Auf den Punkt gebracht: Kopien von Personalausweis und Führerschein

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen veröffentlichte im Juni 2019 eine Hilfestellung für den Umgang mit Personalausweisdaten. 

Der Datenschutzbeauftragte äußerte sich dazu, wann eine Kopie des Personalausweises erlaubt ist.

Kopieren des Ausweises / Führerscheins ist in folgenden Fällen erlaubt

Identitätsprüfung nach dem neuen Geldwäschegesetz

• Zweck: Identifizierung des Vertragspartners 
• Wer darf identifizieren? Steuerberater, Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitutionen, Versicherungsunternehmen, Steuerberater, Immobilienmakler und Güterhändler
• Welche Daten dürfen aufgezeichnet und aufbewahrt werden? Vor- und Nachname, Geburtsort und -Datum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Art und Nummer der ausstellenden Behörde und ggf. Gültigkeitsdauer 
• Gesetzesgrundlage: § 8 Abs. 4 Satz 1 Geldwäschegesetz (GwG)
• Aufbewahrungspflicht: 5 Jahre mit anschließender Löschung 

Fazit

Eine Kopie des Ausweisdokuments darf und muss erfolgen.

Fahrerlaubnis

• Zweck: Identitätsnachweis bei Auskunft über den Inhalt des Fahreignungsregisters
• Wer darf identifizieren? Fahrerlaubnisbehörden, Kraftfahrt-Bundesamt
• Gesetzesgrundlage: § 64 Abs. 1 Nr. 2 Fahrerlaubnis-Verordnung
• Aufbewahrungsdauer: keine Angabe

Fazit

Eine Ausweiskopie dient als Identitätsnachweis. Der Ausweisinhaber sollte nicht benötigte Daten schwärzen.

Telekommunikationsanbieter

• Zweck: Überprüfung der Angaben des Vertragspartners bzw. Teilnehmers zur Begründung des Vertragsverhältnisses durch Vorlage des Ausweises
• Wer darf überprüfen? Dienstanbieter
• Welche Daten werden überprüft? i.d.R. Vor- Nachname, Anschrift, Geburtsdatum und ggf. Gültigkeitsdauer
• Gesetzesgrundlage: § 95 Abs. 4 Satz 3 Telekommunikationsgesetz (TKG)
• Aufbewahrung der Kopie: unverzügliche Vernichtung der Kopie nach Feststellung 

Fazit

Eine Ausweiskopie dürfen Sie als Diensteanbieter anfertigen. Nicht benötigte Daten (z.B. Größe, Augenfarbe etc.) sollte der Ausweisinhaber schwärzen. Sie müssen die Ausweiskopie unmittelbar nach Feststellung der Richtigkeit der angegeben Daten vernichten.

Sichtkontrolle bei Ausweis / Führerschein ausreichend

Bei den nachfolgenden Szenarien ist eine Sichtkontrolle des Ausweises ausreichend. Sie dürfen keine Kopie anfertigen.

Altmetallhändler

• Altmetallhändler können sich auf keine gesetzliche Grundlage für die Anfertigung einer Ausweiskopie berufen
• vermeintliche Gesetzesgrundlage: § 160 Abgabeordnung (AO), eine Identifizierung kann erforderlich sein
• Sichtkontrolle mit Vermerk „Ausweis hat vorgelegen“ ist ausreichend
• Ausnahme: Sofern der Altmetallhändler eine Barzahlung in Höhe von 10.000 € tätigt oder annimmt, ist er Güterhändler nach dem GWG (siehe oben)

Vermietung von Wohnraum

• Zweck: Identifikation des Bewerbers
• grundsätzlich darf keine Kopie angefertigt oder angefordert werden
• Sichtkontrolle mit Vermerk über das Ergebnis ist ausreichend

Hotelübernachtungen

• Zweck: Überprüfung der Angaben zur beherbergten Person
• keine Rechtsgrundlage zur Prüfung der Personalausweisdaten in Deutschland bei deutschen Staatsangehörigen 
• aufzunehmende Daten nach dem Bundesmeldegesetz (BMG): Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift

• Ausnahme: Hotels haben bei ausländischen Gästen die Prüfung der angegeben Daten durch eine Identifikationsdokument vorzunehmen
• In beiden Fällen ist eine Sichtkontrolle des Dokuments ausreichend 

Prüfung des Ausweises bei Jugendlichen

• Zweck: Überprüfung des Alters
• Rechtsgrundlage: § 2 Jugendschutzgesetz (JuSchG) im Einzelfall
• Wer darf überprüfen: Veranstalter bzw. Gewerbetreibende
• Sichtkontrolle ausreichend, da es auf das Geburtsdatum ankommt

Vertragsabschluss bzw. Reklamation

• Zweck: Identifikation des Vertragspartners
• Wer darf identifizieren? Händler / Unternehmen / Vertragspartner
• Rechtsgrundlage: § 20 Abs. 1 PAuswG
• Welche Daten dürfen überprüft werden? Vor- Nachname, Adresse ggf. Gültigkeitsdauer dürfen notiert werden
• eine Sichtkontrolle ist hier ausreichend

Einzelfallentscheidungen bei der Speicherung von Ausweis und Führerschein

Vor allem bei Selbstauskunftsanfragen ist es immer vom Einzelfall abhängig, ob Sie eine Ausweiskopie anfertigen dürfen oder nicht.

Selbstauskunftsersuche (Art. 15 DSGVO)

Bei begründeten Zweifel können Sie als Datenverantwortlicher einen Nachweis über die Identität des Anfragenden verlangen.

Die Anforderung einer Ausweiskopie kann unter folgenden Voraussetzungen zulässig sein:

Erforderlichkeit der Ausweiskopie

• keine Erforderlichkeit, wenn der Ausweis ohne großen Umstand persönlich vorgezeigt werden kann
• bei weiter Entfernung kann eine Kopie angefordert werden, wenn berechtigte Zweifel an der Identität vorliegen

Zweckbindung der Identifizierung

• die Kopie darf nur zum Zwecke der Identifizierung verwendet werden

Kopie als solche erkennbar

• die Kopie muss als solche auch erkennbar sein (§ 20 Abs. 2 PAuswG) 
• Empfehlung: Aufdruck „Kopie“ auf dem Papier hinterlegen

Schwärzung von Angaben

• Daten für die Identifizierung: Vor- Nachname, Adresse und ggf. Gültigkeitsdauer
• in Einzelfällen können auch Geburtsdatum und -ort zur Identifizierung beitragen
• übrige Daten (Größe, Ausweisnummer etc.) dürfen und sollen geschwärzt werden

Sofortige Vernichtung / Speicherung

• unverzügliche Vernichtung der Kopie nach Identitätsfeststellung
• Archivierung ist untersagt
• bei Protokollierung ist ein Vermerk „Ausweis hat vorgelegen“ ausreichend
• Speicherung ist nur bei elektronischer Feststellung gestattet 

Führscheinkontrolle und -kopie bei Nutzung eines Dienstfahrzeuges

• Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz nahm zu diesem Thema Stellung. 
• Der Dienstherr darf Führerscheinkontrollen durchführen. 
• Allerdings ist die Anfertigung einer Fotokopie des Führerscheins seiner Ansicht nach nicht zwingend erforderlich und nicht zulässig. 
• Grund: Auf dem Führerschein können Hinweise auf körperliche Einschränkungen sein, die dann wieder unter Art. 9 DSGVO fallen. 

Anmerkung der Datenbeschützerin

Nach dieser Aussage ist eine Sichtkontrolle des Führerscheins ausreichend. Zu Nachweiszwecken können Sie einen Vermerk in die Personalakte hinterlegen.

Verbot einer Ausweis- oder Führerscheinkopie

Hinterlegung als Pfand

• gängige Praxis z.B. bei Vermietung von Fahrrädern
• diese Praxisanwendung ist unzulässig bzw. verboten (§ 1 Abs. 1 Satz 3 PAuswG)
• Der Verleiher hat eine Alternative zu wählen z.B. Hinterlegung Wertgegenstand oder Geldbetrag
• es darf auch keine Kopie des Ausweises angefertigt werden

Fazit

Auch wenn es gängige Praxis ist, ist es unzulässig einen Führerschein oder einen Ausweis (oder dessen Kopie) als Pfand einzubehalten.

FAQ’s zum Thema Ausweis, Führerschein und Datenschutz

Wann ist das Kopieren eines Ausweises oder Führerscheins erlaubt?

In folgenden Fällen ist das Erstellen einer Kopie von Personalausweis, Reisepass oder Führerschein erlaubt:

• Identitätsprüfung nach dem neuen Geldwäschegesetz, zur Identifizierung des Vertragspartners 
• Nachweis einer Fahrerlaubnis: Identitätsnachweis bei Auskunft über den Inhalt des Fahreignungsregisters
• Durch den Telekommunikationsanbieter zur Überprüfung der Angaben des Vertragspartners bzw. Teilnehmers zur Begründung des Vertragsverhältnisses durch Vorlage des Ausweises

Nicht benötigte Daten kann der Ausweisinhaber schwärzen.

Wann ist eine Sichtkontrolle bei Ausweis oder Führerschein ausreichend?

• Altmetallhändler können sich auf keine gesetzliche Grundlage für die Anfertigung einer Ausweiskopie berufen
• Bei der Vermietung von Wohnraum zur Identifikation des Bewerbers
• Bei Hotelübernachtungen zur Überprüfung der Angaben der beherbergten Person
•  Prüfung des Ausweises von Jugendlichen bei Veranstaltungen zur Altersprüfung
• Bei Vertragsabschluss bzw. einer Reklamation durch Händler, Unternehmen und Vertragspartner für die Identifikation des Geschäftspartners

Wie kann ein Ausweis per E-Mail oder Dateiupload sicher übertragen werden?

Empfehlung von Regina: Scannen oder fotografieren Sie Ihren Ausweis oder den Führerschein. Ich bevorzuge die Übermittlung als PDF Datei. Beim Speichern der Datei besteht die Möglichkeit, den Inhalt noch mal mit einem Passwort zu schützen. Im Dialogfeld „Speichern unter“ wählen Sie also die Option, ein Passwort zu vergeben.

Damit Sie das Passwort nicht in einer zweiten E-Mail oder per Telefon übertragen müssen, wählen Sie ein Passwort, welches dem Gegenüber bekannt ist. Das kann zum Beispiel eine Angebotsnummer oder Ihre Vertragsnummer sein. Bei Reisen, vielleicht die Flug- oder Buchungsnummer.

Sicherlich gibt es noch sicherere Möglichkeiten eine Datei zu übermitteln. Trotzdem ist diese relativ einfach und vor allem für jeden umzusetzen. Es ist auf jeden Fall besser, als die vertraulichen Unterlagen ungeschützt zu senden.

Quelle

Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen: https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Aktuelles/Inhalt/Personalausweis-und-Datenschutz/Datenschutz-und-Personalausweis-2019_07.pdf

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD): https://www.datenschutz-bayern.de/datenschutzreform2018/aki24.html

Hinweis: Es handelt es sich hier um eine Zusammenfassung des relevanten Inhalts seitens der Datenbeschützerin. Hinweise oder Anmerkungen seitens der Datenbeschützerin bedeuten, dass diese Informationen nicht im Papier zu finden sind, sondern aus der Praxiserfahrung resultieren oder auf weitere Einträge verweisen.