

Die DSK kategorisiert in Ihrer Stellungnahme folgende Gruppen

  • Berufsgeheimnisträger (Steuerberater, Anwälte, externe Betriebsärzte, Wirtschaftsprüfer…)
  • Inkassobüros mit Forderungsübertragung
  • Bankinstitute für den Geldtransfer
  • Postdienst…

[Update am 02.02.2019]

Weitere Beispiele hat das Bayerische Landesamt für Datenschutz in einer Übersicht zusammen gestellt. Hier können Sie das Dokument einsehen.

Joint Controllership – Gemeinsame Verantwortliche

Die DSGVO ermöglicht neben der alleinigen Verantwortung für ein Verfahren ein arbeitsteiliges Zusammenwirken. Dabei können „zwei oder mehr Verantwortlich“ gemeinsam die Verantwortung für die Verarbeitung personenbezogener Daten übernehmen.

Damit haben also alle verantwortlichen Stellen die Entscheidung über Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Im Gegensatz zum Auftragsverarbeiter, bei dem keine Entscheidungsbefugnis über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung vorliegt.

Bei der Entscheidungsbefugnis geht es nicht um untergeordnete Entscheidungen, welche Verschlüsselung eingesetzt wird oder wie die Akten entsorgt werden. Die Schutzmöglichkeiten nach dem aktuellen Stand der Technik wählt natürlich der Auftragsverarbeiter frei. Die erwähnte Entscheidungsbefugnis bezieht sich auf die Zwecke und Mittel der Verarbeitung allgemein.

Interessant fand ich den Hinweis, dass maßgeblich ein faktisches Verhalten entscheidend ist, ob es sich um gemeinsame Verantwortliche handelt. Nicht der gemeinsame Wille regelt die Joint Controllership, sondern eben das Verhalten, also wie es tatsächlich gelebt wird.

Umsetzung der gemeinsamen Verantwortung

Es ist zwar kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig, trotzdem müssen ein paar Punkte dokumentiert werden.

  • Welcher der Partner hat welche Pflichten nach der DSGVO
  • Wer übernimmt die Wahrung welcher Betroffenenrechte
  • Welcher der Partner übernimmt die Informationspflicht

Beispiele für Joint Controllership

Die aktuellen Beispiele der DSK sind etwas anders als die der Bitkom. Hier also die aktuellen der DSK:

  • klinische Arzneimittelstudien bei mehreren Verantwortlichen, die eigene Entscheidungen treffen (in Teilbereichen)
  • mehrere Unternehmen eines Konzerns, die gemeinsam bestimmte Datenkategorien verwalten und für gleichlaufende Geschäftszwecke verarbeiten
  • Soziale Medien, wenn Sie als Unternehmer eine Unternehmens- oder Fanpage betreiben
  • Reisebüro
  • Forschungsprojekt Institute
  • Marketingveranstaltung mehrere Unternehmen
  • Klinische Studien
  • Headhunter (konkreter Einzelfall)

Keine gemeinsame Verantwortlichkeit

  • Übermittlung Lohndaten an Finanzverwaltung (gesetzlich geregelt)
  • Gemeinsame Nutzung einer Datenbank mit getrennten Bereichen – Mandantenfähigkeit / Berechtigungskonzepte etc.
  • Gemeinsame Infrastruktur (Rechenzentren etc.)
Wann handelt es sich um einen Auftragsverarbeiter?
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FAQs Auftragsverarbeitung

Muss der AV-Vertrag unterschrieben werden?

Nein. Eine Unterschrift ist nicht zwingend erforderlich. Es ist ausreichen, wenn der Auftraggeber und Auftragnehmer die Vereinbarung bekunden. Dies kann mündlich oder konkludent erfolgen.

Es wird jedoch zu Nachweiszwecken empfohlen, den Vertrag schriftlich und mit einer Unterschrift abzuschließen.

Wie detailliert müssen die technischen und organisatorischen Maßnahmen im AV-Anhang beschrieben werden?

Hier lässt der EDSA einen gewissen Spielraum offen.

In der Leitlinie heißt es frei übersetzt, dass in einigen Fällen der Auftraggeber eine detaillierte Beschreibung der TOMs verlangen kann.

Welche Fälle damit gemeint sind, ist vermutlich wieder Auslegungssache. Es wäre wünschenswert, wenn diese Fälle im offiziellen Papier beispielshaft beschrieben werden.

In allen anderen Fällen sind zumindest die Sicherheitsvorgaben nach Art. 32 DSGVO einzuhalten.

Beispiel:

Sofern sensible Daten (z.B. Gesundheitsdaten) seitens des Auftragnehmers verarbeitet werden, bietet es sich an ein ausführlicheres Sicherheitskonzept vorzulegen.

Bei Fällen, in denen nur „normale“ personenbezogene Daten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse etc.) verarbeitet werden, ist eine Anlehnung und Auflistung nach Art. 32 DSGVO ausreichend.

Bin ich dafür Verantwortlich, dass mein Auftragsverarbeiter einen AV mit seinem Subdienstleister hat?

Ja und nein. Sie mit müssen mit Ihrem Auftragsverarbeiter einen AV-Vertrag schließen. In diesem müssen Sie sicherstellen, dass der Umgang mit Subdienstleistern geregelt ist. Das heißt, die Anforderungen von Ihnen als Verantwortlicher müssen an den Unterlieferanten weiter gegeben werden.

Damit ist Ihr Auftragsverarbeiter verpflichtet, mit seinen Subdienstleistern einen AV-Vertrag zu schließen.

Sie müssen regelmäßig prüfen oder einen Nachweis haben, dass Ihr Auftragsverarbeiter diese Vorgaben auch einhält. Dies kann auf unterschiedlichen Wegen passieren. Sie auditieren den Auftragsverarbeiter vor Ort und lassen sich die AV-Verträge zeigen. In vielen Fällen wird dies eher unwahrscheinlich sein. Sie können auch Fragebögen ausgeben und diese beantworten lassen oder Sie lassen sich Prüfberichte oder Zertifikate vorlegen.

Beispiele: Wer ist Auftragsverarbeiter?

Hier handelt es sich nur um einen Auszug und ein paar Beispiele. Die Liste ist natürlich nicht vollständig.

Wenn Sie einen dieser Dienste als Privatperson nutzen, handelt es sich um KEINE Auftragsverarbeitung.

AnbieterAuftragsverarbeiterErläuterungLink
DropboxJaCloud
GMXNeinsofern nur E-Mail Service genutzt wird
GoogleJaGSuite und andere Cloud-Services
HetznerJaServer, Webhosting, Cloud..
IonosJaServer, Webhosting, Cloud..
JimdoJaOnline-CMS
LinkedinNeinEine Unternehmensseite ist keine Auftragsverarbeitung
LohnbüroJaWenn kein Steuerberater
NewsletterdienstleisterJa
SendinBlueJaNewsletterdienstleister
ReinigungsfirmaNein
StratoJaServer, Webhosting, Cloud..
wordpress.orgJaOnline CMS (nicht ein eigenes installiertes WordPress)

Bei welchen Dienstleistern sind Sie unsicher, ob es sich um einen Auftragsverarbeiter handelt?

Ich freue mich über Ihren Kommentar!

Quellen

Quelle: Bitkom

Datenschutzkonferenz unter diesem Link.

LfDI Baden-Württemberg: FAQ zur Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und des Konzepts der Auftragsverarbeitung

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5 Gründe, warum Sie die DSGVO gut meistern werden

5 Gründe, warum Sie die DSGVO gut meistern werdenJetzt muss ich mal eine Lanze brechen für alle, die sich so viele Gedanken um die bevorstehende DSGVO machen. In vielen digitalen Foren und bei Präsenzveranstaltungen führt das Thema Datenschutzgrundverordnung immer wieder zum selben Ergebnis. PANIK! Jeder Unternehmer, vom Solopreneur bis zum Großunternehmer, jeder IT- und HR-Verantwortliche stellt sich die Frage, ob er der neuen Datenschutzgrundverordnung am 25.5.2018 gewachsen ist.

Seit Monaten dreht sich mein Arbeitsalltag um kaum ein anderes Thema als die DSGVO. Ich bereite meine Kunden auf das neue Gesetz vor und helfe bei Online Unternehmern und in Foren mit Praxistipps rund um die DSGVO und das neue Bundesdatenschutzgesetz (welches übrigens mit dem ganzen DSGVO Hype meistens vergessen wird).

Was fällt mir dabei auf und warum ich der Meinung bin, dass Sie die DSGVO problemlos meistern werden?

 

Darum werden Sie die DSGVO meistern

1.Sie überlegen sich sehr detailliert, was in Ihrem Verfahrensverzeichnis stehen muss

Die Fragen zum Verfahrensverzeichnis überraschen mich sehr oft. Sie gehen fachlich sehr, sehr tief. Das allein spricht für Sie, dass Sie sich unglaublich viel Gedanken machen. Aus meiner Sicht manchmal vielleicht sogar zu viel. Klar soll das Verfahrensverzeichnis eine Übersicht über alle Verfahren in Ihrem (kleinen oder größeren) Unternehmen listen. An welchen Stellen verarbeiten Sie personenbezogene Daten? Aber was soll es nicht werden? Es soll keine zusätzliche Dokumentation von IT-Systemen werden.

 

Ziel des Verfahrensverzeichnisses

Beim Datenschutz handelt es sich um ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt, alles ist erst mal verboten, bis es explizit erlaubt ist. An dieser Stelle greift nun das Verfahrensverzeichnis.

Hier beschreiben Sie, warum Ihre Verfahren legal sind und unter welchen Aspekten der Betrieb des Verfahrens statt findet. Daher ist es so wichtig, dass Sie den Zweck gut beschreiben. Warum führen Sie ein bestimmtes Verfahren durch? Schreiben Sie zum Beispiel beim Newsletterversand nicht einfach „Newsletterversand“. Begründen Sie indes den Zweck Ihrer Mailings. WARUM machen Sie das? Weil Sie über aktuelle Angebote informieren und damit die Konversion erhöhen möchten oder weil Sie die Zugriffe auf Ihre Webseite / Ihren Blog erhöhen möchten? Dieser Grund muss gut beschrieben und schlüssig sein. Zudem beschreiben Sie im Verzeichnis noch, welche Daten von welcher Personengruppe erhoben bzw. verarbeitet werden.

 

Keine IT-Dokumentation

Nutzen Sie, wie beim Newsletterversand, einen externen Dienst? Dann ist es Aufgabe des Dienstleisters, im Vertrag die technischen Maßnahmen zu beschreiben.
Artikel 30 der DSGVO fordert für das Verfahrensverzeichnis eine „wenn möglich, allgemeine Beschreibung der techn. und organisatorischen Schutzmaßnahmen (TOMs)“.

Weniger ist manchmal – und speziell in diesem Fall – mehr!

 

2. Sie wissen, was eine Auftragsdatenverarbeitung ist und dass diese vertraglich geregelt werden muss

Im Rahmen Ihrer Erstellung des Verfahrensverzeichnisses haben Sie verschiedene Dienstleister identifiziert. Sie nutzen deren Services. Die Dienstleister verarbeiten also Daten für Sie im Auftrag. Daher sind es sogenannte Auftragsverarbeiter oder Auftragsdatenverarbeiter.

Sie müssen mit den Dienstleistern eine ADV (oder AV) abschließen – das wissen Sie bereits. Aber auch hier ist der Hauptaufwand auf Seiten des Dienstleisters. Er muss in diesem Vertrag beschreiben, wie das System geschützt ist. In der Regel haben die großen Dienstleister dafür Standardverträge, die Sie Ihnen zukommen lassen.

Ihre Aufgabe ist es, den Auftragsverarbeiter zu kontaktieren und nach einer ADV zu fragen. Behalten Sie die Übersicht, dass Sie von jedem Dienstleister einen unterzeichneten Vertrag erhalten haben!

 

3. Sie haben Ihre Onlinepräsenz im Blick

Ihr Aushängeschild in die ganze Welt und für viele die Plattform für das eigentliche Business. Egal ob Blog, Onlineshop oder Portal, es ist die zentrale Stelle, mit der Sie Geld verdienen. Funktionalität, Usability und aber natürlich auch die Anforderungen des Datenschutzes müssen passen.

Viele Fragen über den konformen Einsatz von Plugins und Widgets werden diskutiert. Achten Sie darauf, dass Sie Plugins von Anbietern verwenden, die transparent darstellen, was mit den Daten passiert. Prüfen Sie, ob sich der Software Hersteller dazu äußert, dass die Funktionen DSGVO bzw. GDPR konform sind.

Betreiben Sie Ihre Webseite nur mit einem SSL-Zertifikat. Aber natürlich ist es auch wichtig, dass Sie Ihre Datenschutzerklärung der Webseite aktualisieren und den neuen Anforderungen anpassen.

Sie sind sensibilisiert und achten darauf, welche Software Sie verwenden und welche Dienste Sie heranziehen. Im Zweifelsfall nachfragen und auch direkt den Anbieter kontaktieren. Damit decken Sie schon einen Großteil der Anforderungen ab.

 

4. Sie investieren Zeit, recherchieren und machen…

… und sind damit definitiv weiter als immer noch viele andere Unternehmen. Ob Sie’s glauben oder nicht. Es gibt immer noch Unternehmer, die noch nicht mal mitbekommen haben, dass sich am 25.05.18 ein paar gravierende Änderungen durchsetzen werden.

Denken Sie an sich! Was haben Sie schon alles gemacht, welche Vorbereitungen haben Sie getroffen. Vergleichen Sie einen Großkonzern nicht mit einem Kleinunternehmen. Machen Sie das, was für Ihre Unternehmensgröße angemessen ist. Machen Sie es gut, hohlen Sie sich Input, aber lassen Sie auch die Kirche im Dorf.

Natürlich bin ich kein Anwalt und Richter und weiß nicht, wie die Urteile fallen werden. Trotzdem habe ich schon viele Auditsituationen in über 10 Jahren Berufserfahrung mitgemacht. Wenn der Auditor etwas finden möchte, wird er immer etwas finden. Das Gesetz ist streng, hat aber auch seine weichen Faktoren. Gerade wie schon oben erwähnt im Punkt Verfahrensverzeichnis. „Wenn möglich, eine allg. Beschreibung….“.

Ich möchte Ihnen Mut und Zuversicht geben! Mit Panik und schlaflosen Nächten ist auch niemanden geholfen 🙂

Und übrigens, der 25.05.2018 ist auch nur ein Freitag 😀

Angst ist ein guter Verkäufer

So sehr es mich auch ärgert, aber die Realität ist leider so. Sehr viele Unternehmen schüren Ängste und machen Panik mit hohen Strafen der DSGVO.

Ich bin davon überzeugt, dass Sie keine Angst vor der DSGVO haben müssen!

Also, lassen Sie sich nicht verunsichern!

 

5. Sie haben die Datenbeschützerin für Fragen an Ihrer Seite

Und natürlich ein unschlagbarer Punkt: Greifen Sie auf meine Erfahrung und Dienstleistung zurück. Schreiben Sie Ihre Fragen als Kommentar zum Artikel oder auf meiner Facebook Seite. Gerne unterstütze ich Sie bei der Umsetzung der DSGVO Anforderungen.

Da ich Ihnen Ihre vielen Fragen und Bedenken soweit wie möglich abnehmen möchte, biete ich für Sie ein exklusives live Webinar zur DSGVO Praxis an. Wenn Sie kompakt und praxisnah die wesentlichen Anforderungen der DSGVO erhalten möchten, melden Sie sich unbedingt an.

Kostenloses live Webinar zur DSGVO Praxis

Schwerpunkt wird die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses sein. Sie erhalten meine Tipps und Hilfen zum Ausfüllen des gesetzlich geforderten Verfahrensverzeichnisses. Natürlich gehe ich noch auf weitere wichtige Punkte der DSGVO ein.

Termine und Anmeldung zum Webinar finden Sie hier:

Webinar Praxistipps DSGVO

Verraten Sie mir, was Sie besonders interessieren würde.

Schreiben Sie Ihre Fragen, die ich im Webinar beantworten soll doch in einen Kommentar. Ich versuche, so viel wie möglich im Webinar zu beantworten.

 

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Datenschutz Verfahrensverzeichnis nach DSGVO

Ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen hört sich kompliziert an. Wer braucht es? Wie muss es erstellt werden? Was gehört alles hinein?

Fragen über Fragen. Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen eine einfache Anleitung geben, wie Sie dieses vermeintliche komplexe Gebilde doch relativ einfach umsetzen können.

Was ist überhaupt ein Verfahrensverzeichnis?

Der Name im Gesetz lautet „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“. Unter den Verarbeitungstätigkeiten im Sinne des Datenschutzes versteht man alle Vorgänge im Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Also einfach gesagt, wo überall kommen Sie, Ihre Kollegen oder Ihre Mitarbeiter mit Informationen in Kontakt, bei denen reale Personen dahinter stehen? Das ist auf jeden Fall die Lohnabrechnung, die Mitarbeiterverwaltung, aber auch zum Beispiel ein Einzelverbindungsnachweis der Telefonie. Sind Ihre Kunden Endverbraucher, dann haben Sie wahrscheinlich deren Adressen, E-mail Kontakte, Zahlungsdaten, Einkaufsverhalten und noch vieles mehr.

Im Verfahrensverzeichnis listen Sie nun alle „Verfahren“ auf, bei denen Sie diese Daten erfassen oder verarbeiten.

Je nach Unternehmen ist diese Liste unterschiedlich lang. Es macht einen Unterschied, ob Sie Solopreneur sind oder das Verfahrensverzeichnis für ein Großunternehmen erstellen. Sind Ihre Kunden Businesskunden oder Endverbraucher? Bei Businesskunden fallen einige Verfahren weg, da ein Geschäftskunde ja nur teilweise personenbezogene Daten im Geschäftsverkehr preisgibt.

Wer braucht ein Verfahrensverzeichnis?

Da gibt’s (fast) keine Ausnahme. Jedes Unternehmen, bzw. jeder Unternehmer und Selbständige ist dafür verantwortlich eine Verfahrensübersicht zu führen. Es gibt zwar theoretisch die Ausnahme im Artikel 30 der DSGVO. Nur ab 250 Mitarbeitern im Unternehmen muss ein Verfahrensverzeichnis erstellt werden, so Absatz 5. Liest man ihn aber zu Ende, hebt er sich selber wieder auf. Wenn nämlich eine Verarbeitung nicht nur gelegentlich durchgeführt wird, muss sie ins Verfahrensverzeichnis.

Unabhängig davon, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten haben / brauchen oder nicht. Das Verzeichnis benötigen Sie immer. Außer wie gerade erwähnt, sie verarbeiten nur „gelegentlich“.

Wobei nebenbei gesagt, diese Forderung an ein Verfahrensverzeichnis ist nicht neu. Die besteht auch bisher schon. Das ist nichts, was mit der DSGVO kam. Wenn Sie auch bisher ein funktionierendes Datenschutz System in Ihrem Unternehmen etabliert haben, wird Sie diese Forderung nicht überraschen.

Wer erstellt das Verfahrensverzeichnis?

Auf Anregung im Kommentar füge ich gerne noch den Punkt hinzu. Wer ist denn verantwortlich für die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses? Das ist wie so oft der Verantwortliche für die Datenverarbeitung und das ist der Unternehmer bzw. Geschäftsführer. Also wie das Gesetz es nennt „die verantwortliche Stelle“.

Wer die Arbeit in der Praxis macht, ist dann wieder eine andere Sache. Als Datenschutzbeauftragter übernehme ich für „meine“ Unternehmen die Koordination der Erstellung und leiste Hilfe bei der Erstellung. Anschließend gibt es aber auf jeden Fall ein Review mit der Geschäftsführung, da die ja die verantwortliche Stelle ist und letztendlich dafür auch Rechenschaft übernehmen muss. Natürlich sprechen wir nicht alle Verfahren im Detail durch. Wichtig ist es mir, die Risiken zu diskutieren, die am Ende der Erfassung übrig bleiben. Aber dazu später mehr.

Ja nach Ihrer Unternehmensgröße sollten Sie überlegen, was die effizienteste und beste Lösung ist, das Verfahrensverzeichnis für Sie zu erstellen und zu pflegen. Bei kleineren Unternehmen oder Einzelunternehmen spreche ich direkt mit dem Geschäftsführer bzw. Inhaber und wir erstellen in einem kleinen Frage-Antwort Interview das Verfahrensverzeichnis. Anschließend übergebe ich die Dokumentation dann in die Hände der verantwortlichen Stelle.

Was gehört alles in ein Verfahrensverzeichnis?

Der Inhalt definiert sich aus Artikel 30 der Datenschutzgrundverordnung. Hier ist zusammenfassend aufgelistet, welche Informationen enthalten sein müssen.

  1. Name und Kontakt des Verantwortlichen
  2. Zweck der Verarbeitung, also das WARUM.
  3. Welche Personengruppen sind betroffen und welche Daten von ihnen
  4. Wem werden diese Daten zur Verfügung gestellt (intern, extern, auch Drittländer)
  5. Beschreibung der Übermittlung an das Drittland (ist dies rechtlich abgesichert)?
  6. Vorgesehene Löschfristen der Daten (wenn möglich)
  7. allg. Beschreibung der technisch Sicherheit der Daten (wenn möglich)

Diese Informationen müssen Sie für Ihre eigenen Verarbeitungen dokumentieren. Ebenso müssen Sie aber dieselben Informationen zur Verfügung stellen, wenn Sie für Ihre Kunden zum Beispiel Daten verarbeiten. Beispiel: Sie machen intern die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter, dann ist dies ein zu dokumentierendes Verfahren. Machen Sie die Lohnbuchhaltung aber auch als Dienstleister für Ihre Kunden, dann müssen Sie das ebenfalls dokumentieren. Dann sind Sie in der Fachsprache als Auftragsverarbeiter tätig. Im Verfahrensverzeichnis würde ich Ihnen empfehlen, dieses Verfahren zwei mal zu beschreiben. 

Datenschutz Verfahrensverzeichnis nach DSGVO
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Gibt es „Standardverfahren“?

Standardverfahren würde ich es nicht unbedingt nennen, aber auf jeden Fall gibt es Verfahren, die regelmäßig und so gut wie in jedem Unternehmen vorkommen. Was fällt darunter?

Haben Sie Mitarbeiter? Dann haben Sie natürlich immer alle Prozesse rund um die Mitarbeiterverwaltung: Bewerbungen, Lohnabrechnung, PC-Zugänge und so weiter. Aber auch ohne Mitarbeiter gibt es immer wiederkehrende Verfahren. Denken Sie nur an die Internetpräsenz. E-Mail Marketing über Newsletter, Analyse des Besucherverhaltens Ihrer Webseite um nur zwei Verfahren zu nennen.

Weitere Beispiele stelle ich Ihnen gerne in einem separaten Artikel zusammen. Hier geht’s zum Artikel. 

Wie sieht ein Muster eines Verfahrensverzeichnisses aus?

Natürlich können Sie sich auch dafür eine spezielle Software kaufen. Aber in vielen Fällen wäre damit mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Ich empfehle Ihnen eine einfach Excel Liste die folgende Spalten enthält:

  • Name des Verfahren
  • Als Auftragsverarbeiter (j / n)
  • Datum der Erfassung
  • Name des Verantwortlichen
  • E-mail des Verantwortlichen
  • Telefonnummer des Verantwortlichen
  • Beschreibung der Verarbeitung / Zweck
  • Betroffene Personengruppen
  • Betroffene Daten
  • Empfänger der Daten
  • Empfänger der Daten in einem Drittland
  • Beschreibung der Absicherung der Datenübermittlung in das Drittland
  • Löschfrist
  • Beschreibung der IT-Sicherheit der Daten
  • Beschreibung der physikalischen Sicherheit der Daten

Natürlich können Sie diese Excel Liste um beliebige Spalten ergänzen. Das ist meine Empfehlung nach Artikel 30 ein Verfahrensverzeichnis einfach und kompakt zu erstellen. Mit diesen Feldern haben Sie auch relativ wenig Aufwand, die Verfahren zu beschreiben.

Hier finden Sie eine Vorlage als Excel, die Sie gerne übernehmen können.

Update Mai 2019! Die Vorlage wurde überarbeitet, damit diese mit der Ergänzung der Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) zusammen passt.

Download Muster Verfahrensverzeichnis in Excel

Vor-ausgefülltes Verfahrensverzeichnis

Übrigens, ein vor-ausgefülltes Verfahrensverzeichnis mit über 20 Verfahren für Online- und Kleinunternehmer finden Sie in meinen Onlinekurs.

Vorgehensweise zur Befüllung

Je nach Unternehmensgröße befüllen Sie das Verfahrensverzeichnis entweder allein oder gemeinsam mit Kollegen. In größeren Unternehmen ist es die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten, sich darum zu kümmern. Für meine Kunden bevorzuge ich die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses im Rahmen von Interviews. In Gesprächen mit den Abteilungsleitern der Unternehmen hinterfrage ich ihre Prozesse auf die Verarbeitung personenbezogener Daten. Relativ oft kommt man an die Stelle, dass im Verfahren eine dritte Partei als externer Auftragsverarbeiter eingebunden ist. Diese Information ist wertvoll für die Erstellung der Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung. Ergänzen Sie diese Notiz in Ihrer Dokumentation an geeigneter Stelle.

Grundsätzlich kann ich Ihnen als Vorgehensweise empfehlen, sich an den Prozessen des Unternehmens „durchzuhangeln“. Auch wenn Sie kein dokumentiertes QM-System haben, haben Sie doch Abläufe, die Sie regelmäßig ausführen. Gehen Sie diese gedanklich durch und erfassen Sie im Verfahrensverzeichnis die Verarbeitungen personenbezogener Daten.

Eine Anleitung mit Beispielen finden Sie auf meinem YouTube Kanal unter DSGVO Webinar: YouTube Kanal Regina Stoiber

Wie sind Ihre Erfahrungen?

Arbeiten Sie schon an einem Verfahrensverzeichnis? Wie haben Sie es bisher gelöst? Wo sind Ihre größten Hürden in der Praxis?

Schreiben Sie mir einen Kommentar!

Brauchen Sie Unterstützung?

Wir begleiten Sie gerne bei der Umsetzung der DSGVO Anforderungen in Ihrem Unternehmen.
Lassen Sie mich und mein Team Ihre Mentoren sein!

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Bildquelle: Nietjuh@Pixabay

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Wer? Was? Wann? Wo – und bei welcher Gelegenheit? Das klingt zunächst wie ein beliebiger Artikels aus einer Klatschzeitschrift. Setzt man diese Frage jedoch in Bezug auf die DSGVO, steckt mehr dahinter: Mit der EU Grundverordnung zum Datenschutz vervielfältigen sich die Pflichten, denen Sie als Verantwortlicher nachkommen müssen. Dazu gehört auch die Information der Personen, deren Daten Sie verarbeiten.

Wie Sie praxisorientiert Ihre Informationspflichten erstellen und worauf Sie achten müssen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Beachten Sie allerdings, dass es sich um keine Rechtsberatung handelt. Wenn Sie unsicher sind mit der Erstellung Ihrer Informationspflichten, holen Sie sich professionelle Unterstützung eines Datenschutzbeauftragten oder spezialisierten Anwalts.

Warum die DSGVO Informationspflicht?

Vereinfacht gesagt: Jeder, dessen Daten erhoben, verarbeitet bzw. gespeichert werden, hat ein Recht darauf, dies zu erfahren. Oder wie es das Bundesverfassungsgericht ausdrückt, muss es Transparenz darüber geben, „wer was wann und bei welcher Gelegenheit über Sie weiß.“

Ohne dieses Wissen ist es den betroffenen Personen nicht möglich, die ihnen zustehenden Rechte, wie zum Beispiel das Recht auf Vergessenwerden oder das Recht auf Berichtigung ihrer Daten, überhaupt wahrzunehmen.

Was ist neu bei der Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO?

Die Informationspflichten derer, die Daten erheben, waren bisher im Bundesdatenschutzgesetz (BSDG) und weiteren Gesetzen geregelt. Das geschieht jetzt in den Artikeln 13 und 14 der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO und dem BSDG (neu). Insgesamt sind diese Regelungen weitreichender sind als bisher.

Artikel 13 regelt die Informationspflichten bei Erhebung von personenbezogenen Daten direkt bei der betroffenen Person. Ergänzend bezieht sich Artikel 14 auf die Informationspflichten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden. Dies trifft zu, wenn die Daten durch Dritte erhoben wurden. Ergänzend zu den Artikeln gibt es Erwägungsgründe, die als Grundlage für den Erlass der Verordnung gesehen werden können. Passend sind hierbei die Erwägungsgründe 60, 61 und 62.

Informationspflicht vs. Datenschutzerklärung

Frage: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen der Informationspflicht und der Datenschutzerklärung auf der Webseite?
Antwort: Keine!

Hätten Sie’s gewusst? Die Datenschutzerklärung dient demselben Zweck wie die Informationspflicht. Sie informiert den Webseitenbesucher darüber, welche Daten von ihm verarbeitet werden. Damit die Richtigkeit gewährleistet ist, muss die Datenschutzerklärung dieselben Inhalte aufweisen, wie in Art. 13 und Art. 14 DSGVO beschrieben.

Manchmal verwenden unsere Gesprächspartner den Begriff Datenschutzerklärung auch dann, wenn sie z.B. die Informationspflicht beim Arzt oder in einem Verein meinen. Die Wortwahl ist zwar etwas ungewöhnlich, aber durchaus richtig.

Nun aber konkret zu den Inhalten: Welche Informationen über die Verarbeitung der Daten müssen Sie bereit stellen?

Ihre Pflichten nach Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO

Artikel 13 – Erläuterung

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen personenbezogene Daten direkt bei der betroffenen Person erheben, die Daten verarbeiten oder auch speichern, müssen Sie die Person bereits zum Zeitpunkt der Erhebung davon in Kenntnis setzen. Der Inhalt ist verbindlich und muss präzise, transparent, leicht verständlich und in leicht zugänglicher Form zur Verfügung stehen.

Artikel 14 – Erläuterung

Auch wenn Sie oder Ihr Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten oder auch speichern, die Sie nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben haben, unterliegen Sie der Informationspflicht. Die mitzuteilenden Informationen sind nahezu gleich wie bei Artikel 13. Darüber hinaus müssen Sie jedoch Angaben zu den Quellen der Daten machen und darüber, ob diese öffentlich zugänglich sind.

Die Informationspflicht nach Artikel 14 muss in diesem Falle nicht sofort erfolgen. Der Betroffene muss innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens aber nach einem Monat in Kenntnis gesetzt werden. Alternativ ist der Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme oder der Zeitpunkt der Weitergabe ausschlaggebend.

Finden bei Ihnen beide Artikel Anwendung, ist es üblich, den betroffenen eine kombinierte Information über die Verarbeitung und Verwendung ihrer Daten zur Verfügung zu stellen.

Überblick und Vergleich Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Im Detail finden Sie den Gesetzestext auf den Seiten der EU.

Übersicht und Vergleich der Pflichtangaben für die Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO
Übersicht und Vergleich der Pflichtangaben für die Informationspflicht nach Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO

Wie erstellen Sie die Dokumente zur Informationspflicht?

Viele Wege führen bekanntlich nach Rom. Wir bevorzugen den kürzeren und pragmatischen Ansatz. Daher ist das folgende Vorgehen unsere Empfehlung aus der Praxis.

Die DSGVO fordert von Ihnen in Artikel 30 eine Übersicht aller Verfahren, bei denen personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden – das bekannte Verfahrensverzeichnis. Einen Artikel mit Muster- Verfahrensverzeichnis finden Sie ebenfalls im Blog.

Mit einem fertigen Verfahrensverzeichnis haben Sie bereits eine Basis, die Sie zur Erstellung der Informationspflichten heranziehen können. Denn alle benötigten Informationen können Sie daraus ermitteln. Nun brauchen Sie diese Daten nur noch in ein Dokument übertragen und Ihrer Zielgruppe zur Verfügung stellen.

Da Sie im Verfahrensverzeichnis auch die Personengruppen nennen müssen, ist es relativ einfach, nach diesen zu selektieren. Eine Personengruppe können die eigenen Mitarbeiter sein, während die Kunden, Interessenten, Mandanten (…) weitere Gruppen bilden können. Die Personengruppen sind Ihre Zielgruppen, denen Sie die Informationspflichten zur Verfügung stellen müssen. Am besten erstellen Sie ein Dokument pro Zielgruppe. Wenn es sich anbietet, können Sie natürlich auch mehrere Zielgruppen ein einem Dokument zusammen fassen.

Planen Sie, wie Sie die Unterlagen den Betroffenen vor Erfassung und Verarbeitung ihrer Daten am besten anbieten können. Dies sollte für alle Beteiligten ein Vorgehen sein, das so wenig Aufwand wie möglich verursacht.

Aufbau der Informationspflicht

Wenn die Informationspflichten ordentlich beschrieben sind, umfassen diese meist mehrere Seiten. Damit Sie jedoch nicht immer die oben genannten Inhalte einzeln wiedergeben müssen, bietet es sich aus unserer Sicht an, die Informationspflichten in „zwei Abschnitte“ zu teilen.

Einmalig vorkommende Informationen in der Informationspflicht

In Abschnitt 1 können die „einmalig vorkommenden Informationen“ (siehe auch Grafik oben) beschrieben werden. Der Vorteil dabei ist, dass Sie diese Informationen dann in Abschnitt 2 nicht mehr erwähnen müssen. Folgende Gliederung und Musterformulierungen können Sie für den Abschnitt 1 heranziehen:

  1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes ist: [Name, Vertreter, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail]
    Der Verantwortliche ist in der Regel der Inhaber / Geschäftsführer (…).
  2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: [Name, Telefon, E-Mail]
  3. Aus der Verarbeitung der Daten ergeben sich folgende Rechte für den Betroffenen:
    • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
    • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
    • Löschung (Art. 17 DSGVO)
    • Einschränkung der Daten (Art. 18 DSGVO)
    • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
    • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
    • Widerrufsrecht. Wenn die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruht, haben Sie das Recht diese jederzeit zu widerrufen. Bisher verarbeitete Daten bleiben unberührt.
  4. Es besteht für Sie das Beschwerderecht gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde: [Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail]

Angaben pro Verfahren in der Informationspflicht

Nachdem Sie die allgemeinen Informationen im ersten Abschnitt angegeben haben, geht es nun um die Details zu den einzelnen Verfahren. Folgende Angaben müssen Sie individuell pro Verfahren angeben:

  1. Zweck der Verarbeitung [Kurze Beschreibung und Begründung, warum diese Verarbeitung notwendig ist]
  2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO
  3. Speicherdauer der Daten oder alternativ Vorgabe für Löschung
  4. Empfänger der Daten [Name, Anschrift des Empfängers, ggf. Information, ob ein AV-Vertrag vorliegt]- kann weggelassen werden, wenn die Daten nicht weiter gegeben werden.
  5. Übermittlung in ein Drittland – kann ebenfalls weggelassen werden, wenn keine Übermittlung in ein Drittland statt findet.
  6. Hinweis, wenn eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilen stattfindet – auch dieser Punkt kann entfallen, wenn er nicht zutrifft.
  7. Angabe der Kategorien der personenbezogenen Daten. Dies ist nur zwingend, wenn es sich um die Verarbeitung von Daten handelt, die Sie nicht direkt beim Betroffenen selbst erhoben haben (Art. 14 DSGVO). Wir empfehlen diese Angabe allerdings immer.
  8. Quelle der Daten [Name, Anschrift], falls Sie die Daten nicht direkt beim Betroffenen erhoben haben (Art. 14 DSGVO)

Beispielsformulierung für die Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Nachfolgend finden Sie zwei Beispiele für Verfahren aus unserer allgemeinen Informationspflicht. Zur besseren Erklärung zeigen wir Ihnen in der linken Spalte noch einmal den Bezug zum Art. 13 / Art. 14.

Der Aufbau ist nicht vorgegeben. Auch die Satzformulierung können Sie nach Belieben anpassen. Wichtig ist nur, dass alle Bausteine enthalten sind und der Text am Ende noch leicht verständlich ist.

Manchmal kann auch in einem Textabschnitt der Inhalt von mehreren ähnlichen Verfahren zusammen gefasst werden.

Kommunikation

ZweckUm mit Ihnen in Kontakt zu treten, schreiben wir Ihnen ggf. eine E-Mail. Sie erhalten weiterführende Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, Ihres Auftrags oder im Rahmen
unserer allgemeinen Geschäftsbeziehung.
Kategorien der DatenDazu speichern wir Ihre E-Mail Adresse, den Inhalt der Kommunikation sowie die Historie der Kommunikation.
RechtsgrundlageDie Verarbeitung der Daten beruht auf der Erfüllung der Vertragsbeziehung bzw. vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 (1) lit. b DSGVO.
Empfänger der DatenAls Kollaboration Tool verwenden wir Office 365 von Microsoft, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Wir haben mit Microsoft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Ansonsten werden die Daten nur weitergegeben, soweit dies im Rahmen der vertraglichen oder vorvertraglichen Maßnahme nötig ist.
SpeicherdauerUnsere Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.

Bewerbungen

Zweck / Kategorien der DatenIm Rahmen des Bewerbungsverfahrens für neue Mitarbeiter verarbeiten wir die von Ihnen zugesandten Informationen aus dem Lebenslauf, dem Anschreiben sowie aus weiteren Dokumenten und Informationen von Ihnen.
RechtsgrundlageDie Verarbeitung der Daten erfolgt aufgrund vorvertraglicher Maßnahmen zum Arbeitsvertrag nach Art. 6 (1) lit. b DSGVO.
Empfänger der DatenIhre Bewerbung wird intern an die Personalabteilung, sowie die betreffende Fachabteilung weiter geleitet.
SpeicherdauerUnterlagen zu Ihrer Bewerbung werden nach 6 Monaten gelöscht, sofern Sie uns keine Einwilligung zur Aufbewahrung erteilen.

Gar nicht so kompliziert, das Ganze. Ziehen Sie einfach immer Ihr Verfahrensverzeichnis heran. Wenn dieses bereits ordentlich erstellt ist, dann geht die Erstellung der Informationspflicht leichter von der Hand.

Was heißt das für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen?

Was bedeutet die Informationspflicht nun für Sie in der Praxis? Egal ob Sie ein fertigendes Unternehmen, einen Einzelhandel, einen Onlineshop oder Blog betreiben, die Informationspflicht betrifft Sie immer irgendwie.

Mitarbeiter

Sie verarbeiten personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter zur Abwicklung der Personalführung, zur Lohnabrechnung, bei Schulungen und sicher noch an einigen anderen Stellen. Alle diese Verfahren müssen in Ihrem Verfahrensverzeichnis beschrieben sein. Daraus leiten Sie nun das Informationsschreiben ab. Stellen Sie es neuen Mitarbeitern vor der Anstellung, vielleicht gleich mit dem Arbeitsvertrag zur Verfügung. Den bestehenden Mitarbeitern können Sie es nun einmalig z.B. mit der Lohnabrechnung oder über das Intranet zur Verfügung stellen (falls alle Mitarbeiter darauf Zugriff haben). Alternativ ist auch ein Aushang am schwarzen Brett möglich.

Kunden

Unterscheiden Sie, ob Ihre Kunden Endverbraucher oder Geschäftskunden sind. Bei Endverbrauchern haben Sie in der Regel weit mehr personenbezogene Daten als bei Geschäftskunden. Sie haben wahrscheinlich Informationen über Anschrift, Kontodaten, Geburtstag und Familienstand, Einkaufshistorie und noch vieles mehr. Da Geschäftskunden ein Unternehmen repräsentieren, sind es hier meistens Daten wie E-Mail- Adressen, Telefonnummern und Kommunikationsverläufe, die bei Ihnen vorliegen. Haben Sie bereits AGBs, dann wäre es eine Option, die Informationspflicht in ähnlicher Form anzubieten.

Webseitenbesucher

Auf Webseiten können Sie bei vielen Verfahren die Informationspflicht gleich in der Datenschutzerklärung abdecken, so wie Sie es auch in unserer Datenschutzerklärung sehen können. Wir haben unsere DSE mit Hilfe des e-Recht24 Generators erstellt. Da dieser jedoch nur einen Teil abdeckt, haben wir den Rest selbst ergänzt.

Damit Sie die Anforderung leicht verständlich und leicht zugänglich erfüllen, verweisen Sie sicherheitshalber an jeder Stelle, an der Besucher Daten auf der Webseite eingeben, auf Ihre Datenschutzerklärung.

Sind Ausnahmen von der Informationspflicht möglich?

Eine Ausnahme für Artikel 13 DSGVO ist nur dann zulässig, wenn nachweislich alle Informationen der betroffenen Person bereits vorliegen. In der Praxis dürfte das schwer zu prüfen sein.

Für Artikel 14 DSGVO gilt: Ist die Information der betroffenen Person unmöglich oder unverhältnismäßig aufwendig, kann darauf verzichtet werden. Das gleiche gilt für Fälle, in denen die Erhebung oder Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben ist oder eine Geheimhaltungspflicht in Form einer Satzung oder eines Berufsgeheimnisses besteht.

Was passiert bei Verstößen gegen die Informationspflicht?

Da der europäische Gesetzgeber den Schutz personenbezogener Daten sowie die Gewährleistung einer fairen und transparenten Datenverarbeitung als absolut elementar ansieht, drohen bei Verstößen hohe Bußgelder.

Diese Zahlen sind erst einmal abschreckend. Wo sich letztlich die Schwelle einpendeln wird, ist noch ungewiss. Sicher ist auf jeden Fall, dass die Bußgelder „wirksam“ sein müssen.

Fazit

Um eine vollständige Informationspflicht erstellen zu können, benötigen Sie ein geführtes Verfahrensverzeichnis.
Auf dessen Basis ist es nicht mehr schwer, die Informationspflichten nach Art. 13 und Art. 14 zu erstellen.

Das DSK-Papier Nummer 10 gibt ebenfalls einen Überblick zur Informationspflicht. 

FAQs zum Thema Informationspflichten

Wer muss infolge der Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 informiert werden?

Grundsätzlich sind nur die betroffenen Personen (Kunden, Mitarbeiter…), die seit dem 25.05.2018 „neu“ dazugekommen sind, zu informieren. 

Es ist jedoch sinnvoll, dass Sie auch die Bestandskunden und -mitarbeiter informieren. 

Wie ist der Inhalt der Informationspflicht?

Die Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 kann generell in zwei Abschnitte unterteilt werden. Im allgemeinen Teil müssen folgende Angaben gemacht werden:

  1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes
  2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
  3. Hinweis auf die Betroffenenrechte
  4. Hinweis auf das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im detaillierten Teil, muss für jedes Verfahren folgendes angegeben werden (soweit zutreffend):

  1. Zweck der Verarbeitung
  2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO
  3. Speicherdauer der Daten
  4. Empfänger der Daten
  5. Übermittlung in ein Drittland
  6. Hinweis, wenn eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilen stattfindet
  7. Angabe der Kategorien der personenbezogenen Daten. Dies ist nur zwingend, wenn es sich um die Verarbeitung von Daten handelt, die Sie nicht direkt beim Betroffenen selbst erhoben haben (Art. 14 DSGVO). Wir empfehlen diese Angabe allerdings immer.
  8. Quelle der Daten [Name, Anschrift], falls Sie die Daten nicht direkt beim Betroffenen erhoben haben (Art. 14 DSGVO)

Was ist der Unterschied zwischen Informationspflicht und Datenschutzerklärung?

Keiner! Auch die Datenschutzerklärung ist eine Informationspflicht. Für die Webseite hat sich nur der Begriff Datenschutzerklärung eingebürgert.

Wie informiere ich meine Kunden nach der DSGVO?

Sie können die Informationspflichten in physischer Form z.B. Aushang im Wartezimmer, Anlage zum Vertrag etc. oder in digitaler Form z.B. auf der Homepage in der Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen. 

Verweisen Sie zum Beispiel bei der zweiten Variante in sämtlichen ausgehenden Dokumenten und E-Mails mit einem Satz „Weitere Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO finden Sie unter: [Link der Datenschutzerklärung] auf die DSE.

Sind die Informationspflichten von den Kunden bzw. Mitarbeitern zu unterzeichnen? 

Nein, die Informationspflichten müssen nicht unterzeichnet werden. Wenn Sie jedoch einen Nachweis über die Aushändigung selbst benötigen, dann können Sie sich diese bestätigen lassen.

Zu welchem Zeitpunkt müssen die Betroffenen informiert werden?

Die DSGVO gibt vor, dass der Betroffene zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten zu informieren ist. Das heißt, dass z.B. bei einem Telefonanruf die Informationen vorzulesen sind. Dies ist jedoch alles andere als praxisnah.

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht behandelt dieses Thema in seinem 8. Tätigkeitsbericht. Die Aufsichtsbehörde erlaubt, die Informationspflicht in abgestufter Form bereit zu stellen. 

Das heißt, dass im 1. Schritt (am Telefon) den Betroffenen zumindest die Kontaktinformationen des Verantwortlichen, der Zweck der Verarbeitung (z.B. Kontaktaufnahme) und ggf. die Hinweise auf die Betroffenenrechte zur Verfügung zu stellen sind. 

Im zweiten Schritt (z.B. nachgelagerte Kommunikation per Mail nach dem Telefonat) sind dem Betroffenen dann alle übrigen Informationen nach Art. 13 DSGVO bereit zu stellen (Kontaktdaten DSB, Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, Empfänger der Daten, Speicherdauer etc.).

Wie steht es mit der Informationspflicht in Bezug auf Fotos auf öffentlichen Veranstaltungen? 

In diesem Fall erlaubt der Datenschutzbeauftragte von Baden-Württemberg, dass die Informationen in abgestufter Form bereit gestellt werden. Vor allem, wenn eine nicht überschaubare Masse die Veranstaltung besucht, kann nicht verlangt werden, dass Jeder diese entgegennimmt. 

Weisen Sie bereits beim Eingang daraufhin, dass Fotos von der Veranstaltung angefertigt und z.B. auf der Webseite veröffentlicht werden. Vermerken Sie auf dem Hinweis, wo die weiteren Informationen zum Datenschutz auffindbar sind (z.B. Garderobe, Kasse). 

Muss die Informationspflicht immer als Ausdruck ausgehändigt werden?

Nein! Leicht zugänglich muss an dieser Stelle auf den Einzelfall abgestimmt sein. In einer Arztpraxis bietet es sich an, die Informationspflicht für die Patienten als Ausdruck im Wartebereich auszulegen. Im Onlineshop macht die Papierform wenig Sinn. Daher ist die Informationspflicht sehr oft auch in die Datenschutzerklärung der Webseite integriert.

Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Hilfe bei der Umsetzung? Dann schreiben Sie einen Kommentar oder melden sich direkt bei uns. Wir freuen uns über Ihr Feedback und stehen Ihnen gerne bei Fragen zur Verfügung.

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Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?

Datenschutzbeauftragter DSGVO und BDSG (neu)

Wie in vielen anderen Punkten auch, herrscht in Sachen Datenschutzbeauftragter GSDVO in den Unternehmen Unklarheit. Braucht ihr Unternehmen mit der neuen EU Datenschutzgrundverordnung nun (noch?) einen Datenschutzbeauftragten (DSB)?

Grundsätzlich sind zur Beantwortung dieser Frage zwei Gesetzestexte heranzuziehen. Zum Einen die DSGVO und zum Anderen das neue Bundesdatenschutzgesetz. Die DSGVO bietet beim Datenschutzbeauftragten die Möglichkeit einer nationalen Öffnungsklausel, welche in Deutschland umgesetzt wurde.

Letztendlich kann man sagen, es wird in Deutschland relativ ähnlich bleiben, wie vorher auch. Trotzdem liegt der Unterschied im Detail. Nachfolgend eine detailliertere Ausführung, wann ein DSB benötigt wird.

Übrigens, wenn hier von Datenschutzbeauftragter DSGVO und BDSG (neu) gesprochen wird, dann impliziert das immer die männliche und weibliche Form!

Wann muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden?

Im Folgenden werden die Voraussetzungen nach DSGVO und BDSG (neu) aufgelistet. Für Sie als Unternehmen in Deutschland sind beide relevant. Das heißt, wenn eine der Vorbedingungen auf Sie zutrifft, egal aus welchem Gesetz, benötigen Sie einen DSB.

Datenschutzbeauftragter DSGVO

Artikel 37 GSDVO regelt die Anforderungen, wann ein DSB benannt werden muss. Es wird an dieser Stelle nicht von „Bestellung“ gesprochen, nur „Benennung“.

Artikel 37 listet folgende Punkte auf zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten:

  • öffentliche Stellen (Ausnahme Gerichte)
  • wenn Sie im Rahmen ihres Kerngeschäfts Verarbeitungen durchführen, welche umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich macht
  • wenn Ihre Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung von Daten besonderer Kategorien besteht (gemäß Artikel 9 und 10), darunter fallen Daten zur:
    • rassische und ethnische Herkunft
    • politische Meinungen
    • religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
    • Gewerkschaftszugehörigkeit
  • und die Verarbeitung
    • genetischer und biometrischer Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person
    • Gesundheitsdaten
    • Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person
  • Treffen diese Punkte bei Ihnen zu, dann lesen Sie unbedingt Artikel 9 im Gesamten, da die obige Liste nur eine Zusammenfassung der detaillierten Gesetzestexte darstellt.

Datenschutzbeauftragter BDSG (neu)

§38 des BDSG (neu) ergänzt den Artikel 37 – Datenschutzbeauftragter DSGVO, folgendermaßen:

  • wenn mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zu tun haben

Dieser Punkt ist nach wie vor der Hauptgrund für viele Unternehmen, einen DSB zu beauftragen. Große Unternehmen mit IT Abteilung, Personalabteilung haben relativ schnell diese Grenze erreicht!

Unabhängig von dieser 10 Personen Regelung wird ein DSB benötigt, wenn Ihr Unternehmen personenbezogene Daten:

  • verarbeitet, die einer Datenschutz-Folgeabschätzung unterliegen
  • für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung übermitteln (personenbezogen oder anonymisiert)

Wer darf die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten übernehmen und wie sieht diese aus?

  • Artikel 37 Absatz 5 regelt, dass der Benannte DSB auf Grund seiner beruflichen Qualifikation und des Fachwissens auf diesem Gebiet benannt werden muss. Es muss also das fachliche Know How gewährleistet werden. Zudem muss er die in Artikel 39 genannten Anforderungen bewerten und erfüllen können. §7 des BDSG (neu) deckt sich weitgehend mit diesen Inhalten.

Aufgaben des DSB nach Artikel 39 DSGVO, §7 BDSG (neu)

  • Beratung des Unternehmens, welche gesetzlichen Pflichten des Datenschutzes umzusetzen sind
  • Überwachung der Einhaltung dieser Pflichten, sowie der Strategie zum Schutz der personenbezogenen Daten
  • Sensibilisieren der Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten
  • Beratung bei der Datenschutz-Folgeabschätzung und Überwachung der Durchführung (Artikel 35 DSGVO)
  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde und Kontaktperson für diese
  • Unterstützung bei der Risikobewertung der Verarbeitungsvorgänge

Interner oder externer Datenschutzbeauftragter DSGVO und BDSG (neu)

  • Diese Frage stellt sich für ein Unternehmen natürlich immer. Beides hat natürlich seine Berechtigung. Was ich hier zum Thema interner oder externer DSB schreibe, basiert natürlich rein auf meiner persönlichen Meinung und Erfahrung.

Wann ist ein interner Datenschutzbeauftragter sinnvoll?

  • Wenn Sie bereits eine Person im Haus haben, die das Thema fachlich vom bestehenden Know How mit zusätzlichen Schulungen stemmen kann. IT Background sollte vorhanden sein.
  • Wenn die Person tatsächlich genügend Ressourcen für die Ausübung dieser zusätzlichen Tätigkeit bekommt und das nicht „noch zusätzlich mitmachen“ soll.
  • Wenn ihr Unternehmen aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter oder Ihrer Prozesse viel Abstimmung und Rückfragen des DSB’s benötigt.

Wann ist ein externer Datenschutz besser geeignet?

  • Wenn Sie nicht extra eine Person für den Datenschutz ausbilden, regelmäßig weiterbilden wollen und auch die Ressourcen und Kapazitäten dafür nicht haben.
  • Wenn Sie im Tagesgeschäft nicht viele Anfragen zum Thema Datenschutz erwarten.
  • Wenn Sie auf das Know How eines Externen zugreifen möchte, der aufgrund seiner Tätigkeit als DSB für mehrere Unternehmen viel Praxiserfahrung aufweisen kann.
  • Wenn Sie nach den gesetzlichen Anforderungen zwar einen DSB benötigen, aber aufgrund der Unternehmensgröße diesen intern nicht abbilden können.

Beide Varianten haben Ihren Vor- und Nachteil, das ist natürlich klar. Sind Sie nicht sicher, wie Sie sich entscheiden sollen? Ich freue mich über Ihren Kommentar.

 

 

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