Vorweg, im Folgenden wird vom Datenschutzbeauftragten in der männlichen Form gesprochen. Der Einfachheit halber beim Lesen unterscheiden wir nicht. Es sind natürlich alle Geschlechter angesprochen.

In einem vorherigen Blogbeitrag haben wir bereits die zahlreichen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten vorgestellt. Neben der Überwachung und Einhaltung der DSGVO, Beratungstätigkeiten und Mitarbeitersensibilisierung ist ein wichtiger Aspekt nicht zu vergessen: Die Weiterbildung des Datenschutzbeauftragten im fachlichen Sinne.

Doch wie und vor allem wo kann ein Datenschutzbeauftragter eine Datenschutzfortbildung absolvieren? Welche Angebote entsprechen den gesetzlichen Anforderungen? Kann man auch ohne Schulungen auf dem laufenden bleiben?

Diese Fragen stellen sich insbesondere interne Datenschutzbeauftragte. In vielen Fällen übt nämlich der interne Datenschutzbeauftragte seine Rolle als DSB zusätzlich zu einer bereits bestehenden Tätigkeit aus. Es bleibt meist wenig Zeit für eine qualifizierte Fortbildung und einen Austausch mit Gleichgesinnten in einem Netzwerk.

In diesem Blogartikel möchte ich Ihnen diese Fragen beantworten und auch einen Lösungsansatz anbieten.

Lassen Sie uns zunächst ein paar grundlegende Fragen klären:

Muss ich mich als Datenschutzbeauftragter weiterbilden?

Diese Frage beantworte ich mit einem klarem JA!

Nach Art. 37 Absatz 5 DSGVO wird ein Datenschutzbeauftragter aufgrund seiner fachlichen und beruflichen Qualifikation ernannt, um seine Aufgaben ordnungsgemäß durchzuführen.

Warum muss ich mich als Datenschutzbeauftragter fortbilden?

Eine sehr gute und essenzielle Frage! Das Datenschutz-Management ist kein starrer Prozess, sondern wächst und gedeiht wie viele andere Prozesse im Unternehmen.

Gerade im Informationssicherheitsbereich gibt es Best Practices und regelmäßige Updates zu den unterschiedlichen Themengebieten. Es vergeht kein Tag, an dem eine Aufsichtsbehörde keine neue Stellungnahmen und Empfehlungen herausgibt, Urteile gesprochen oder neue Bußgelder verhängt werden.

Und gerade diese Informationen sind wichtig für Ihre Aufgabe als Datenschutzbeauftragter. Sie müssen diese Vorgaben und Stellungnahmen sichten, bewerten und ggf. umzusetzen.

Welche Konsequenzen drohen, wenn ich mich als Datenschutzbeauftragter nicht weiterbilde?

Viele Empfehlungen und Entscheidungen hängen von den aktuellen Ereignissen der Aufsichtsbehörden, Anwälten und Urteilen ab. Erst vor kurzem hat sich die Aufsichtsbehörde zum Beispiel zum Thema Videokonferenzen geäußert.

Ihre Aufgabe als Datenschutzbeauftragter ist es, aus der Flut der Informationen das wesentliche herauszufiltern und in den Betrieb Ihres Datenschutzmanagements zu integrieren. Nur so können Sie eine permanent hohe Qualität des Datenschutzes sicherstellen.

Andernfalls könnte es dazu kommen, dass Sie als Datenschutzbeauftragter die fachliche Qualifikation, die von Ihnen verlangt wird, nicht mehr sicherstellen können. Eine Abberufung der internen Beauftragung oder Kündigung des Dienstleistungsvertrags wäre eine extreme, aber mögliche Folge.

Sie sollten in Ihrem eigenen Interesse als DSB Ihre Qualifikation sicherzustellen. Wie sonst können Sie sich davor schützen, Ihren Arbeit- oder Auftraggeber gegebenenfalls falsch zu beraten?

Um einem Wissensdefizit vorzubeugen, ist es empfehlenswert, vertraglich ein Stundenkontingent mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren. Diese Stunden sind für die Weiterbildungen und die weiteren Aufgaben des Datenschutzbeauftragten reserviert. Wie hoch dieser Stundenumfang sein sollte, liegt in Ihrem Ermessen. Viele Faktoren (Unternehmensgröße, Mitarbeiteranzahl, Branche etc.) sind hier zu berücksichtigen.

Wo kann ich mich als Datenschutzbeauftragter fortbilden?

Im Durchschnitt besuchen Datenschutzbeauftragte einmal pro Jahr einen mehrtägigen Workshop, um sich über aktuelle Themen zu informieren.

Es gibt zahlreiche Anbieter und Fortbildungsmöglichkeiten von verschiedenen Institutionen und Unternehmen.

Auch im Internet findet man unzählige Seiten mit Informationen und Hilfestellungen. Mit unseren Blogbeiträgen möchten wir Ihnen neue Informationen und Tipps zur Umsetzung mit an die Hand geben.

Vor-Ort-Weiterbildung vs. Online-Schulungen

Wenn Sie noch nicht wissen, in welcher Form Sie sich weiterbilden möchten, gebe ich Ihnen eine kleine Pro- und Kontra-Liste mit an die Hand:

Präsenzveranstaltung – Vorteile

Ein klarer Vorteil ist der persönliche und direkte Austausch mit Gleichgesinnten. Ob in der Mittagspause oder während der Veranstaltung, kann man mit seinen Datenschutz-Kollegen über die Vorgehensweisen, Umsetzungen und aktuellen Vorfälle diskutieren. Das persönliche Vernetzen ist ein großer Vorteil von Präsenzveranstaltungen.

Des Weiteren erhält man in den Weiterbildungen oft Material für die Nachbereitung. So ist es möglich, auch einige Zeit nach der Veranstaltung nochmals in den Unterlagen nachzulesen.

Präsenzveranstaltung – Nachteile

Ein großer Nachteil von Präsenzveranstaltungen ist der zeitliche Faktor. Meist finden die Fortbildungen in Großstädten statt, was mit einem hohen Aufwand an Fahrzeit, Übernachtungen und dadurch zusätzlichen Kosten verbunden ist.

Auch ist der Fortbildungstermin fix, der ggf. einmal oder zweimal jährlich stattfindet. Das bedeutet, dass Sie auf den Termin „warten“ müssen, bis Sie neue Informationen erhalten.

Auch kann bei einer Fortbildung der geplante Inhalt in den meisten Fällen nicht hundertprozentig umgesetzt werden, da es in dem ein oder anderen Themengebiet mehr Diskussionsbedarf gibt und somit der Zeitplan nicht eingehalten werden kann. So werden in Fortbildungen viele Themengebiete in einem einzigen Termin zusammengefasst und besprochen. Diesen Wust von Informationen muss man erst einmal verarbeiten.

Online-Fortbildung – Vorteile

Als Folge der Corona-Krise nehmen Unternehmen und Institutionen die Chance von Onlinemeetings und Videokonferenzen vermehrt in Anspruch. Also warum sich nicht auch online als Datenschutzbeauftragter fortbilden?

Online-Fortbildungen bringen den großen Vorteil der Zeitersparnis mit sich. Man kann mit dem Kollegen über ein anstehendes Projekt sprechen und sich gleich danach zur Online-Fortbildung einloggen – und das ohne Fahrtkosten, Reisezeit und Aufenthaltskosten.

Die Kostenersparnis liegt bei Online-Fortbildungen auf der Hand und ist nicht nur in der aktuellen Lage ein wichtiger Faktor.

Natürlich sind Online-Fortbildungen auch an feste Termine gebunden, die bereits einige Zeit im Voraus liegen. Nichtsdestotrotz ist man selbst flexibler in der Termingestaltung und -Planung, wenn man weiß, dass das Treffen virtuell stattfindet.

Online-Fortbildung – Nachteile

Ein riesiger Nachteil bei Online-Fortbildungen kann dadurch entstehen, wenn die Übertragung, das Bild oder der Ton schlecht oder teilweise gar nicht verfügbar sind. Die bisweilen schlechte Infrastruktur des Internets und die damit verbundenen Nachteile schrecken viele Nutzer ab.

Auch in der virtuellen Welt gilt die Netiquette. Es ist erstaunlich, wie die guten Sitten bei einem Webinar manchmal vergessen werden. Die grundsätzlichen Besprechungsregeln seitens des Moderators und der Teilnehmer haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Unabhängig von der Teilnehmerzahl fällt es auch manchen Teilnehmern schwer oder schwerer als im realen Leben, in einem Onlinemeeting zu sprechen. Deshalb ist es wichtig, dass alle Teilnehmer motiviert sind, sich zu melden.

Fazit Datenbeschützerin

Mit dieser kleinen Pro- und Kontra-Liste möchte ich die Präsenzveranstaltungen nicht schlecht dastehen lassen. Ganz im Gegenteil. Persönliches Netzwerken als Datenschutzbeauftragter ist goldwert, aber auch online möglich.

Wie zu Beginn erwähnt, ist jedoch die Wahl über die Form der Veranstaltung jedem selbst überlassen.

Wie muss eine Datenschutzfortbildung gestaltet sein?

Diese Frage ist leider nicht so leicht zu beantworten. Deshalb haben wir unser BayLDA gefragt.

Die Aufsichtsbehörde teilte uns dazu folgendes mit:

Konkrete gesetzliche Vorgaben oder ein Anerkennungsverfahren für Ausbildungsanforderungen, Lehrpläne etc. für die Schulung von Datenschutzbeauftragten sind (bislang) nicht geregelt, sodass wir diesbezüglich auch keine Genehmigungen oder ähnliches für entsprechende Aus- und Weiterbildungen prüfen oder aussprechen können.

Uns bleibt hier also nur der Verweis auf die allgemein geregelten Fachkunde-Anforderungen für einen DSB, wie sie (zusätzlich zu Art. 37 Abs. 5 DS-GVO) zum Beispiel dem WP 243 der EU-Art.-29-Datenschutzgruppe (dort unter Nr. 2.5) oder entsprechender Kommentarliteratur entnommen werden können.

Antwortschreiben des BayLDA vom 17.02.2020 zum Thema Fortbildung des Datenschutzbeauftragten

Es ist daher empfehlenswert, wenn Sie sich vor der Buchung einer Fortbildung über die Firma bzw. die Institution ausführlich informieren. Hören Sie dabei auch auf Ihr Bauchgefühl. Können Sie sich mit dem Inhalt auf der Webseite identifizieren? „Sprechen“ Sie die gleiche Sprache? Die Fortbildung soll Ihnen einen fachlichen, aber auch menschlichen Mehrwert bringen!

Wie behalte ich den Überblick über die ganzen Webseiten und Informationen?

Wie eingangs erwähnt, fällt es vielen internen Datenschutzbeauftragten schwer, neben ihrer eigentlichen Tätigkeit auch noch Datenschutzthemen gut aufzubereiten und dies ggf. mit der Geschäftsführung abzustimmen. Es bleibt oft keine Zeit, sich die Vielzahl an Themen anzueignen und in die Tiefe zu gehen.

Der Wunsch nach einer geordneten Zusammenfassung und Übersicht ohne stundenlanges Recherchieren und Einlesen in mehrseitige Dokumente steht daher im Vordergrund.

Wunsch nach Struktur und Übersichtlichkeit

Aber auch als externer Datenschutzbeauftragter ist es teilweise in der Online-Welt schwer, die benötigen Informationen herauszufiltern und anzuwenden.

Viele Datenschutzbeauftragte werden mir wohl zustimmen, wenn ich behaupte, dass unser E-Mail-Postfach täglich mit Newslettern von unterschiedlichen Datenschutz-Dienstleistern befüllt wird. Und was macht man meistens? Kurz überfliegen, wenn es nicht unbedingt relevant erscheint, im Posteingang liegen lassen oder gleich löschen.

Aus meiner eigenen Erfahrung und dem Austausch mit den Datenschutz-Kollegen versucht man, mit nachfolgenden Strukturen einen Überblick zu erhalten:

• Anlegen eines eigenen Ordners auf dem Laufwerk
• Ablage in einem physischen Ordner
• Lesezeichen im Browser
• Kauf von Literatur / Fachbüchern

Das Resultat werden Sie vielleicht auch kennen: Die Unterlagen und Informationen werden abgespeichert oder abgeordnet, und das war´s dann auch. Wird eine Information benötigt, steht man wieder am Anfang. Man sucht das Dokument und muss sich trotzdem einlesen. Manchmal ist keine Zeit dafür, da eine schnelle Entscheidung nötig ist oder bereits ein anderer Termin ansteht.

Wie man es dreht und wendet, die Weiterbildung des Datenschutzbeauftragten wird oft sehr unterschätzt. Gerade was den Zeitaufwand für Recherchen und die Aufbereitung angeht.

Wie können wir Ihnen nun helfen?

Lösung der Datenschützerin: Der DSB Experten Club

Die Datenbeschützerin sieht ihre Aufgabe auch darin, praktikable Lösungen und Unterstützung für alle Datenschutzbeauftragten anzubieten. Wir alle sitzen als Datenschutzbeauftragte im selben Boot. Wir sehen uns nicht als Konkurrenten! Wir tauschen uns mit anderen aus, diskutieren aktuelle Themen und profitieren voneinander.

Diesen enormen Mehrwert, den wir darin sehen, möchten wir Ihnen auch ermöglichen. Weshalb sich nicht gemeinsam unterstützen, austauschen und kommunizieren – in Form des DSB Experten Clubs.

Was ist der DSB Experten Club?

Mit dem Experten Club unterstützen wir Sie bei Ihren Aufgaben als Datenschutzbeauftragter und bieten Ihnen zugleich eine Fortbildungsmöglichkeit an.

Wer kann Mitglied werden?

Auf unserer Expertenplattform ist jeder interne und externe Datenschutzbeauftragte sowie die Verantwortlichen für den Datenschutz herzlich willkommen. Schließen Sie sich Ihren fachlichen Kollegen an und bleiben Sie up to date.

Welchen Inhalt bietet die Plattform?

Folgenden Service bieten wir auf unserer Expertenplattform an:

• Netzwerk und Austausch mit anderen Fachkollegen zu aktuellen Fragestellungen in einem abgeschlossenen Rahmen (gemeinsame Onlineplattform) – wir als Datenbeschützerinnen sind natürlich auch in der Experten-Community online
• Fachliche Webinare im 6-wöchigen Rhythmus mit anschließendem Weiterbildungsnachweis nach Art. 37 Abs. 5 DSGVO
• regelmäßige Onlinemeetings für offene Fragen mit dem Team der Datenbeschützerin
• Ein- bis mehrmals monatliche Kurzberichte mit neuen Informationen und Handlungsempfehlungen kompakt aufbereitet

Bonus

Zusätzlich stellen wir Ihnen unsere Muster, Formulare und Vorlagen für das Datenschutzmanagement zur Verfügung (über 20 Dokumente). Diese Dokumente verwenden wir auch bei unseren Kunden. Daher können Sie natürlich unsere hohe Qualität erwarten 😉

Welche Vorteile bietet der DSB Experten Club?

Austausch

Als wichtigsten Punkt sehen wir den Austausch mit Gleichgesinnten und das kollegiale Netzwerk. Konkurrenzdenken und Wettbewerb bringen niemanden weiter.

Sie haben die Möglichkeit, sich mit anderen jederzeit in unserer Experten-Community auszutauschen, sei es per Chat oder auch mal spontan (oder geplant) in einem Onlinemeeting. Die Ressourcen dazu stellen wir Ihnen zur Verfügung.

Der persönliche Austausch mit Ihnen ist uns wichtig. In Live-Sessions beantworten wir Ihre Fragen, die Ihnen am Herzen liegen.

Weiterbildung

Alle 6 Wochen können Sie an einem fachlichen Webinar (Schulung, Training) teilnehmen. Als Referenten sind entweder wir oder andere fachliche Experten im Boot. Dauer ist jeweils ca. 60 – 90 Minuten.

Sie erhalten ein Weiterbildungszertifikat nach Art. 37 Abs. 5 DSGVO. Somit haben Sie einen Nachweis über Ihre Fachkunde als Datenschutzbeauftragter.

Aktuelle Informationen

Als Mitglied im Experten Club bieten wir Ihnen vor allem Zeitersparnis. Sie müssen sich nicht unnötige Gedanken machen, wie ein Dokument auszugestalten ist oder wie die Anordnung aussehen kann. Auch Ihre Recherchezeit verkürzen Sie deutlich mit unseren regelmäßigen Kurzberichten inkl. unseren Handlungsempfehlungen.

Wir bereiten für Sie die wichtigsten Informationen auf und stellen sie Ihnen in einer kurzen Zusammenfassung bereit. Bei der Aufbereitung arbeiten wir Handlungsempfehlungen und resultierende To Dos für Sie aus und geben Ihnen diese mit an die Hand.

Zentrale fachliche Experten-Plattform mit tatsächlichem Mehrwert für Sie

Wir bieten Ihnen mit dem DSB Experten Club einen zentralen Lösungsansatz. Als Bonus erhalten Sie unsere Vorlagen und Formulare für Ihre Aufgaben als Datenschutzbeauftragter. Sie passen die Vorlagen nur noch an Ihr Unternehmen an.

Wo erfahre ich mehr über den Experten Club?

Konnten wir Ihr Interesse wecken? Hier gibt’s mehr Informationen:

Gerne können Sie uns auch kontaktieren, wenn sie weitere Fragen zum DSB Experten Club haben. Schreiben Sie uns an info@datenbeschuetzerin.de.